Pakar Kinerja SDM

Manajemen Penilaian Kinerja Karyawan di Era Modern

Kinerja karyawan apapun divisinya akan memberikan dampak terhadap perkembangan perusahaan. Pihak manajer perlu untuk memantau performa orang-orang yang bekerja di kantor. Cara memantau yang paling aktif adalah dengan memberikan penilaian atau evaluasi. Di dalam penilaian kinerja akan memuat tentang pencapaian, kelebihan, dan kekurangan dari setiap individu di kantor. Salah satu fakta yang disampaikan oleh My Short Lister berkaitan penilaian performa tersebut adalah sistem evaluasi dengan reviews akan menghabiskan banyak dana. Bahkan setiap perusahaan dengan 10,000 karyawan memerlukan $35 juta hanya untuk membuat review performa mereka setiap tahunnya. Berangkat dari penjelasan tadi, Anda dapat menyimpulkan bahwa manajemen penilaian kinerja karyawan perlu dilakukan secara modern. Berbagai cara yang lazim dilakukan oleh pihak manajemen terhadap penilaian tersebut:

1. Terangkan Ekspektasi Target dari Awal

Pihak manajemen sebaiknya menyampaikan target yang diekspektasikan sejak awal kepada semua anggota tim. Jelaskan secara deskriptif sehingga karyawan paham terhadap apa yang perusahaan inginkan. Perhatikan wajah karyawan yang diajak meeting satu per satu dan cari karyawan yang sekiranya kurang paham. Berdasarkan Upwork, ekspektasi yang manajer sampaikan sering kali tidak dimengerti oleh karyawan dan jumlah orang yang belum paham rata-rata 48%. Berdasarkan data tersebut dapat kita pahami kalau jumlah orang yang langsung paham terhadap ekspektasi perusahaan tidak sampai separuh.

Anda bisa mencantumkan hasil penjelasan meeting tentang ekspektasi tersebut ke dalam Cloud. Seluruh karyawan yang menjadi tujuan ekspektasi tadi perlu diberi izin untuk mengakses Cloud tadi. Karyawan akan paham tentang apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan dapat mengakses Cloud jika lupa terhadap ekspektasi perusahaan. Apabila ada banyak karyawan yang belum paham tentang Cloud, berikan pelatihan. Beri penekanan kalau di kantor akan memberikan waktu 15 menit di akhir jam kerja untuk mempelajari perkembangan teknologi.

2. Berikan Feedback

Feedback pada perusahaan sangat perlu karena dapat membantu karyawan memenuhi target yang dibebankan ke mereka. Gen Z sangat menyukai pola feedback di kantor. Website Workhuman melaporkan bahwa sebaiknya pemberian feedback tidak diberlakukan hanya setahun sekali. Hanya 45% pekerja yang menunjukkan perubahan kinerja ke arah positif dengan pemberian feedback setahun sekali. Kemudian karyawan yang memperoleh feedback mingguan 85% lebih termotivasi untuk memberikan performa yang baik. Tidak heran bila manajer perlu untuk memberlakukan sistem feedback mingguan terhadap seluruh anggota tim.

Pemberian feedback juga sebaiknya menggunakan Cloud karena bersifat real time. Seketika ada feedback maka karyawan yang bersangkutan bisa segera memahami. Pahami bahwa penyampaian sistem ini di era modern sangat penting karena cara tradisional memerlukan banyak budget. Ada banyak kertas, tinta, dan pena yang bisa dihemat ketika penyampaian solusi berlangsung online.

3. Aplikasikan Self-Assessment

Salah satu manajemen penilaian kinerja karyawan adalah self-assessment terhadap seluruh karyawan dan manajer. Setiap individu menilai dirinya sendiri secara pandangan kritis. Mereka akan menyampaikan evaluasi diri berdasarkan hasil performa. Gunakan beberapa kriteria agar orang-orang di kantor lebih paham bagaimana cara introspeksi diri. Beberapa kriteria yang perlu dimasukkan ke dalam self-assessment tersebut adalah pencapaian, masalah yang Tengah dihadapi, kelemahan, usaha peningkatan performa, dan lain-lain. Beri kesempatan agar setiap individu kantor untuk menyampaikan dukungan apa yang diperlukan agar kinerja meningkat.

Metode self-assessment ini juga disampaikan menggunakan software. Proses pengisian self-assessment ini umumnya memerlukan waktu sekitar 5 – 10 menit saja. Tekankan kepada semua individu yang menjawab self-assessment bahwa tidak ada jawaban yang salah. Hargai semua jawaban yang diberikan karena memang kondisi tugas dan permasalahan yang diterima setiap individu kantor berbeda.

Hasil self-assessment perlu dievaluasi dan ditanggapi. Duduk bersama juga diperlukan sehingga diskusi dapat menjadi pencerah terhadap permasalahan karyawan secara spesifik. Hal ini mampu membuat seseorang berpikir dari pola pandang yang berbeda.

4. Beri Pujian dan Reward terhadap Karyawan Berprestasi

Studi dari Harvard Business melaporkan kalau 72% pengakuan terhadap performa baik dapat meningkatan motivasi karyawan secara signifikan. Sedangkan data dari Quantum Workplace menunjukkan jika karyawan akan meningkatkan motivasi kerja sampai 2,7 kali ketika kontribusi mereka disanjung. Sebenarnya masih ada banyak lagi data yang menjelaskan bahwa memberikan pujian terhadap kinerja baik karyawan dapat memberikan dampak baik terhadap produktivitas.

Reward juga bisa Anda berikan dengan memberikan sekedar note catatan. Apabila perusahaan memiliki budget yang lebih banyak, maka usahakan untuk memberikan reward juga. Reward bisa sekedar hanya makan-makan bersama dengan para karyawan. Selain reward tersebut, Anda bisa memberikan mereka tiket ke suatu festival, voucher diskon, pulang lebih awal, dan uang cash. Pemberian penghargaan kepada karyawan berprestasi dapat memacu semangat kerja karyawan lainnya.

5. Berikan Saran Membangun untuk Karyawan Berperforma Kurang

Setiap perusahaan pasti menemui adanya karyawan yang berperforma kurang baik dibandingkan rata-rata karyawan. Feedback kritis sangat perlu disampaikan kepada orang-orang tersebut dan gunakan bahasa yang halus. Kritik yang diberikan usahakan yang membangun sehingga dapat membantu mereka menyelesaikan permasalahan. Berfokuslah pada kondisi yang tengah dihadapi oleh karyawan bermasalah tadi. Anda dapat menyampaikan kritik melalui email sehingga penyampaian lebih bersifat privasi.

Jangan sampai menyampaikan kritik pedas di hadapan orang banyak karena itu sama saja dengan mempermalukan orang yang dikritik. Kemudian buat isian email dengan kata-kata yang sopan dan sampaikan bahwa Anda berniat mendukung. Kemudian sampaikan solusi berupa software, training, dan lain-lain yang sekiranya membantu. Kemudian berikan penutupan dengan warna highlighting bahwa Anda berharap dapat memberikan dampak positif terhadap kinerja karyawan tersebut.

