Bagaimana Cara Administrasi Karyawan dengan AI Mempermudah Bidang Manajemen SDM?

Masa modern membuat HRD dapat bekerja secara efisien dalam mengelola SDM dengan bantuan AI. Kecerdasan buatan tersebut dimanfaatkan HRD dalam bentuk software maupun aplikasi. Ada banyak sekali software dan aplikasi ini yang bisa di download melalui Google Play Store maupun App Store. Bagi Anda yang hendak memanfaatkan software ini perlu memahami sekilas cara administrasi karyawan dengan AI. Dijamin pengelolaan akan jauh lebih cepat daripada menggunakan metode manual.

1. Memudahkan Pengajuan Cuti dan Pengaturan Shift

Setiap perusahaan yang telah menggunakan AI software HRD mendapatkan kemudahan setiap karyawan ingin mengajukan cuti. Bagian HRD akan langsung mengetahui siapa saja yang hendak mengajukan cuti di hari yang sama. Hal ini akan sangat berdampak pada pengaturan shift kerja juga. Bagaimanapun Perusahaan harus tetap melaksanakan aktivitasnya meskipun ada karyawan cuti sehingga tetap harus ada karyawan yang masuk kantor. Artinya tidak boleh ada karyawan dalam jumlah banyak yang mengajukan cuti di hari yang sama karena dapat mengganggu aktivitas pencapaian target perusahaan. Dengan bantuan AI software, memungkinkan HRD mengetahui lebih cepat berapa orang yang ingin cuti di hari tertentu. Para HRD tidak lagi perlu mencocokkan secara manual yang memakan lebih banyak waktu dan ada kemungkinan error besar. Error dalam mengatur shift bisa sangat berakibat fatal terhadap kelancaran aktivitas bisnis. Terlebih lagi perusahaan harus mencapai target tahunan untuk bisa berkompetisi dengan perusahaan serupa lainnya. Cara administrasi karyawan dengan AI yang satu ini sangat berpengaruh baik terhadap produktivitas setiap karyawan, tidak hanya HRD. Terlebih lagi komunikasi antara karyawan dengan HRD setiap kali ingin cuti dapat dilangsungkan melalui software tersebut. Tidak lagi harus mengajukan secara manual dengan jalan tatap muka karena ada kemungkinan HRD atau karyawan punya jadwal yang berbeda. Alhasil karyawan hanya perlu mengajukan melalui computer atau smartphone. Kemudian HRD akan menganalisa sesuai shift dahulu terhadap pengajuan cuti. Selanjutnya HRD dapat membalas surat pengajuan cuti karyawan melalui software tadi juga. Sisanya karyawan akan segera mengetahui persetujuan cuti secara real time dari HRD. Hasil persetujuan cuti juga akan tersimpan dalam record cloud. Hal ini jauh lebih menghemat space dibandingkan HRD harus menyimpan berbagai surat dan catatan mengenai pengajuan cuti dari banyak karyawan. Potensi mengalami kehilangan catatan juga lebih kecil ketika data disimpan ke dalam cloud.

2. Memudahkan Absensi Harian Setiap Karyawan

Mayoritas karyawan dari generasi1980-an mengetahui sistem absensi manual dengan mencatat di buku. Namun cara ini punya kelemahan fatal berupa titip absensi. Karyawan yang datang dahulu dapat memalsukan kehadiran temannya yang belum datang. Apapun alasannya keterlambatan dan ketidakdatangan akan mempengaruhi performa perusahaan. Alhasil metode yang lebih mutakhir dikembangkan untuk mengatasi kelemahan tersebut. Salah satu metode yang dimaksud adalah pengisian daftar absensi dengan bantuan AI. Karyawan yang melakukan absensi akan dicek lokasinya melalui software atau aplikasi. Alhasil HRD dapat mengetahui apakah karyawan tersebut hadir tepat waktu atau tidak dengan melihat berdasarkan lokasi ketika karyawan mengisi daftar kehadiran. Karyawan yang terlambat masuk kantor akan mengalami pemotongan gaji. Apabila ada karyawan yang hobi terlambat masuk kantor, maka pihak HRD dapat memberikan surat peringatan. Hal ini diharapkan membuat karyawan hadir ke kantor lebih disiplin karena akan berdampak pada performa perusahaan. Terlebih lagi instalasi software AI di bagian ini meminimalisir maintenance alat kehadiran, seperti absensi dengan sidik jari. Perusahaan tidak lagi perlu melakukan maintenance terhadap alat pendeteksian sidik jari yang sering kali rusak akibat goresan maupun sensor kurang peka dalam mendeteksi sidik jari. Dana yang tadinya digunakan untuk maintenance alat tersebut dapat dialihkan untuk kegiatan lain yang lebih berguna terhadap perkembangan perusahaan. Tidak heran cara administrasi karyawan dengan AI banyak dipelajari dan diterapkan oleh perusahaan modern. Solusi daftar kehadiran dengan bantuan AI ini muncul sejak seluruh dunia mengalami pandemic dan mengharuskan karyawan bekerja darimana saja. Faktanya solusi ini merupakan suatu terobosan mutakhir yang mampu menyelesaikan masalah absensi di banyak negara.

