Bagaimana Cara Menyusun Sistem Penggajian dan Salary Grade?

Tujuan seseorang bekerja, selain ingin bermanfaat, berguna, mengembangkan ilmu, mencari pengalaman, tentu saja mendapatkan bayaran atau upah yang biasa disebut dengan gaji. Dalam perusahaan, pemberian gaji kepada pegawai tentu tidak sembarangan.

Gaji sebagai kompensasi diberikan setiap bulan dengan nilai tertentu atas beberapa dasar atau alasan.

Pertama, kesesuaian dengan beban tugas dan tanggung jawabnya yang diberikan padanya, disesuaikan dengan tingkat pendidikan pegawainya tersebut, lamanya bekerja di perusahaan dengan hitungan hingga belasan tahun, kesesuaian dengan UMR untuk jabatannya, serta prestasinya selama ini bagaimana dan apa saja yang sudah diberikannya bagi perusahaan.

Contoh Tabel SALARY GRADE dan Template Compensable Factors bisa di-download DISINI.

Tapi, walaupun ada alasan dan dasar penggajian tersebut, dalam menyusun sistem penggajian, sistem tersebut harus mampu menjadi pengaruh terhadap faktor luar terutama dalam menarik dan memperahankan tenaga kerja termasuk yang berada di dalam perusahaan, memotivasinya, menjadikannya sebagai sebuah budaya atau iklim dalam perusahaan, mampu menjadi penunjang dari struktur keorganisasian, dan terakhir mampu menjadi cerminan kemampuan dari finansial atau keuangan perusahaan. Sebuah perusahaan yang modern akan menyusun sistem penggajian dengan sistem modern pula. Yaitu, sistem yang sederhana yang mudah dimengerti.

Sistem penggajian sendiri memiliki beberapa syarat yang harus dipenuhi. Pertama, sistem tersebut harus menarik sehingga orang luar maupun dalam tertarik untuk masuk ke perusahaan dengan kebijakan penggajian tersebut.

Sebaiknya, sifat kompetitif juga digunakan dalam sistem penggajian agar proses persaingan dengan perusahaan lain yang masih satu lingkungan bisa dilakukan. Penggajian juga harus bersifat adil dan benar-benar keadilannya dirasakan setiap penerima, khususnya perkerja yang lebih berat pekerjaannya. Tentu saja pemberian gaji yang sesuai pun harus bisa meningkatkan motivasi pekerja agar ia bisa terus berprestasi termasuk mempertahankannya.

Download Kumpulan SOP Lengkap Bagian SDM, Katalog KPI Lengkap Semua Fungsi dan Tabel SALARY GRADE disini

Contoh Tabel SALARY GRADE dan Template Compensable Factors bisa di-download DISINI.

Menyusun sistem penggajian sendiri ada beberapa tahapannya.
1. Dilakukan terlebih dahulu analisis untuk setiap jabatan pekerja guna memperoleh data yang tepat untuk informasi dari setiap jabatan dengan kondisi jabatannya tersebut. Prosesnya dilakukan secara sistematis.

Analisis ini sendiri berguna bagi perusahaan terutama dalam proses perekrutan pegawai, sebagai pedoman bagi pegawai, sebagai bagian dalam penilaian pekerjaan, penentu pelaksanaan mutasi maupun promosi, bagian dalam penyusunan program pelatihan/ pendidikan dan pengembangan, menentukan jabatan apa yang akan diberikan dengan gajinya, bagian dari konsultasi antara atasan dengan bawahan, terhindarnya tumpang tindih jabatan, serta sebagai jembatan hubungan antara pemegang jabatan agar lebih baik.

Identifikasi harus dilakukan sebagai prosedur dalam analisis jabatan tersebut sebelum kemudian disusun uraian jabatannya. Setelah itu, spesifikasi atau persyaratan setiap jabatan bisa disusun.

2. Gambaran atau uraian jabatan sebagai bagian dalam tahap menyusun sistem penggajian harus mencakup unsur dari rugas, tanggung jawab dan wewenang, kemudian hubungan horizontal danvertikal antara pemegang jabatan. Adanya uraian jabatan ini akan menjadi pedoman kerja untuk setiap pemegang jabatan, dan sebagai dalam penilaian prestasi kerja yang dihasilkan karyawan.

