Setiap organisasi bisnis tentu membutuhkan menusia agar bisa berjalan dengan baik. Maka dari itu meningkatkan peran aktif dan kreatif Sumber Daya Manusia sangatlah penting. Dan salah satu cara untuk meningkatkan peran SDM adalah dengan pengelolaan sumber daya manusia atau manajemen sumber daya manusia yang baik.

Dalam hal ini, manajemen sumber daya manusia merupakan hal mendasar yang mesti diperhatikan oleh pemilik atau pelaku usaha. Untuk memanajement sumber daya manusia dengan baik, Anda bisa mulai melakukan Pengembangan Aplikasi HRIS (Human Resource Information System)

Manajemen sumber daya manusia merupakan proses memperoleh, melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan, memerhatikan hubungan kerja mereka, memerhatikan kesehatan, keamanan dan juga masalah keadilan. Dengan kata lain, manajemen sumber daya manusia merupakan cara atau metode pengelolaan SDM secara efektif dan efisien dalam organisasi maupun bisnis agar mampu berkontribusi secara optimal bagi pencapaian tujuan organisasi.

Merujuk pada pendapat di atas, maka secara umum fungsi atau aktivitas manajemen Sumber Daya Manusia mencakup tiga hal penting.

1. Pencarian tenaga kerja. Hal ini mencakup perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen, seleksi dan penempatan.
2. Pengembangan tenaga kerja. Ini mencakup orientasi jabatan, pelatihan, pengembangan, perencanaan dan pengembangan karir.
3. Pemeliharaan tenaga kerja. Mencakup pengelolaan retensi dan turnover, penilaian hasil kerja, kompensasi, kesejahteraan dan hubungan manajemen dengan tenaga kerja.

Banyaknya informasi yang harus dikelola dalam manajemen sumber daya manusia memunculkan permasalahan. Permasalahan ini akan sangat sulit diselesaikan dengan manajemen sumber daya manusia tradisional. Kompleksitas permasalahan yang cukup tinggi dalam pengelolaan sumber daya manusia ini dapat terselesaikan dengan bantuan sistem informasi sumber daya manusia berbasis komputer.

Gabungan antara manajemen SDM dengan teknologi informasi menghasilkan solusi manajemen sumber daya manusia yang saat ini kita kenal dengan Human Resource Information System (HRIS). Penerapan HRIS ini membuat pekerjaan dalam manajemen SDM semakin efektif. Karena seluruh informasi disimpan dalam satu database dan digunakan bersama.

Apa itu HRIS
HRIS atau Human Resource Information System merupakan software atau aplikasi online untuk data entry, melacak data dan sumber informasi untuk departemen Sumber Daya Manusia, Payroll, pihak management dan departemen akuntansi. Berdasarkan data yang dihimpun HRIS tersebut, kita bisa menentukan hak-hak yang harus diterima karyawan berdasarkan kententuan yang berlaku di perusahaan.

HRIS bisa berjalan secara efektif apabila telah diisi dengan data. Di mana data-data tersebut bisa digunakan kapan saja. Selain itu, setiap modul dalam HRIS seharusnya juga dirancang untuk menjadi suatu expert system. Contoh:

1. Modul absensi dirancang untuk bisa digunakan dalam kalkulasi uang kehadiran, tingkat keterlambatan, uang lembur, dan kalkulasi cuti.

2. Modul payroll dirancang agar bisa digunakan untuk menghitung total pendapatan, pajak, serta perhitungan gaji yang akan dibayarkan.

3. Modul pengembangan sumber daya manusia dirancang agar bisa digunakan untuk menganalisis gap keterampilan (kompetensi), pemetaan SDM, serta kalkulasi HR readiness index.

Selain tiga hal tersebut, kriteria HRIS yang memadai adalah terpenuhinya syarat-syarat sebagai berikut:

1. Faktual
HRIS harus berisi data-data terbaru terkait dengan rekam jejak setiap karyawan, misalnya riwayat jabatan, kinerja karyawan, program pengembangan yang telah diikuti dan sebagainya.

2. Akurat
Akurat artinya data-data yang disajikan HRIS benar-benar data yang falid.
3. Ringkas dan padat informasi
Dalam hal ini HRIS harus bisa menyajikan informasi yang jelas, karena data-data digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

4. Relevan
HRIS harus menyajikan data yang sesuai, falid dan jelas, karena data tersebut diperlukan dalam menjalankan proses manajemen talenta.