6. Gunakan Formulir Khusus Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja yang dilakukan perlu menggunakan formulir standar untuk hasil yang konsisten. Ada banyak dokumen ini yang dapat didownload melalui Google maupun software khusus. Formulir yang demikian sudah memenuhi standar yang dipakai di seluruh perusahaan. Formulir yang telah diisi dapat dikonversikan dalam bentuk numerik untuk menilai karyawan.

Isi dari formulir manajemen penilaian kinerja karyawan meliputi kinerja pekerjaan, keandalan individu, keterampilan, kompetensi, dan lain-lain. Di dalam formulir juga memuat tentang kontribusi keseluruhan yang telah karyawan lakukan. Kemudian Anda juga bisa menggunakan formulir tersebut untuk menilai kreativitas individu.

Strategi Peningkatan Kinerja Karyawan Agar Perusahaan Survive

Kemajuan perusahaan sangat berpacu pada produktivitas orang-orang yang bekerja di sana. Kinerja orang-orang tersebut juga didukung oleh kompetensi masing-masing, baik dari segi pengatahuan dan skill. Perusahaan dapat mengaplikasikan strategi peningkatan kinerja karyawan untuk membuat kompetensi semua karyawan serupa. Apabila kompetensi karyawan satu dengan lainnya hampir sama, maka workload bisa menjadi lebih fair. Namun sebelum membahas tentang strategi tersebut, kita akan mengenal lebih dalam mengenai produktivitas dahulu.

Mengenal Produktivitas Karyawan

Produktivitas karyawan sama saja dengan mesin untuk menggerakkan perusahaan. Bagaimanapun perusahaan akan semakin berkembang ke arah positive ketika produktivitas meningkat. Para karyawan hanya dapat melakukan performa optimal ketika mereka memahami dan mengerjakan tugas time frame.

Karyawan harus berfokus dengan baik juga untuk bisa memenuhi tugas sesuai time frame. Seluruh hal yang dilakukan sesuai time frame akan langsung berdampak pada hasil.

Selain itu, peningkatan kinerja juga harus berlangsung konsisten untuk bisa memberikan tingkat produktivitas tinggi. Kemajuan performa karyawan dipengaruhi oleh banyak factor, seperti beban kerja dan lain-lain.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Tim

Setiap orang yang bekerja perlu paham terhadap apa saja yang mempengaruhi kinerja. Contoh dari faktor-faktor tersebut adalah work environment, defined goals, employee wellness, dan training.

Work environment atau lingkungan kerja sangat mempengaruhi motivasi karyawan bekerja dan memenuhi target. Maka dari itu, seorang manajer menerapkan budaya kerja non-blaming. Jika bertemu kesulitan kompleks pada suatu proyek, lakukan brainstorming bersama dengan tim. Introspeksi bersama-sama dan ambil langkah terbaik untuk membuat proyek terselesaikan sesuai keinginan klien.

Defined goals atau target yang ditentukan merupakan factor vital bagi produktivitas karyawan. Seorang manajer harus dapat memberikan target yang jelas kepada para karyawan, seperti target penjualan berapa miliar dalam setahun. Anda perlu mengetahui apa yang menjadi target competitor juga untuk menentukan target. Sebaiknya manajer juga berdiskusi bersama dengan tim dalam menentukan target ini.

Employee wellness atau kesehatan karyawan juga perlu dipertimbangkan oleh perusahaan. Terlebih lagi ingkat kesehatan fisik antara karyawan satu dengan lainnya berbeda-beda. Apabila karyawan mengalami sakit parah, umumnya tingkat produktivitasnya juga akan terganggu.

Training atau pelatihan merupakan salah satu factor yang perlu dipertimbangkan dan diberikan kepada karyawan. Apalagi perkembangan pengetahuan dan teknologi jaman sekarang cukup cepat. Memberikan skill dan pengetahuan yang baru kepada karyawan jelas dapat mempengaruhi tingkat kinerja mereka.

Hal yang Menghambat Kinerja Karyawan

Strategi peningkatan kinerja karyawan juga mempertimbangkan beberapa hal yang dapat menghambat produktivitas. Beberapa hal yang dapat mengganggu produktivitas adalah workload berlebih, konflik, dan motivasi tim rendah.

1. Workload

Beban kerja yang didelegasikan ke setiap karyawan perlu penyesuaian terhadap kemampuan masing-masing. Manajer harus paham apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan dari setiap anggota tim. Jika ada anggota tim berkemampuan tinggi, maka manajer bisa saja membebankan workload lebih kepada orang tersebut. Namun berikan penghargaan juga kepada orang-orang dengan workload lebih banyak.

Kemudian, manajer juga perlu mencegah agar karyawan berkemampuan tinggi tadi tidak burnout. Para manajer bisa coba untuk berdiskusi dengan anggota tim setiap kali ada karyawan yang menunjukkan tanda-tanda burnout.

2. Konflik

Tempat kerja selalu memiliki konflik tersendiri sehingga setiap perusahaan bisa mengalami masalah yang berbeda. Karyawan yang satu dengan lainnya bisa saja merasa tidak setuju atas suatu keputusan. Perbedaan pendapat merupakan hal yang sangat lazim, tetapi hal tersebut tidak boleh dibiarkan berlarut-larut.

Beri budaya untuk saling membantu dan care di tempat kerja. Hal ini dapat meningkatkan solidaritas dan loyalitas antar karyawan dan menghindarkan konflik.

Konflik yang dibiarkan berlarut-larut dapat membuat kinerja karyawan menurun. Mereka yang bersangkutan dengan konflik bisa merasa tidak nyaman dengan lingkungan kerja. Ketidaknyamanan itulah yang dapat menyebabkan produktivitas menurun karena psikologi juga terganggu. Manajer perlu berperan menjadi penengah yang adil terhadap karyawan yang berkonflik.

3. Rendahnya Motivasi

Motivasi yang rendah dapat menjadi silent killer bagi tempat kerja. Karyawan yang bermotivasi rendah umumnya memiliki tingkat produktivitas rendah. Seorang Manajer juga perlu melakukan inisiatif dan contoh kinerja baik. Anda perlu memberikan semangat kepada karyawan yang terlihat semakin tidak bermotivasi.

Usahakan untuk menjadi manajer yang ramah dan tetap tegas sehingga mampu membuat karyawan terpengaruhi kinerjanya. Seorang manajer perlu mengetahui cara mendekati karyawan berdasarkan karakter setiap karyawan. Pendekatan sesuai karakter dapat membantu penyampaian kepada karyawan tertentu dengan lebih baik.

Strategi Peningkatan Kinerja Karyawan

Anda menyadari produktivitas tim menurun, maka pikirkan dengan segera solusinya. Apabila penyebabnya karena karyawan banyak yang burnout maka Anda dapat mengajukan saran agar HRD menambah jumlah karyawan. Namun sebelum melakukan hal tersebut, ada beberapa hal yang dapat Anda implementasikan dahulu.

1. Hentikan Micromanaging

Ada banyak sekali manajer yang terlalu memonitor hal-hal kecil yang tidak terlalu penting untuk produktivitas. Cobalah untuk percaya terhadap karyawan yang telah didelegasikan mengerjakan suatu tugas. Percayakan kepada karyawan bahwa mereka mampu menyelesaikan tugas sehari-hari.

