Cara Melakukan Analisa Beban Kerja atau Workload Analysis

Setiap perusahaan besar pastinya memiliki standar kualitas karyawan atau pegawai untuk mendapatkan hasil kerja terbaik. Dari setiap karyawan memiliki kriteria masing-masing sesuai dengan job desknya, sehingga dalam tahap seleksi karyawan harus diawasi secara ketat.

Dari berbagai macam hal penting dalam proses pemilihan karyawan ternyata dari analisa kebutuhan dari segi sumber daya manusia hingga fasilitas menjadi paling penting.
Tidak sedikit perusahaan memperhatikan kebutuhan pegawai untuk menambah kinerja menjadi lebih baik.

Tidak hanya dalam bentuk pemberian gaji saja, namun dari berbagai sektor harus tersaji secara sempurna untuk memberi suatu analisa beban kerja atau workload analysis lebih berkualitas. Menganalisa kebutuhan karyawan di sebuah perusahaan besar harus mencakup semua bagian termasuk dalam sumber daya manusianya. Terdapat beberapa indikator untuk menentukan kepuasan pegawai yang saat ini banyak diaplikasikan pada perusahaan besar.

Setiap karyawan berhak mendapatkan perlakuan terbaik dari perusahaan hingga mendapat apa yang mereka butuhkan sehingga dari hasil kerja akan lebih maksimal. Beberapa studi telah dilakukan kemudian memberi informasi bahwa ada 5 faktor penting dalam analisa beban kerja atau workload analysis yang sampai sekarang masih belum diaplikasikan pada beberapa perusahaan. Langsung saja kita lihat seperti apa kelima faktor tersebut.

Keadilan Dalam Karir
Sudah pasti dari setiap karyawan memiliki hak untuk mendapatkan keadilan dalam karir. Keadilan menjadi satu cara mendapatkan hasil kerja terbaik dari setiap karyawan. Dari pihak perusahaan juga wajib memberi sistem promosi lebih adil dari setiap karyawan yang nantinya bisa mendapatkan peningkatan karir bahkan dari segi jabatan mengalami peningkatan.

Kesadaran Tentang Kesempatan
Tidak semua karyawan menyadari bahwa dari kesempatan mendapat pengetahuan baru kemudian peningkatan karir harus disediakan oleh perusahaan. Peningkatan karir diberikan untuk menunjang prestasi ataupun mengembangkan sistem baru ataupun diberi kesempatan untuk menempuh pendidikan lebih baik lagi untuk mendapatkan skill baru yang sesuai job desknya.

Perhatian dan Penyeliaan
Berikutnya dari setiap karyawan berhak mendapat peran secara aktif terutama dalam pengembangan karir mereka. Tidak hanya itu saja, setiap karyawan juga mendapatkan informasi mengenai umpan balik kinerja selama beberapa tahun agar mereka bisa melihat kinerjanya selama ini apakah sudah baik atau sebaliknya.

Download Kumpulan SOP Lengkap Bagian SDM, Katalog KPI Lengkap Semua Fungsi dan Tabel SALARY GRADE disini

Minat Pekerja
Terkadang dalam analisa beban kerja atau workload analysis mengalami satu kendala yakni minat dari karyawan tidak terlalu tinggi terhadap job desknya. Saat ini setiap karyawan membutuhkan informasi secara detail mengenai minat dan peningkatan karir yang selama ini dipengaruhi oleh beberapa faktor. Oleh karena itu dari pihak perusahaan wajib memberi informasi secara detail untuk menjaga minat pekerja tetap stabil karena kita tahu jika minat pekerja tidak tinggi bisa memberi gangguan pada proses produksi.

Kepuasan Karir
Selanjutnya dari kepuasan karir dimana mampu terlihat pada usia tertentu. Sebagai seorang karyawan akan mendapatkan berbagai fasilitas yang nantinya bisa memberi kepuasan karir lebih baik. tetapi untuk saat ini dari pihak departemen SDM sendiri memberi beberapa faktor penentu dari kepuasan karir setiap karyawan mulai dari usia, pendidikan, jenis kelamin, dan lainnya. Jadi untuk sektor kepuasan karir memang terlihat lebih rumit.

Selama ini perusahaan besar masih menggunakan cara-cara sederhana untuk menghitung beban kerja yang didapatkan setiap karyawan. Meskipun terbilang sepele tetapi beban kerja setiap pegawai bisa mempengaruhi minat hingga hasil kerjanya. Oleh karena itu mari kita simak mengenai cara-cara menghitung beban kerja karyawan yang saat ini menjadi patokan dalam analisa beban kerja atau workload analysis.

Cara Pertama
Dari cara pertama terlihat lebih sederhana dimana perusahaan akan mengolah data laporan beban kerja dari unit pelaksana lalu mengolah data laporan beban kerja yang secara khusus dibuat oleh perusahaan. Tentu saja dalam menghitung isi kerja di setiap karyawan terbilang cukup mudah yakni dari total beban kerja nantinya dikali dengan waktu bekerja. Dari hasil akhirnya akan menentukan posisi jabatan kemudian dari unitnya sendiri ditentukan berupa satuan orang per jam atau QJ.

Cara Kedua
Pada cara kedua juga membutuhkan ketelitian terutama dalam menghitung waktu yang tepat dari proses kerja seorang karyawan. Untuk waktu yang dipakai bisa dari harian, minggu, bulan, sampai tahunan.

Rumus yang dipakai sebagai tanda waktu efektif kerja adalah 1 hari x 7 jam x 60 menit sehingga hasilnya adalah 420 menit. Berikutnya dari waktu kerja efektif yang diberlakukan selama 5 hari kerja kemudian dikali 7 jam dikalikan lagi 60 menit sehingga hasilnya 2.100 menit. Sedangkan dari total waktu efektif setiap bulannya bisa dihitung yakni 20 hari x 7 jam x 60 menit hasilnya 8.400 menit. Jadi untuk menghitung waktu efektif secara total selama 1 tahun bisa dihitung dengan rumus 240 hari x 7 jam x 60 menit dengan hasil 100.800 menit.

Melakukan analisa beban kerja atau workload analysis membutuhkan proses cukup panjang mengingat jabatan hingga pendidikan karyawan juga menjadi faktor penentu besarnya kebutuhan pegawai. Banyak perusahaan menggunakan cara-cara sederhana untuk mengetahui seberapa besar kebutuhan karyawan atau pegawai, sehingga nantinya dari sistem kerja akan disesuaikan dengan tingkat pekerjaan.

Tingkat kepuasan kerja nantinya akan menentukan kualitas kerja, sehingga bagi perusahaan besar maupun kecil selalu memperhatikan semua unsur kepuasan pegawainya. Jadi tidak heran bila perusahaan besar melakukan berbagai cara untuk meningkatkan kepuasan kerja karyawan mulai dari menaikkan jabatan, menambah gaji, hingga memberi pendidikan ataupun pelatihan tambahan. Segala upaya harus dilakukan untuk mendapatkan hasil kerja maksimal, jadi seorang karyawan akan mendapat beragam manfaat terbaik ketika bekerja.

17 Materi Presentasi SDM yang Cetar Membahana dan Top Markotop. Download sekarang.

GRATIS - Template Tabel Performance Appraisal Berbasis KPI dan Panduan Balanced Scorecard. Download sekarang.