3. Membantu Sistem Penggajian dan Pembagian THR

Salah satu tugas berat dari HRD berhubungan dengan penggajian karyawan. Gaji karyawan tidak hanya berupa gaji pokok tetapi juga berhubungan dengan absensi, tunjangan, dan juga reward. Apabila ada karyawan yang terlambat masuk kantor maka akan berdampak pada potong gaji. Padahal merekap absensi karyawan bukan hal mudah, terlebih lagi untuk perusahaan yang punya karyawan lebih dari ratusan. Kesalahan perhitungan gaji dapat berujung pada protes dari karyawan terkait. Guna menghindari masalah tersebut, para HRD sebaiknya menggunakan AI. Software administrasi karyawan berbasis AI dapat dengan mudah melacak kehadiran setiap karyawan secara lebih akurat. Akurasi perhitungan daftar hadir akan membuat perhitungan gaji per bulan menjadi lebih akurat juga. Potensi kesalahan hitung yang lebih kecil akan sangat mempengaruhi kondisi damai di kantor HRD. Tidak hanya terhindar dari potensi kesalahan hitung absensi, tetapi HRD juga dapat menghindari kesalahan pemberian reward terhadap karyawan. Walaupun memang sistem reward antara perusahaan satu dengan lainnya berbeda, hal ini tetap harus diberikan kepada karyawan yang tepat. Diharapkan pemberian reward tersebut dapat memacu kinerja karyawan lain agar berprestasi juga. Kemudian mengenai pembagian tunjangan kepada karyawan, biasanya disesuaikan dnegan kebijakan masing-masing perusahaan. Variabel ini juga bisa saja menyebabkan kesalahan pemberian gaji ketika perhitungannya dilakukan secara manual. Namun kesalahan pemberian tunjangan dapat ditekan dengan bantuan AI. Kecerdasan buatan mampu menghitung dengan lebih akurat berdasarkan nama, jabatan, dan factor lainnya terkait pemberian tunjangan. Hal ini sangat meringkas pekerjaaan para HRD ketika harus menghitung pemberian gaji para karyawan. Terlebih lagi masalah gaji merupakan hal yang sensitive terhadap seluruh karyawan. Cara administrasi karyawan dengan AI ini merupakan solusi ketika HRD perlu menambahkan penggajian dengan THR setahun sekali. HRD tidak perlu lagi menghitung manual untuk pemberian THR yang hanya dilakukan setahun sekali kepada para karyawan. Perhitungan pembagian THR akan dilakukan secara otomatis oleh sistem AI sehingga potensi kesalahan perhitungan juga lebih kecil.

Klik gambar di bawah untuk mendapatkan materinya secara gratis!!

Berdasarkan pembahasan di atas, kita dapat memahami bahwa AI di bagian HRD cukup penting. Terlebih lagi HRD punya peran penting berkaitan pengelolaan karyawan di suatu perusahaan. AI dapat membantu HRD hal pemantauan pengajuan cuti, pengaturan shift, perhitungan kehadiran karyawan, dan juga penggajian. Keseluruhan task tersebut berpotensi memiliki error ketika dilakukan secara manual, tetapi berbeda saat menggunakan AI. Kemungkinan terjadi error sangat kecil ketika para HRD sudah mengaplikasikan sistem AI ini. Namun perlu dipahami bahwa setiap aplikasi maupun software ini masih terus dilakukan pengembangan oleh developer masing-masing. Sebaiknya para HRD juga selalu update terhadap software maupun aplikasi tersebut setiap muncul versi terbaru. Pembaharuan terhadap aplikasi atau software tersebut diharapkan mampu mengatasi bug yang terjadi di versi sebelumnya.