Manajer hanya perlu mengawasi hasil yang dikerjakan para karyawan setiap seminggu sekali atau sebulan sekali melalui meeting. Jika ada karyawan yang memiliki track record tidak baik selama meeting dan terjadi berulang kali, barulah Anda awasi kinerja orang tersebut dengan lebih sering. Misalkan saja periksa kinerja mereka secara 3 hari sekali.

2. Beri Pelatihan

Pengetahuan dan skill merupakan penggerak perusahaan. Sedangkan karyawan yang berpengetahuan dan skill update adalah aset perusahaan. Berikan pelatihan secara berkala kepada mereka. Pelatihan yang dimaksud bisa disesuaikan dengan ketersediaan budget yang ada.

Implementasikan hasil training kepada pekerjaan. Apabila ada karyawan yang kurang dapat mengimplementasikan materi training maka beri penekanan bahwa mereka harus belajar akan hal itu.

3. Minta Feedback

Penting juga untuk meminta feedback dari para karyawan untuk memelihara komunikasi antar karyawan. Pemberian feedback bisa disampaikan melalui survey online. Anda juga perlu terbuka terhadap saran dan kritik karyawan yang bertujuan membangun.

4. Berikan Apresiasi

Ada kalanya manajer atau pimpinan tim perlu memuji pencapaian anak buah untuk meningkatkan produktivitas menurut website Oak. Memberikan apresiasi dapat meningkatkan semangat kerja bagi para karyawan berprestasi. Mereka akan merasa dihargai pekerjaannya sehingga termotivasi mempertahankan kinerjanya.

Pentingnya Performance Management System Untuk Pengembangan Perusahaan

Proses performance management system atau sistem manajemen kinerja berkelanjutan mengacu pada evaluasi secara berkesinambungan terhadap karyawan., sesuai peran individu dalam departemen masing-masing. Performance management termasuk pengembangan rencana kinerja untuk mencapai tujuan masing-masing karyawan dalam jangka waktu yang ditentukan.

Langkah Utama Performance Management System

Proses manajemen kinerja mencakup beberapa langkah krusial sebagai berikut.

1. Rencana

Langkah dasar dalam proses pengelolaan kinerja karyawan adalah ‘perencanaan’. Perencanaan tersebut adalah evaluasi karyawan secara efektif sekaligus menetapkan tujuan siklus manajemen kinerja.

Saat menetapkan tujuan, seseorang harus memastikan bahwa tujuan tersebut memenuhi persyaratan tujuan dengan istilah SMART:

S – Specific (Spesifik)

M – Measurable (Terukur)

A – Achievable (Tercapai)

R – Relevant (relevan)

T – Time bound (Terikat waktu)

Strategi perencanaan yang tepat dapat menyelaraskan kinerja karyawan dengan tujuan perusahaan . Hal ini juga dapat diubah sesuai dengan perubahan prioritas bisnis. Dengan demikian, ada kepastian keterlibatan penuh dari seluruh karyawan.

2. Pengaplikasian

Setelah penetapan tujuan, manajemen harus menyampaikan hal yang sama kepada stafnya dan mengumpulkan umpan balik untuk membuat perubahan sesuai saran mereka. Setelah semuanya selesai, sekarang saatnya untuk mengimplementasikan rencana.

Manajer harus mulai mengevaluasi karyawan berdasarkan tujuan kinerja. Seorang manajer juga harus menerima umpan balik rutin dari staf untuk mendorong keterlibatan mereka.

3. Pemantauan

Langkah selanjutnya adalah pemantauan kemajuan staf secara kontinu. Langkah ini penting untuk memahami apakah mereka berada pada jalur yang benar.

Manajer harus mengenali dan menghargai karyawan yang konsisten, namun juga tetap memantau karyawan dengan berkinerja buruk untuk mengevaluasi hambatan yang mereka hadapi. Manajer dapat menggunakan berbagai instrumen seperti umpan balik 360 derajat (360-degree feedback,), evaluasi rekan kerja, dan sebagainya demi tinjauan kinerja secara komprehensif.

4. Ulasan

Ulasan kinerja adalah bagian dari proses performance management system yang membantu manajer mengkomunikasikan pemikiran dan analisis dengan staf. Ulasan atau review dapat dilakukan setelah manajer mengevaluasi kinerja.

Manajer dapat membantu staf mereka memahami seberapa besar kontribusi mereka terhadap pertumbuhan perusahaan. Tentu, harus ada penghargaan yang sesuai.

Manajer juga dapat mendiskusikan tujuan karir karyawan dan menyelaraskannya dengan tujuan perusahaan. Faktor ini penting untuk memastikan keterlibatan yang maksimal.

Komponen Utama dari Sistem Manajemen Kinerja

Sistem manajemen kinerja dapat berfungsi secara efisien melalui pengaplikasian beberapa komponen. Komponen tersebut memastikan bahwa sistem berjalan lancar tanpa menghambat pekerjaan karyawan sehari-hari.

Komponen sistem manajemen kerja juga berfungsi memberi instrument kuat untuk sumber daya manusia dan keseluruhan tim. Dengan demikian manajer melibatkan staf sambil mengevaluasi kinerja mereka di perusahaan secara aktif.

Komponen utama kunci dari sistem manajemen kinerja adalah:

1. Penetapan Tujuan

Penetapan tujuan merupakan komponen dasar dari setiap sistem manajemen kinerja karyawan. Penetapan tujuan dapat membantu penetapan SMART yang krusial bagi karyawan, sesuai deskripsi pekerjaan mereka.

Manajer juga harus berhati-hati agar staf memahami arti tujuan mereka. Mereka juga harus tahu bagaimana tujuan tersebut terkait dengan tujuan organisasi.

Dengan penetapan tujuan, karyawan dapat tetap terlibat. Mereka akan menyadari betapa pentingnya pekerjaan mereka bagi perusahaan.

2. Efektivitas Komunikasi

Komunikasi yang terbuka adalah landasan keberhasilan perusahaan dengan berbagai skala. Oleh karena itu, seorang manajer harus menumbuhkan budaya komunikasi terbuka.

Kolaborasi yang baik akan menjaga motivasi staf. Seorang manajer harus dapat menjaga jalur komunikasi terbuka sehingga karyawan selalu mengetahui kemajuan mereka serta seberapa relevan pekerjaan mereka bagi perusahaan.

3. Peninjauan Berkala

Peninjauan berkala adalah komponen penting dalam perangkat lunak manajemen kinerja. Alasannya adalah instrument ini dapat mengkomunikasikan pendapat manajemen tentang kinerja staf pada tingkat individu.

Penilaian kinerja biasanya dilakukan setiap tahun atau triwulanan dalam metode manajemen kinerja konvensional. Namun, hal ini telah digantikan dengan umpan balik berkelanjutan di sistem yang lebih baru.

4. Pengakuan Karyawan

Karyawan akan merasa terlibat jika mereka ‘diakui’ keberadaannya. Karyawan perlu menyadari pentingnya keberadaan mereka dalam perusahaan.

Pengakuan karyawan yang tepat akan membuat perusahaan menjaga karyawan untuk termotivasi dalam bekerja lebih keras. Saat ini, sistem manajemen kinerja yang lebih modern hadir dengan berbagai jenis modul reward dan pengakuan karyawan supaya manajer lebih mudah mengenali upaya karyawan mereka.

