Persaingan yang semakin ketat diantara banyaknya perusahaan yang ada sekarang ini membuat banyak perusahaan harus mengambil langkah cepat dalam memperbaiki kinerja dan sistem yang diterapkan di dalam perusahaan sehingga mampu bersaing secara sehat dengan perusahaan lainnya.

Salah satu faktor yang sangat memengaruhi kinerja perusahaan adalah sumber daya manusia yang ada di dalamnya.

Untuk mewujudkan tujuan perusahaan diperlukan perencanaan SDM yang sesuai dengan kebutuhan dan kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan tersebut.

Untuk menentukan SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan tentu dibutuhkan sekumpulan indikator yang dapat menjadi acuan sebuah perusahaan dalam menetapkan ukuran kinerja kunci demi tercapainya tujuan perusahaan. Kumpulan indikator kerja tersebut dikenal sebagai Key Performance Indicator atau KPI. Untuk mendapatkan SDM yang sesuai dengan kriteria dan indikator kerja yang ditetapkan oleh perusahaan tersebut diperlukan sebuah SOP atau Standard Operating Procedures.

SOP yang digunakan di setiap oraganisasi atau perusahaan tentu berbeda-beda, tergantung kepada kebijakan yang berlaku di masing-masing organisasi atau perusahaan tersebut. Selain itu SOP yang berlaku di setiap bidang di sebuah perusahaan pun biasanya akan berbeda satu dengan yang lainnya. SOP yang diterapkan di berbagai macam bidang atau departemen di dalam sebuah perusahan akan memberikan banyak keuntungan untuk perusahaan tersebut. Keuntungan dari penggunaan SOP ini diantaranya:

• Peraturan yang berlaku di dalam sebuah perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan mempunyai pedoman operasional yang bersifat baku

• SOP yang disusun dan dirancang dengan perencanaan yang baik akan menjadi acuan bagi para penanggung jawab kegiatan pekerjaan, karena SOP
bisa dijadikan sebagai alat melakukan pengawasan pada setiap pekerjaan sehingga pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan awal.

• Semua karyawan yang ada di dalam perusahaan dapat melaksanakan setiap tugas yang menjadi tanggungjawabnya sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

• Mempermudah karyawan untuk memahami prosedur baku yang berlaku di perusahaan tersebut apabila dilakukan pemindahan atau mutasi.
• Dapat memudahkan perusahaan tersebut dalam mendapatkan label perusahaan dengan standard Internasional atau ISO (Internasional Organization for Standarization)

Salah satu bagian di perusahaan yang memerankan peranan penting di dalam sebuah perusahaan adalah departemen SDM.

Departemen SDM dapat membantu tercapainya tujuan perusahaan dengan membentuk SDM yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan perusahaan dengan membuat SOP yang mendukung tujuan perusahaan.

SOP yang ada di departemen SDM biasanya terdiri dari SOP perekrutan dan seleksi karyawan baru, SOP Perjalanan Dinas, SOP Pelatihan Calon Karyawan, SOP Penilaian Kerja Karyawan, SOP Cuti Karyawan, SOP Lembur Karyawan, SOP Kenaikan Gaji Karyawan, SOP Pengunduran diri Karyawan dan beberapa SOP yang menyangkut SDM lainnya. Dengan adanya berbagai macam SOP tersebut tentu akan meminimalisir kesalahan yang mungkin saja terjadi saat kegiatan atau aktivitas pekerjaan sedang berlangsung.

Kerangka penyusun SOP biasanya terdiri dari tujuan, sasaran atau ruang lingkup, tolak ukur, prosedur atau proses kerja, formulir atau berkas, dan tahapan prosesnya. Dari berbagai macam SOP Yang terdapat di departemen SDM, berikut ini salah satu contoh SOP Pelatihan Karyawan Baru yang mungkin bermanfaat untuk anda, yaitu:

1. Tujuan
Karyawan dapat memenuhi standard kualifikasi karyawan yang sesuai dengan kriteria perusahaan dan mampu meningkatkan kinerja perusahaan di masa yang akan datang dengan kemampuan kerja yang dimilikinya

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mengatur tentang tahapan pelaksanaan pelatihan yang akan dilakukan

3. Tolak Ukur
Untuk mendapatkan karyawan yang mampu memahami tugas-tugasnya sesuai dengan deskripsi pekerjaannya.

4. Prosedur
a. Menentukan standard kualifikasi karyawan di setiap tingkatan kerja

b. Masing-masing departeman yang berada di perusahaan tersebut menilai kemampuan yang dimiliki oleh tiap karyawan di dalam departemannya dan hasil penilaian tersebut diberikan kepada departemen SDM, dimana kegiatan ini merupakan kegiatan rutin yang dilakukan tiap akhir tahun

c. Melakukan perbandingan antara kompetensi yang dimiliki karyawan dengan standard kompetensi yang berlaku di perusahaan

d. Departemen SDM bersama wakil dari tiap-tiap departemen akan melakukan penilaian kemungkinan adanya pengembangan kompetensi SDM untuk meminimalisir adanya gap atau jarak yang mungkin ada antara kompetensi karyawan dengan standard kompetensi yang ada.

e. Menentukan jenis pelatihan karyawan yang bisa dilakukan dengan memilih materi yang didasarkan kepada standard kompetensi yang harus dipenuhi oleh karyawan

f. Program pelatihan diutamakan pada materi yang dianggap sangat dibutuhkan oleh perusahaan

g. Pelatihan karyawan yang akan dilaksanakan harus disetujui oleh semua pihak terkait, apabila kegiatan pelatihan tersebut tidak disetujui maka pelatihan karyawan tersebut bisa ditunda terlebih dahulu atau dilakukan pembatalan.

h. Membuat jadwal pelatihan selama satu tahun
i. Waktu pelaksanaan pelatihan karyawan harus sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh perusahaan
j. Meminta karyawan untuk memberikan penilaian terhadap pelatihan yang telah diikuti

k. Dilakukan evaluasi mengenai efektif atau tidaknya pelatihan karyawan yang telah dilaksanakan

l. Apabila hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelatihan karywan tersebut tidak berjalan secara efektif maka perlu dilakukan analisa untuk mencari penyebab dan solusinya.

m. Pelatihan karyawan yang efektif akan memengaruhi kemampuan karyawan yang telah mengikuti kegiatan pelatihan tersebut sehingga kompetensi karywan tersebut perlu ditinjau ulang.

Demikianlah salah satu contoh SOP di Departeman SDM mengenai prosedur pelatihan karyawan. Contoh SOP tersebut tidak bersifat mutlak melainkan dapat dilakukan modifikasi di beberapa point sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang berlaku di masing-masing perusahaan.

Baca juga : Contoh SOP Manajemen SDM dan Kebijakan Karir