Gratis Katalog KPI HRD + 10 Materi Pelatihan Manajemen SDM yang Amazing. KLIK DISINI dan Dapatkan GRATIS Sekarang.

5. Lengkap
Dalam hal ini HRIS harus menyajikan data atau informasi secara menyeluruh dan mampu menghubungan keterkaitan antar informasi yang satu dengan yang lainnya.

Pengengembangan HRIS
Penerapan HRIS telah diakui sangat membantu banyak perusahaan. Sayangnya, seringkali penerapannya memakan waktu yang cukup lama dan kurang efektif. Padahal, pengembangan Aplikasi HRIS diharapkan mampu menunjang jalannya perusahaan. Nah, agar pengembangan HRIS berhasil, efektif dan efisien, simak langkah-langkah berikut ini.

Perencanaan yang matang dan visi yang jelas
Langkah pertama ini tidak bisa dianggap enteng, perencanaan yang baik serta tujuan yang jelas mempermudah implementasi HRIS dan tentunya mempermudah jalannya perusahaan. Untuk itu, luangkan waktu untuk membuat perencanaan yang matang dan jelas tentang apa yang perusahaan butuhkan, sehingga visi dan misi perusahaan dapat tercapai. Jangan lupa, review terlebih dahulu sistem yang sudah berjalan, cari apa kekurangan dari sistem tersebut, apa yang harus diubah dan sebagainya. Selanjutnya, konsultasikan rencana (konsep dan tujuan) penerapan HRIS yang baru.

Pilih Produk HRIS yang sesuai dengan kebutuhan dan libatkan penyedia dalam proses penerapanny

Setelah melakukan perancangan dengan matang dan karakteristik karyawan serta core value perusahaan Anda ketahui, langkah selanjutnya adalah menentukan produk HRIS yang memiliki fitur sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, absensi harian, tingkat keterlambatan, skema lembur, payroll, klaim cuti, talent management, pengembangan SDM, pelaporan, tunjangan, kompetensi, manajemen kerja, serta key performance improvement, dan sebagainya. Selain itu, penting juga melibatkan pihak vendor/ penyedia layanan dalam proses implementasi atau penerapan HRIS, agar hasilnya sesuai dengan yang Anda harapkan.

Persiapkan karyawan yang dapat membantu proses iplementasi

Setelah sistem HRIS baru dibuat, selanjutnya libatkan semua personel perusahaan dalam proses implementasi. Hal ini bertujuan agar semua personel perusahaan memperoleh bekal yang sama ketika HRIS yang baru diterapkan. Kemudian lakukan analisis secara mendalam apakah penerapan HRIS yang baru berpengaruh terhadap keseharian dan kinerja karyawan.

Penting juga untuk menemukan atau mendapatkan karyawan yang bisa membantu menyukseskan HRIS yang baru. Jika Anda sudah menemukan sosok tersebut, jadikan ia sebagai referensi utama untuk karyawan lain yang merasa kesulitan dengan HRIS baru tersebut.

Lakukan Review
Langkah selanjutnya setelah semua karyawan mendapatkan pelatihan penerapan HRIS baru ialah penerapan dalam keseharian perusahaan. Selama fase ini berlangsung, lakukan review sistem secara berkala, apakah dengan HRIS baru ini membuat karyawan kesulitan, atau sebaliknya mempermudah karyawan. Apakah manajemen data HRIS baru tersebut tersusun dengan rapi, mudah diakses, dan dapat mempermudah serta memperlancar bisnis perusahaan. Telitilah dengan baik semua itu, dan jika ada kekurangan konsultasikan dengan pihak vendor.

Itulah beberapa hal yang bisa kami bagikan ketika Anda ingin membangun aplikasi HRIS. Semoga langkah-langkah tersebut bisa membuat HRIS yang akan Anda buat berjalan efektif sehingga bisa membantu melancarkan jalannya perusahaan. Dan satu hal lagi yang perlu kami tekankan, yaitu rencanakan dengan matang serta tentukan HRIS yang tepat untuk perusahaan Anda. Dengan dua hal tersebut, perusahaan bisa lebih baik dalam me-manage sumber daya manusia, baik yang sudah ada saat ini maupun yang akan datang kemudian.