5. Umpan Balik Bermanfaat

Manajer tidak hanya memberikan umpan balik kepada karyawan. Tetapi, manajer harus memastikan bahwa umpan balik tersebut bersifat membangun.

Umpan balik yang membangun mengacu pada bentuk umpan balik yang memotivasi karyawan untuk memahami cara memperbaiki diri. Jadi karyawan tidak merasa bahwa kekurangannya saja yang dicari-cari.

Umpan balik lebih bermanfaat dari sekedar pujian. Manajer harus memberi mereka alasan tentang umpan balik tersebut sehingga mereka tahu yang benar dan salah.

6. Pelatihan Berkelanjutan

Karyawan harus mendapatkan pembelajaran dan pengembangan secara berkelanjutan. Training berjalan seiring dengan umpan balik kinerja karena peningkatan keterampilan dan pelatihan karyawan adalah bagian penting dari manajemen kinerja.

Karyawan dengan kinerja baik dapat meningkatkan kualitas produk dan layanan perusahaan demi menghasilkan citra merek yang lebih baik. Oleh karena itu, manajer harus menciptakan budaya pembelajaran dan pengembangan berkelanjutan agar karyawan terus berkembang sesuai kebutuhan zaman.

Bisakah Sistem Manajemen Kinerja Gagal?

Sayangnya, sistem manajemen kinerja bisa gagal. Mengapa demikian?

1. Sistem Tidak Akurat

Hal ini sering terjadi ketika perusahaan memilih review tahunan dibandingkan bulanan atau semester. Seorang karyawan tidak dapat dinilai akurat ketika kinerja mereka sepanjang tahun dirangkum dalam satu waktu.

Seorang manajer tidak dapat mengingat semua peristiwa dalam setahun. Review tahunan tidak dapat memberikan tingkat umpan balik efektif.

2. Karyawan Sebagai Pelengkap

Karyawan bukan pelengkap perusahaan dimana hal ini sering terjadi karena manajer sekedar melakukan tinjauan dan memberikan umpan balik sebagai formalitas. Para manajer tidak sungguh-sungguh menilai dan melakukan review sehingga tidak ada revisi.

3. Penggunaan Penilaian Konvensional

Penilaian kinerja karyawan konvensional dengan pencatatan manual semakin tidak efektif. Teknologi menjadi lebih terjangkau, sederhana, dan lebih mudah diakses dibandingkan sebelumnya.

Perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak untuk sistem manajemen kinerja. Dengan demikian, penilaian lebih efektif dan objektif.

Kesimpulan

Performance management system hadir untuk pengembangan sumber daya manusia dan perusahaan. Namun, butuh sistem akurat dan canggih untuk dapat melakukan penilaian sekaligus evaluasi demi peningkatan produktivitas karyawan.

Kenali Perbedaan Performance Management Dan Performance Appraisal

Perbedaan performance management dan performance appraisal cukup signifikan meski keduanya berperan penting dalam departemen sumber daya manusia. Keduanya mewakili pendekatan berbeda dengan cakupan serta implementasi berbeda.

Perbedaan Performance Management Dan Performance Appraisal

Baik performance management dan performance appraisal berperan penting dalam mendorong kinerja karyawan. Bahkan, keduanya harus dapat berjalan seimbang.

Kenali Performance Management

Performance management adalah fungsi departemen sumber daya manusia yang berfokus pada peningkatan kinerja, keterlibatan, dan pengembangan karyawan dalam suatu perusahaan. Proses ini komprehensif serta berkelanjutan. Performance management melibatkan penetapan ekspektasi kinerja yang jelas, pemantauan kemajuan secara teratur, memberikan umpan balik dan pembinaan, dan menyelaraskan tujuan individu dengan tujuan organisasi.

Tujuan dari performance management adalah :

1. Menyelaraskan Tujuan

Performance management bertujuan menyelaraskan tujuan individu dengan tujuan perusahaan serta menetapkan tujuan yang jelas dan terukur bagi karyawan. Tujuan tersebut harus selaras dengan tujuan perusahaan untuk mencapai keberhasilan organisasi dalam jangka panjang.

2. Meningkatkan Kinerja

Performance management bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Caranya adalah dengan memberikan umpan balik, pembinaan, dan dukungan secara teratur untuk membantu individu meningkatkan keterampilan mereka, mengatasi tantangan, dan mencapai potensi penuh mereka.

3. Pengembangan Karyawan

Performance management juga berfokus pada pengembangan karyawan dan melibatkan identifikasi area untuk perbaikan dan pembuatan rencana pengembangan, Pengembangan dipersonalisasi untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi karyawan. Perusahaan dapat membangun tenaga kerja yang berbakat dan cakap melalui investasi pertumbuhan karyawan,

Penekanan performance management adalah pendekatan proaktif untuk meningkatkan kinerja dengan cara sebagai berikut:

1. Penentuan Tujuan

Departemen HRD harus menetapkan tujuan yang spesifik, terukur, relevan, realistis. Tujuan ini terikat waktu yang selaras dengan tujuan organisasi.

2. Feedback Berkesinambungan

Departemen HRD perlu memberikan umpan balik yang konstruktif kepada karyawan secara rutin. Fokusnya adalah pada kinerja, area yang perlu ditingkatkan, dan ekspektasi kinerja.

3. Pengukuran Kinerja

Implementasi penilaian kinerja karyawan melalui berbagai metode. Metode tersebut termasuk penilaian diri, evaluasi rekan kerja, dan metrik objektif.

4. Perencanaan Pengembangan SDM

HRD dapat mengidentifikasi area untuk perbaikan kinerja karyawan. Setelah itu, harus ada rencana pengembangan yang dipersonalisasi untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi.

5. Diskusi kinerja

Diskusi berkala kinerja perlu dilakukan untuk pantau kemajuan. Tidak hanya itu, karyawan juga dapat mengatasi tantangan serta menetapkan tujuan baru melalui diskusi secara rutin.

6. Penghargaan dan Pengakuan

Karyawan perlu mendapatkan pendekatan personal. Mereka juga perlu penghargaan, terutama saat mereka menunjukkan kinerja tinggi. Dengan demikian, hal ini memperkuat perilaku positif dan memotivasi keunggulan yang berkelanjutan.

Kenali Performance Appraisal

Performance appraisal adalah proses sistematis yang penerapannya menilai kinerja pekerjaan masing-masing karyawan dan memberikan umpan balik. Proses ini melibatkan evaluasi formal secara berkala, baik setiap tahun atau 6 bulan. Tujuannya adalah mengukur pencapaian, kekuatan, area perbaikan, dan kontribusi keseluruhan karyawan terhadap organisasi.

Tujuan performance appraisal yang menonjolkan perbedaan performance management dan performance appraisal

1. Evaluasi Kinerja Pegawai

Tujuan utama performance appraisal adalah untuk mengevaluasi kinerja pekerjaan karyawan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Evaluasi ini memberikan proses terstruktur untuk menilai pencapaian, kekuatan, dan area yang perlu ditingkatkan. Umpan balik yang diberikan selama penilaian membantu karyawan memahami kinerja mereka dan mengidentifikasi area di mana mereka dapat meningkatkan keterampilan dan kemampuan mereka.

