Menyusun job desk pada hakikatnya adalah sebuah pekerjaan di mana manajer SDM (atau orang yang berhubungan pengelolaan sumber daya manusia) bertugas menyusun tugas dan tanggung jawab yang diemban seseorang di wilayah/lingkup kerja tertentu.
Harus diketahui bahwa menyusun job desk tidaklah mudah, sebab mesti disesuaikan dengan kemampuan individual pekerja/karyawan dan juga kebutuhan pekerjaan yang harus ditangani oleh sebuah organisasi/perusahaan.
Sampai di sini, orang harus memahami bahwa kebutuhan setiap organisasi/perusahaan berbeda-beda, dan sangat tergantung pada wilayah kerja yang ditangani.
Dan karenanya, poin pertama yang harus ditekankan adalah bagaimana memahami wilayah kerja yang ditangani untuk kemudian merinci tugas-tugas yang harus dikerjakan/dibebankan kepada karyawan supaya wilayah tersebut bisa digarap dengan baik dan semaksimal mungkin.
Job description seringkali disebut deskripsi pekerjaan, meski ada juga yang menyebutnya sebagai uraian jabatan. Mungkin kita bertanya-tanya mengapa job desk menjadi penting.
Hal ini dikarenakan oleh satu hal, yakni sebuah organisasi selalu memiliki alasan keberadaannya; atau dengan kata lain, mengapa sebuah organisasi harus ada, untuk apa tujuannya, dan sasaran macam mana yang ingin digapai, merupakan poin-poin yang menopang job description. Dalam arti begini: job description mengandung banyak informasi berharga yang akan menjelaskan banyak hal mengenai bagaimana sebuah organisasi sampai bisa berdiri di tengah kita.
Artinya, job description menjelaskan sasaran sekaligus tujuan yang ingin dicapai sebuah perusahaan, dengan cara merinci tugas-tugas serta tanggung jawab yang diemban oleh setiap individu yang bekerja di dalam organisasi.
Pendek kata, perusahaan/organisasi memiliki struktur tersendiri, yang darinya beragam pekerjaan dan jabatan bisa muncul. Jabatan maupun pekerjaan yang harus dilaksanakan orang yang berada dalam lingkup wilayah jabatan adalah unit dasar yang turut membangun sebuah perusahaan/organisasi.
Jabatan dan pekerjaan memiliki garis lurus, yang menjembatani pemberi kerja (perusahaan/organisasi itu sendiri) dan individu yang bekerja di dalamnya. Jadi pada intinya, jabatan/pekerjaan adalah sekumpulan tanggung jawab yang mesti dilaksanakan guna menghasilkan produk tertentu.
Dilihat dalam kerangka yang lebih luas, proses penyusunan job description akan selalu melibatkan lima elemen penting, yakni spesifikasi pekerjaan, akuntabilitas, tugas dan tanggung jawab pekerjaan, ringkasan atau maksud pekerjaan, serta identifikasi pekerjaan.
Kelimanya berada dalam satu garis linear, sehingga orang yang berniat menyusun job description harus memahami kelimanya terlebih dahulu. Penjelasan rinci atas kelima elemen tersebut akan dijabarkan melalui rangkaian paragraf di bawah ini:
Spesifikasi pekerjaan
Di dalam setiap pekerjaan selalu ada istilah persyaratan pekerjaan, yang menjadi basis/dasar untuk menilai kualitas pekerjaan.
Penilaian terhadap kualitas pekerjaan melibatkan hal lain yang disebut ‘compensable factor’ yang membawa serta empat elemen lain, yakni kondisi pekerjaan, tanggung jawab, usaha, dan keterampilan. Keempat elemen tersebut mesti dijabarkan secara spesifik, misalnya pada soal keterampilan yang mencakup kecerdasan, inisiatif, pengalaman, dan pendidikan.
Akuntabilitas
Ini berkaitan dengan konsep etika, yang pada dasarnya dekat dengan konsep administrasi. Ini mewakili sejumlah pengetahuan dan tanggung jawab yang berkaitan dengan kebijakan perusahaan, keputusan, produk, dan setiap tindakan yang diambil.
Jadi pada dasarnya setiap pekerja/karyawan bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang sudah dihasilkan dan memiliki kewajiban untuk melaporkannya.
Tugas dan anggung jawab
Kewajiban dan tanggung jawab sudah didefinisikan, maka seorang pekerja/karyawan/pemegang jabatan bertanggung jawab kepada atasannya. Tanggung jawabnya meliputi kegagalan atau keberhasilan dalam mencapai tujuan pekerjaan tertentu.
Di titik ini, ada standar tertentu yang digunakan untuk mengukur kinerja, yang pada gilirannya dipakai untuk menggambarkan hasil akhir sudah dicapai.
Elemen ini merupakan salah satu yang dipakai dalam setiap deskripsi pekerjaan. Perancang job description biasanya merinci pekerjaan beserta tanggung jawab dan kewajiban yang harus diemban dan berhubungan dengan pekerjaan.
Rincian harus diungkapkan dalam kalimat langsung dan singkat, dimulai dengan kata kerja tindakan, dan menghindari pemakaian kata kerja yang justru membingungkan penanggung jawab kerja.
Ringkasan pekerjaan
Elemen ini biasanya berbentuk cerita ringkas yang merasakan gambaran pekerjaan yang harus dikerjakan oleh penanggung jawab, serta karakteristik pekerjaannya secara umum. Di sini informasi harus diberikan dalam jumlah cukup, yang pada gilirannya berguna untuk membedakan aktivitas utama dan fungsi kerja spesifik dengan jenis kerja yang lainnya. Objektifitas dan ketepatan pekerjaan adalah dua hal yang harus diperkenalkan dengan cara seringkas/semudah mungkin.
Identifikasi pekerjaan
Ini biasanya berhubungan dengan beberapa hal, termasuk supervisor, divisi, institusi, kode pekerjaan, dan jabatan. Proses identifikasi pekerjaan biasanya dinyatakan secara singkat dalam satu atau dua kalimat yang memberi informasi mengenai isi pekerjaan, jabatan, serta jenjang/tingkat keterampilan.
Setelah mengetahui kelima elemen penting dalam penyusunan job description, maka seorang yang bertanggung jawab di bidang pengelolaan sumber daya mesti melakukan analisis yang disebut analisis jabatan.
Baca juga artikel tentang : Cara Membangun SDM yang Unggul
Analisis semacam ini pada dasarnya adalah pengumpulan segala macam informasi yang berkenaan dengan jabatan tertentu yang mesti diemban dalam periode tertentu.
Di titik ini, dokumentasi, kategori, dan pengumpulan data menjadi penting, oleh karena hasilnya bisa dipakai untuk menspesifikkan uraian jabatan atau pekerjaan tertentu yang dituliskan melalui mekanisme job description.
Dasar dari setiap organisasi dan/atau perusahaan adalah rincian tanggung jawab dan kerja yang harus diemban oleh oleh masing-masing individu yang terlibat dan bekerja di dalamnya. Tanpa rincian yang baik, sebuah perusahaan tidak akan sanggup mengerjakan tugas-tugas yang harus diembannya dan pastinya tidak akan sanggup menggapai tujuan yang telah digariskan. Job description kemudian menjadi sangat penting untuk dipertimbangkan.