Format dalam uraian ini harus mencakup identifikasi dari setiap jabatan, posisi setiap jabatan dalam organisasi, fungsi dari jabatan, berbagai tugas dan tanggung jawabnya, hubungan setiap pemegang jabatan, serta kondisi dari lingkungannya bagaimana. Sifat uraian ini harus menyeluruh dan tidak overlap atau tumpang tindih, dan yang terpenting rinci.

3. Penyusunan sistem penggajian juga harus memuat persyaratan dari setiap jabatan terutama mengetahui tujuan dari jabatan tersebut. Kegunaannya akan dirasakan ketika rekrutmen karena persyaratan ini akan menjadi pedoman. Demikian juga ketika menilai dan menentukan gaji dan memberikan program pelatihan. Susunannya sudah jelas sesuai dengan syarat yang telah ditentukan.

Contoh Tabel SALARY GRADE dan Template Compensable Factors bisa di-download DISINI.

17 Materi Presentasi SDM yang Cetar Membahana dan Top Markotop. Download sekarang.

4. Nilai gaji ditentukan oleh prestasi kerja yang dinilai sudah jelas.

Penilaian ini tentu saja membandingkan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Dalam membandingkan ini, ada beberapa hal yang dipertimbangkan.

Mulai dari skill, effort, responsibilities, dan working conditions. Sedangkan untuk prosedur dalam pelaksanaannya harus ditetapkan jabatan apa yang akan dinilai, ditentukan faktornya, dirumuskan, ditentukan juga derajat faktor dari jabatannya, lalu bobot faktor dan bobot derajat jabatan tersebut, terakhir nilai jabatannya ditetapkan. Teknik yang dilakukan bisa menggunakan beberapa metode dalam evaluasi jabatan tersebut.

Metode ranking, classification atau rating, poin sistem, factor comparison, profiling, dan survey pasar atau market rate sistem. Dengan evaluasi jabatan dalam menyusun sistem penggajian ini maka nilai atau urutan dari bobot setiap jabatan dalam perusahaan dapat ditentukan. Penyusunan untuk pemberian gaji yang adil dan terstruktur sesuai nilai jabatannya pun dapat dilakukan. Penilaian pun jadi sangat objektif sehingga karyawan atau pegawai pun dengan mudah bisa mengerti dan paham akan jabatan dan gaji yang diterimanya.

5. Terakhir, penyusunan sistem pemberian gaji juga harus terstruktur. Gambaran akan nilai minimum dan maksimum dari gaji untuk setiap golongan harus ada. Penentuannya tidak harus selalu dengan patokan.

Namun, harus ada nilai idealnya dari golongan tersebut termasuk untuk nilai promosi. Dalam menentukan nilai gaji, selain adanya nilai minimum dan maksimum tersebut, harus ada juga titik tengah yang ditentukan untuk setiap golongannya. Titik tengah inilah yang akan menentukan semakin besarnya gaji yang diterima.

Tapi, tentu saja terdapat banyak pertimbangan dalam penyusunan sistem untuk pemberian gaji ini.

Misalnya saja, karena tidak semua perusahaan atau bisnis yang dijalankan besar dan memiliki keuntungan yang besar pula maka gajinya belum sesuai. Apalagi jika perusahaan atau bisnis ini masih baru. Padahal, jika gaji ini tidak diperhatikan dampaknya akan sangat besar bagi kinerja karyawan.

Mereka akan malas-malasan dan malah mencari sampingan sembari bekerja di perusahaan. Hasilnya mereka tidak bisa maksimal memajukan perusahaan. Tapi, ada juga solusi untuk masalah ini. Sebagai atasan ketika merekrut pegawai tersebut, Anda harus bisa menjelaskan kondisi nyata dari usaha yang sedang dijalankan dengan rencana ke depannya. Tentu saja rancangannya harus disediakn terlebih dahulu. Buat semenarik mungkin