2. Pengembangan Pegawai

Performance appraisal dapat mendukung pengembangan dan pertumbuhan karyawan. Dengan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan menetapkan tujuan pengembangan, karyawan dapat menerima bimbingan, pelatihan, dan dukungan untuk meningkatkan kinerja dan memperluas keahlian mereka.

3. Penetapan Tujuan Terukur dan Dapat Dicapai

Performance appraisal memfasilitasi penetapan sasaran kinerja baru atau peninjauan sasaran kinerja yang sudah ada. Dengan menetapkan tujuan yang terukur dan menyelaraskannya dengan tujuan organisasi, karyawan termotivasi untuk berkontribusi terhadap keberhasilan organisasi secara keseluruhan.

4. Pemeliharaan Komunikasi dan Keterlibatan

Performance appraisal menyediakan platform formal untuk komunikasi antara manajer dan karyawan. Hal ini mendorong dialog terbuka, transparansi, dan pertukaran umpan balik. Diskusi kinerja rutin selama proses penilaian mendorong keterlibatan karyawan, memungkinkan penyelesaian permasalahan, dan mendorong hubungan kerja kolaboratif.

Mayoritas perusahaan menggunakan beberapa jenis metode performance appraisal yaitu:

1. Skala Penilaian

Evaluasi karyawan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan menggunakan penilaian numerik atau deskriptif.

2. Feedback 360 Derajat

Feedback terangkum dari berbagai sumber. Supervisor rekan kerja, dan bawahan memberikan pandangan kinerja yang komprehensif.

3. Observasi Perilaku

Implementasi penilaian kinerja melalui pengamatan langsung terhadap perilaku dan tindakan karyawan.

4. Teknik Insiden Kritis

Semua kejadian spesifik, baik perilaku berprestasi atau justru bermasalah perlu mendapatkan pencatatan. Pencatatan tersebut akan menjadi dasar evaluasi dan umpan balik.

5. Evaluasi Narasi atau Esai

Penilaian kinerja melalui narasi tertulis yang menggambarkan kekuatan, kelemahan, dan area yang perlu ditingkatkan.

6. Evaluasi Diri

Karyawan juga dapat melakukan evaluasi dengan cara menilai kinerja mereka sendiri Perusahaan biasanya menentukan kriteria, sesuai departemen. Mereka dapat melakukan evaluasi diri untuk refleksi perbaikan perusahaan.

Perbedaan Mendasar antara Performance Management dan Performance Appraisal

Performance management dan performance appraisal adalah dua konsep berbeda yang berbeda dalam tujuan, jangka waktu, fokus, orientasi umpan balik, dan penggunaan data. Performance management adalah proses holistik dan berkelanjutan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja, keterlibatan, dan pengembangan karyawan. Penekanannya adalah umpan balik yang berkelanjutan, penetapan tujuan, pengembangan keterampilan, dan menyelaraskan tujuan individu dengan tujuan organisasi.

Performance management merupakan pendekatan proaktif yang menumbuhkan budaya berbasis kinerja. Di sisi lain, performance management adalah komponen spesifik dari manajemen kinerja. Departemen HRD melakukan penilaian kinerja dari manajemen setiap tahun atau pada interval tertentu.

Sedangkan performance appraisal adalah adalah evaluasi dan penilaian kinerja karyawan terhadap kriteria atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Performance appraisal memiliki proses umpan balik yang lebih formal dan terstruktur, dari manajer kepada karyawannya.

Jadi, perbedaan performance management dan performance appraisal adalah dari pengaplikasian dan hasil evaluasi akhir. Namun demikian, perusahaan perlu mengaplikasikan keduanya. Tujuan akhir adalah untuk pengembangan perusahaan sekaligus pengembangan kinerja karyawan.

Skema Contoh Tes Asesmen Kompetensi Karyawan Yang Umum Digunakan HRD

Asesmen kompetensi memiliki peranan penting dalam proses perekrutan karyawan berbakat. Dalam hal ini, HRD perusahaan perlu mempersiapkan skema dan contoh tes asesmen kompetensi guna mencari kandidat bertalenta. Calon kandidat pun harus siap menghadapi tes asesmen selama proses perekrutan. Adapun berbagai bentuk asesmen yang mesti dipersiapkan HRD, dan juga diikuti calon kandidat sebagai persyaratan. Nah, apa saja itu? Simak penjelasannya lebih lanjut!

5 Pertimbangan Melaksanakan Tes Asesmen Kompetensi

Asesmen kompetensi berguna untuk mengukur perilaku (attitude), keahlian (skill), dan pengetahuan (knowledge) kandidat sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Dengan melaksanakan asesmen kompetensi ini juga dapat membantu HRD perusahaan memprioritaskan kinerja karyawannya. Terutama dalam hal-hal yang perlu ditingkatkan lagi agar proses perekrutan lebih terarah dan hasil asesmen pun lebih akurat.

Untuk mempermudah proses asesmen ini, berikut 5 pertimbangan melaksanakan tes asesmen kompetensi karyawan perusahaan:

Konsistensi

HRD perlu menyiapkan contoh tes asesmen kompetensi yang melibatkan konsistensi untuk mencapai hasil yang sesuai dan seimbang. Ini akan meminimalisir ambiguitas dan mendapatkan hasil asesmen yang konsisten.

Fokus dan Terarah

Asesmen kompetensi yang diproses dengan baik akan menampilkan kandidat dengan skill, knowledge, dan attitude sesuai dengan jabatannya dan tujuan perusahaan. Ini akan memudahkan tim HRD dalam menemukan kesenjangan keterampilan (skills gap) untuk menyesuaikan program pelatihan dan pengembangan untuk mengatasi masalah.

Efisiensi

Dengan adanya asesmen kompetensi, tugas HRD akan lebih mudah dalam menyaring sejumlah kandidat yang paling cocok untuk jabatan tertentu. Asesmen ini sudah pasti menghemat waktu dan juga biaya selama proses perekrutan berlangsung. Sehingga, HRD dapat memfokuskan keahlian kandidat yang diinginkan yang memiliki kompetensi tinggi untuk jabatan tersebut.

Mudah beradaptasi

Sebelum HRD perusahaan menerapkan asesmen kompetensi final dalam proses perekrutan, maka mesti mempersiapkan contoh tes asesmen kompetensi terlebih dahulu. Tak hanya itu, contoh tes harus siap beradaptasi dan berubah secara berkala. Sehingga suatu saat nanti akan selaras dengan tujuan perusahaan dan tren industri yang terus berkembang.

Skalabilitas

Skalabilitas disini berarti kemampuan HRD untuk memulai inovasi strategis dan holistik yang berkelanjutan dan menginspirasi karyawan untuk mencapai tujuan mereka. Inovasi skema tersebut dapat disesuaikan untuk berbagai asesmen kompetensi dalam penerapan evaluasi di berbagai departemen dalam perusahaan.

5 Cara Efektif Uji Contoh Tes Asesmen Kompetensi

Ketika melakukan pengujian kompetensi, HRD perusahaan perlu membuat skema karakteristik asesmen dari berbagai kompetensi yang berbeda. Disini HRD dapat melihat setiap kinerja yang unggul ataupun yang buruk. Berikut beberapa cara untuk menguji kompetensi kandidat:

Wawancara Berbasis Kompetensi

Wawancara adalah suatu asesmen yang paling sering digunakan. Pihak HRD akan menetapkan daftar pertanyaan yang berfokus pada suatu kompetensi. Seperti misalnya membandingkan kinerja kandidat di masa lalu ditandai dengan attitude kinerja kandidat di masa depan. Berikut contoh tes asesmen kompetensi berbasis wawancara yang umum digunakan:

Jelaskan style kepemimpinan kamu dan berikan contoh disaat kamu memimpin?
Bagaimana cara kamu menangani konflik di tempat kerja?
Apa pencapaian terbesar kamu dalam hidup?

Kuesioner Berbasis Kompetensi

Kuesioner diberikan kepada kandidat berupa daftar pertanyaan standar tentang bidang pekerjaan tertentu. Biasanya kuesioner ini bersifat metris yang mencakup latar belakang kandidat, pengambilan keputusan, aktivitas fisik, lingkungan kerja, dll.

Observasi Langsung

Observasi langsung dilakukan HRD dengan menyimak atau mendengarkan kandidat saat mereka terlibat dalam beberapa jenis aktivitas. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi ketika kandidat berhasil atau tidaknya menangani berbagai situasi di tempat kerja. HRD akan mencatat perilaku kandidat, serta memberikan semacam umpan balik kepada kandidat.

Pusat Asesmen (Assessment Centres)

Pusat asesmen adalah simulasi atau evaluasi kandidat berdasarkan wawancara, tes psikologi, dan pekerjaan yang ditugaskan. Simulasi tersebut digunakan untuk mengevaluasi kandidat berdasarkan perilaku yang sesuai dengan kompetensi pekerjaan yang ditawarkan. Berbagai tugas pekerjaan disimulasikan dalam bentuk rangkaian tes yang divalidasi. Asesmen kompetensi ini menilai apakah kandidat selaras dengan kompetensi perusahaan dalam aktivitas yang ditunjukkan.

Asesmen Psikometri

Penilaian psikometri bertujuan untuk menilai mental dan perilaku karyawan dalam suatu perusahaan termasuk bakat, penalaran, prestasi, dan tes kepribadian. Berikut contoh tes asesmen kompetensi dalam bentuk psikometri:

Tes penalaran numerik
Tes penalaran abstrak
Tes penalaran verbal (pertanyaan benar atau salah)
Tes penalaran induktif
Tes spasial

Skema Umum Contoh Tes Asesmen Kompetensi Karyawan

Contoh Tes Kepribadian:

Pilih satu pernyataan yang paling menggambarkan diri kamu, dan satu pernyataan yang paling tidak menggambarkan diri kamu:

Saya suka menganalisis informasi.
Saya seorang negosiator yang efektif.
Saya berusaha untuk berada dalam posisi berkuasa.
Saya selalu merencanakan pengeluaran saya terlebih dahulu.

Tes Asesmen Keterampilan

Keterampilan umum yang diuji meliputi pengetikan, pengoperasian komputer atau mesin, keterampilan bahasa atau pemrograman, dll. Asesmen tersebut merupakan indikasi mengenai bagaimana seorang kandidat akan menjalankan jabatannya tersebut.

Tes Kemampuan Kognitif

Biasanya 20-50 pertanyaan pilihan ganda mengukur kemampuan kognitif kandidat dan harus dijawab dalam batas waktu yang ditentukan.

Contoh:

Jika dua pernyataan pertama benar, apakah pernyataan terakhir benar?

Kebanyakan ular berwarna hijau.

Kebanyakan ular cepat.

Setidaknya satu ular berwarna hijau dan cepat.

Ya
Tidak
Tidak Pasti

Contoh Tes Integritas

Apakah kamu orang yang dapat dipercaya?
Apa yang kamu lakukan ketika melakukan kesalahan?
Apa kegagalan terbesar dalam hidup kamu? Bagaimana cara kamu mengatasinya?

Tes Kecerdasan Emosional

Putri merasa stres dan menjadi sedikit cemas ketika memikirkan semua pekerjaan yang harus dia lakukan. Ketika manajernya membawakannya proyek tambahan, dia merasa ____.

a) Kewalahan
b) Depresi
c) Malu
d) Gelisah

Kesimpulan

Ada banyak cara agar HRD perusahaan dapat menilai kandidat baru mereka dalam proses perekrutan. Yang terpenting adalah mengadakan asesmen kompetensi kinerja dan mengevaluasi apakah kandidat memiliki skill, knowledge, dan attitude untuk jabatannya. Asesmen kompetensi dapat diukur melalui keterampilan, kognitif, kecerdasan emosional, kepribadian, dll.

Maka dari itu, HRD mesti mempersiapkan contoh tes asesmen kompetensi yang efektif sebelum proses perekrutan. Hal ini mempermudah HRD melakukan evaluasi sesuai tujuan perusahaan. Di sisi lain, karyawan memiliki tugas yang jelas untuk mendapatkan efisiensi dan kepuasan kerja yang maksimal.

Rahasia Menguasai Competency-Based Interview Skills

Calon pencari kerja harus menguasai competency-based interview skills karena saat ini, wawancara kerja selalu melibatkan pertanyaan berbasis kompetensi. Hal ini dilakukan karena pemberi kerja menyempurnakan proses rekrutmen. Mereka meningkatkan kemampuan dalam mengidentifikasi kandidat terbaik.

Popularitas pertanyaan berbasis kompetensi atau competency-based interview menjadi semakin populer dalam wawancara. Meskipun beberapa pertanyaan sering menantang, pertanyaan-pertanyaan tersebut memberikan kesempatan kepada para profesional untuk menekankan pencapaian dan keterampilan berharga mereka pada tahap wawancara.

Jika Anda sedang mencari pekerjaan, tentu Anda harus menguasai kemampuan interview berbasis kompetensi. Dengan demikian, Anda memastikan bahwa kemampuan utama Anda dapat menjadi andalan dalam mencari pekerjaan yang Anda minati.

Cara Menguasai Competency-Based Interview Skills

1. Persiapkan Secara Matang

Tentu persiapan adalah kunci menghadapi wawancara dimanapun. Pastikan Anda mengidentifikasi contoh target spesifik yang telah Anda lakukan pada pekerjaan sebelumnya. Tentunya, target tersebut sama dengan spesifikasi pekerjaan.

Spesifikasi pribadi sekaligus keterampilan utama yang Anda tulis dalam resume adalah indikator terbaik tentang jenis pertanyaan yang akan ditanyakan saat wawancara. Banyak perusahaan ingin Anda memberikan contoh spesifik pekerjaan yang pernah Anda lakukan. Mereka akan menghubungkannya dengan kemampuan Anda untuk mengaplikasikan keterampilan dan pengalaman Anda di pekerjaan baru ini.

2. Persiapkan Jawaban Terstruktur

Asah competency-based interview skills Anda karena Anda akan menjawab pertanyaan berbasis kompetensi. Anda harus menyampaikan jawaban secara rinci, jelas dan terstruktur. Kandidat manapun harus mampu berbicara kepada pewawancara melalui contoh yang mereka berikan, menjelaskan proses yang digunakan untuk mengatasi masalah atau mencapai target.

Perlu diketahui bahwa peran karyawan profesional memerlukan keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang baik. Karena itu, pemilik bisnis memerlukan karyawan atau profesional dengan kemampuan menangani banyak tugas secara efisien dan efektif. Anda harus ingat bahwa hal ini sangat penting sehingga Anda perlu menyiapkan jawaban terstruktur.

3. Perhatikan Instruksi pewawancara Secara Detail

Hal penting dalam wawancara berbasis kompetensi adalah membaca petunjuk yang diberikan oleh pewawancara. Saat Anda menjelaskan apa yang mereka inginkan, perhatikan apakah bahasa tubuh atau perilaku pewawancara menghasilkan respons positif. Kandidat terkuat adalah mereka yang dapat menyesuaikan jawaban dan perilaku dengan apa yang dicari oleh pewawancara.

Perlu diingat bahwa Anda juga harus menyajikan jawaban dengan cara yang dapat mempengaruhi pewawancara. Ambil isyarat dari tingkat formalitas mereka. Dengan demikian, Anda menunjukkan bahwa Anda memperhatikan situasi serta memposisikan diri untuk dapat menjadi karyawan terbaik dengan cara apa pun yang Anda bisa.

4. Antisipasi Pertanyaan

Bagian penting dari proses persiapan lainnya adalah mengantisipasi pertanyaan pewawancara. Jika Anda telah mempertimbangkan kemungkinan pertanyaan berbasis kompetensi sebelumnya, Anda akan lebih siap untuk memberikan jawaban yang bagus. Banyak pertanyaan yang di luar dugaan dan merupakan perkembangan dari pertanyaan umum.

Pertanyaan umum berbasis kompetensi saat wawancara biasanya terkait dengan kemampuan Anda bekerja dengan tenggat waktu yang ketat, sambil tetap mengelola beban kerja normal Anda; menjelaskan contoh di mana Anda mengembangkan strategi untuk tetap terorganisir dan memastikan semua pekerjaan Anda selesai di bawah tekanan dan mengatur waktu secara efektif dan memprioritaskan tugas Anda saat Anda mengerjakan banyak proyek.

5. Menjadi Diri Sendiri

Kesan terbaik memang menjadi salah satu syarat wawancara. Anda memang harus menunjukkan kompetensi Anda. Tetapi, jangan sampai Anda terlihat berpura-pura. Para pewawancara profesional dapat mengetahui ketika seseorang berusaha terlalu keras untuk memberikan jawaban yang “benar” dibandingkan jawaban yang asli.

Berikan jawaban yang relevan, jujur, dan terstruktur. Jawaban tersebut harus menunjukkan pengalaman Anda sekaligus menonjolkan kepribadian Anda. Pengusaha tidak menginginkan jawaban seperti layakknya teks di buku. Mereka ingin melihat cara Anda berinteraksi saat menyajikan informasi.

Contoh Competency-Based Interview

Biasanya, pewawancara menggunakan beberapa pendekatan. Pertama-tama, pertanyaan yang paling umum spesifik adalah seperti ini, “Ceritakan momen ketika Anda mencapai suatu tujuan; langkah apa yang Anda ambil?”

Setelah Anda menjawab, mereka biasanya langsung memberikan beberapa pertanyaan serupa yang mencakup kompetensi utama. Bagi Anda, mungkin Anda merasa seperti mendapatkan ‘interogasi’ meski dengan tutur kata yang sopan dan lembut. Tetapi, pastikan Anda tetap menjawab secara terstruktur sehingga Anda tetap pada pokok permasalahan.

Hal berikutnya adalah model pertanyaan yang lebih umum seperti prestasi yang Anda anggap paling signifikan. Biasanya, nanti akan ada pertanyaan lanjutan setelah Anda menjelaskan beberapa contoh kompetensi dalam jawaban Anda. Anda harus memastikan bahwa jawaban Anda lengkap, namun tidak bertele-tele atau menghabiskan terlalu banyak waktu hanya untuk menjelaskan tugas.

Rahasia Menyusun Jawaban Competency-Based Interview

Para pakar human resources menjabarkan cara menyusun jawaban dengan menggunakan metode STAR yaitu:

Situation : Jelaskan situasi atau latar belakang secara singkat
Task: Jelaskan tugas utama atau kegiatan Anda tanpa bertele-tele
Action: Jabarkan tindakan yang telah Anda ambil selama menyelesaikan tugas hingga selesai
Result : Berikan kesimpulan akan hasil yang sudah Anda capai dari tiga poin tersebut diatas.

Berikan minimal dua contoh untuk masing-masing poin. Tetapi, apabila Anda tidak dapat menemukan dua contoh, mungkin Anda tidak sesuai dengan pekerjaan yang hendak Anda masuki.

Pewawancara yang profesional tentu ingin tahu apa yang telah Anda pelajari dari pengalaman yang sudah Anda alami di perusahaan lama. Secara detail, mereka ingin mencari tahu apakah Anda bisa menyelesaikan masalah secara berbeda di perusahaan yang baru. Tentu saja, persiapan matang harus Anda siapkan.

Bagaimana Mempersiapkan Competency-Based Interview?

Persiapan tersebut sangatlah sederhana. Pertama-tama, Anda harus memiliki daftar kompetensi untuk pekerjaan yang ingin Anda lamar. Pastikan Anda selalu memperbarui CV minimal dua kali setahun.

Kedua, carilah rekan yang Anda anggap cukup kritis. Lalu, berlatihlah wawancara dengannya sehingga Anda dapat menjawab dengan lancar. Hal ini jarang dilakukan banyak orang dimana mereka bisa gugup saat wawancara dan lupa dengan jawaban yang telah dirancang sebelumnya.

Kesimpulan

Competency-based interview skills mutlak dimiliki oleh siapa saja yang ingin mendapatkan pekerjaan impian. Tak lupa, Anda harus mengetahui latar belakang perusahaan dimana Anda melamar. Dengan demikian, Anda tahu kompetensi yang mereka anggap penting dalam memajukan perusahaan mereka.

Cara Menyusun Kompetensi Karyawan Secara Efektif dan Efisien

Pemilik perusahaan harus tahu cara menyusun kompetensi karyawan supaya mereka dapat meningkatkan karier, sekaligus mendukung perkembangan perusahaan. Karyawan yang merasa dihargai di tempat kerja akan memberikan hasil terbaik bagi perusahaan.

Salah satu cara yang paling jelas untuk melakukan hal ini adalah dengan memperkuat keahlian mereka. Pemilik perusahaan harus dapat memastikan bahwa mereka mendapatkan motivasi terbaik sehingga mereka dapat lebih termotivasi demi produktivitas dalam menjalankan peran mereka.

Cara Menyusun Kompetensi Karyawan

Tentu saja kompetensi karyawan harus terus dikembangkan secara kontinyu. Pasalnya, perkembangan teknologi harus membuat mereka terus berkompetisi. Beberapa cara efektif dalam meningkatkan kompetensi karyawan adalah sebagai berikut:

1. Menetapkan Tujuan yang Jelas Berdasarkan Keahlian

Pemilik perusahaan harus dapat menetapkan misi atau tujuan berdasarkan keahlian karyawan. Dengan demikian, mereka dapat memaksimalkan keahlian mereka. Sering kali, para manajer departemen pernah melakukan sosialisasi kepada anggota departemen tentang apa yang ingin mereka capai. Tetapi, saat anggota gagal, mereka mendapatkan sanksi.

Karena itulah, harus ada tujuan jelas yang realistis tetapi terkait pengalaman dan minat mereka sehingga karyawan untuk tetap produktif sepanjang tahun. Utamakan juga Key Performance Index untuk melacak progress menuju tujuan tersebut. Setiap manajer department dapat menggunakan KPI untuk mendeteksi apakah ada masalah yang muncul sehingga ada penyelesaian secepatnya.

2. Umpan Balik Secara Real Time

Perangkat lunak manajemen tenaga kerja atau workforce management (WFM) memungkinkan manajer untuk umpan balik secara real-time kepada karyawan. Umpan balik tersebut tentang kinerja mereka sebagai upaya memotivasi mereka untuk lebih produktif tanpa memiliki beban. Bahkan manajer juga dapat menambahkan reward ke dalam proses ini supaya tiap anggota tim dapat berkompetisi secara sehat.

Penggunaan perangkat lunak juga mengurangi tugas administrasi sehingga menghemat waktu dan biaya. Analisis real-time membuat setiap anggota tim termotivasi oleh tujuan yang sama. Perangkat lunak WFM juga menghilangkan perlakuan istimewa atau subjektif dari atasan ke bawahan. Hal ini memberikan motivasi kepada karyawan bahwa jika mereka bekerja keras, prestasi mereka akan diakui.

3. Beri Ruang Untuk Berkembang

Seringkali, pekerjaan menimbulkan rasa stres saat pekerjaan tersebut dilakukan karyawan yang tidak menguasainya. Kekurangan karyawan dapat menyebabkan banyak masalah karena adanya tambahan uang lembur atau tugas lain yang tidak terselesaikan karena karyawan melakukan double-task. Caranya adalah memberi ruang untuk berkembang kepada setiap karyawan.

Pengelolaan karyawan yang benar dan efektif mengurangi risiko dan kerugian yang disebabkan oleh kekurangan staf. Hal ini memungkinkan karyawan untuk fokus pada tuntutan peran mereka, menyenangkan pelanggan, dan bekerja seproduktif mungkin. Tidak adanya tekanan karena harus bekerja melebihi jam kerja juga akan meningkatkan semangat kerja sehingga karyawan tidak ragu untuk menjadi lebih produktif.

4. Mengikuti Teknologi Terkini

Saat ini, perangkat bisnis berkembang lebih cepat dibandingkan sebelumnya. Pelatihan untuk karyawan dalam mengoperasikan perangkat terkini sangat penting sebagai cara menyusun kompetensi karyawan. Semua karyawan dan manajer harus meluangkan waktu mengembangkan keahlian dalam teknologi terkini.

Jika semua anggota tim bekerja secara efisien melalui teknologi terkini, tidak akan ada yang menghambat proses pekerjaan. Selain itu, teknologi terkini dapat menghasilkan ide bisnis baru yang mungkin dianggap sulit. Berinvestasi dalam pelatihan teknologi akan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengasah keterampilan mereka. Perusahaan pun dapat menghemat waktu dan dana.

5. Pengembangan Leadership atau Kepemimpinan

Cara yang efektif untuk mengembangkan skill karyawan yang berbakat adalah memberikan tanggung jawab yang lebih besar. Dengan demikian, mereka punya motivasi dalam meningkatkan karir dan jabatan. Kepemimpinan merupakan tanggung jawab yang menuntut waktu dan pikiran dimana karyawan akan tertantang memaksimalkan kemampuan.

Tentunya, manajer harus membekali mereka dengan pelatihan dan perangkat yang diperlukan agar berhasil saat mempromosikan karyawan bertalenta. Hal ini mencakup program pelatihan formal serta pembinaan dan pendampingan di tempat kerja dengan teknologi terkini. Tak kalah penting adalah kesempatan kepada karyawan untuk belajar dari kesalahan mereka.

Mengapa demikian? Seorang pemimpin harus memiliki kebebasan untuk membuat keputusan dan belajar dari pengalaman mereka sendiri. Dengan demikian, mereka dapat mengembangkan gaya kepemimpinan mereka sendiri untuk memaksimalkan peran baru.

6. Konsistensi

Tidak mudah mempertahankan konsistensi, terutama dalam memberikan pelatihan kepada tim. Banyak manajer mengira bahwa mereka cukup merekrut kandidat dengan keterampilan bagus serta kualifikasi memadai. Padahal, manajer perlu memastikan bahwa ada tingkat pelatihan yang konsisten untuk semua karyawan.

Staf, terutama staf baru, harus konsisten mengikuti program pelatihan yang sama dengan level berbeda. Dengan demikian, kinerja mereka sesuai dengan pedoman dan ekspektasi perusahaan. Pelatihan yang konsisten juga dapat mengidentifikasi asumsi yang salah tentang proses menyelesaikan pekerjaan. Tidak hanya itu, pelatihan konsisten dapat dan menghentikan kebiasaan buruk yang sudah dilakukan dari perusahaan sebelumnya.

7. Pemberdayaan Karyawan

Manajer harus memahami pemberdayaan karyawan. Caranya dengan melatih, memotivasi, dan menghilangkan hambatan menuju kesuksesan. Tetapi, penerapannya harus bervariasi antar individu karena mereka memiliki bakat berbeda.

Tetapi, pemberdayaan karyawan harus dilengkapi dengan perangkat dan pelatihan yang mereka perlukan untuk menjadi produktif dan sukses. Karyawan akan mendapatkan otonomi lebih besar dalam peran mereka. Dengan dukungan tersebut, mereka berpotensi untuk membangun keahlian mereka.

Pelatihan keterampilan juga proses pemberdayaan karyawan melalui metode pengembangan bakat. Manajer harus dapat melakukannya secara tepat supaya hasilnya efektif. Pelatihan keterampilan haruslah kreatif, relevan, dan menyenangkan.

Salah satu kunci dari pelatihan keterampilan yang efektif adalah memastikan bahwa pelatihan tersebut sesuai dengan dengan masing-masing departemen. Pelatihan khusus tidak dapat menjadi diberlakukan secara universal karena hanya akan membuang waktu.

8. Suasana Kerja yang Mendukung

Suasana yang mendukung di tempat kerja sangatlah penting meski kerap kali diremehkan. Ruang yang tertata rapi, fasilitas mendukung, dan juga suasana pertemanan yang bagus akan membuat karyawan betah. Perlu juga adanya kegiatan outing yang dapat meningkatkan keakraban antar karyawan sehingga kerjasama tim lebih kuat.

Kesimpulan

Cara menyusun kompetensi karyawan tersebut diatas sangatlah efektif untuk meningkatkan produktivitas. Produktivitas karyawan secara maksimal tidak hanya akan menguntungkan perusahaan, tetapi juga memberi nilai lebih kepada karyawan. Mereka tidak hanya merasa punya nilai, tetapi juga berkesempatan mengembangkan potensi mereka.