Performance appraisal atau penilaian kerja merupakan proses yang dilakukan organisasi atau perusahaan dalam rangka menilai atau mengevaluasi prestasi atau kinerja karyawan. Proses ini dilakukan untuk mengukur kinerja dan memberi umpan balik pada karyawan mengenai kinerja yang mereka tunjukkan selama ini. Perfomance Appraisal juga bisa menjadi masukan atas keputusan dari departemen personalia.

Dalam performance appraisal diperlukan patokan tertentu untuk bisa mendapatkan hasil dari penilaian serta mengetahui bagaimana menggunakan penilaian tersebut. Agar proses lebih optimal, sekurangnya harus mengevaluasi dua hal yang menjadi kunci, yaitu berkaitan dengan aspek kompetensi dan aspek hasil kinerja. Dua aspek ini merupakan kunci dari penilaian kinerja.

Key Performance Indikators atau KPI merupakan aspek hasil kinerja karyawan yang bisa dinilai berdasarkan indikator kerja. KPI menjadi metrik finansial dan non finansial yang dipakai untuk membantu organisasi atau perusahaan dalam menentukan dan menilai kinerja suatu sasaran dalam organisasi tersebut. KPI sering digunakan dalam pengamatan bisnis untuk dapat menilai keadaan terkini suatu bisnis, sehingga bisa menentukan tindakan atau solusi dari keadaan tersebut.

Selain itu, KPI juga digunakan dalam menilai kegiatan-kegiatan yang susah diukur. Misalnya dalam menilai keuntungan dari pengembangan kepemimpinan, layanan, perjanjian, dan kepuasan. KPI banyak dihubungkan dengan berbagai strategi organisasi dan bergantung pada sifat organisasi tersebut.
Untuk menilai kinerja karyawan dapat diawali dengan menyusun KPI. Penyusunan ini harus dilihat berdasarkan bidang yang digeluti.

Misalnya, pada bidang SDM, finance, marketing, IT, dan lain-lain. KPI akan mengukur sejauh apa parameter kualitatif dari kinerja yang dilaksanakan dan memberi kejalasan indikator yang ingin dicapai sehingga bisa meningkatkan performa kedepannya. Tentunya juga ditetapkan langkah-langkah yang tepat untuk dapat merealisasikan strategi perusahaan tersebut.

KPI harus memenuhi kriteria tertentu. Pertama, memenuhi kriteria dari target yang diinginkan, baik meliputi pencapaian maupun waktu yang dibutuhkan. Kedua, memiliki orientasi terhadap outcame, bukan sekedar output karena outcame akan berpengaruh dengan signifikan. Selanjutnya, harus mempunyai nilai threshold, yang akan menjadi pembeda antara nilai aktual dan nilai target.

Menyusun KPI menjadi hal penting dalam memajukan sebuah perusahaan. Ini karena perusahaan diharuskan memiliki visa yang jelas, dilengkapi dengan misi yang terarah. Perlu ada langkah-langkah praktis yang mesti dilakukan untuk merealisasikan visi dan misi yang ada agar tercapainya tujuan awal. Yang paling penting KPI dapat mengukur pencapaian dari performa kinerja dan dapat menentukan apakah telah sesuai atau belum.

KPI yang disusun haruslah berdasarkan tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan. Sebab, KPI menjadi alat ukur dalam performa sebuah perusahaan sehingga mesti mencerminkan keberadaan perusahaan tersebut. Dalam artian, penyusunan KPI masing-masing perusahaan akan berbeda-beda didasarkan pada kebutuhan perusahaan tersebut.

Berdasarkan hal itu, sebelum menyusun KPI perusahaan mesti melakukan persiapan. Persiapan yang dilakukan ini untuk memberi penjelasan tentang berbagai hal yang bersangkutan dengan perusahaan sehingga dapat menetapkan KPI yang sesuai. Persiapan ini dapat meliputi penetapan tujuan atau hal lainnya yang diperlukan.

Penetapan tujuan yang hendak diraih merupakan langkah awal persiapan. Selanjutnya, mendefinisikan dengan jelas proses dari bisnis. Penetapan ukuran dari segi kualitas dan kuantitas juga harus dilakukan dan disesuaikan dengan pencapaian tujuan yang diinginkan. Yang tak kalah penting, setiap kondisi harus dimonitoring sehingga bisa mengetahui apa yang terjadi dengan cepat dan melakukan perubahan sesuai kebutuhan agar tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk mendapatkan hasil yang optimal. KPI memerlukan perencanaan matang yang harus dipersiapkan. Tak hanya perencanaan dan sederet persiapan, kegiatan ini juga mesti didukung dengan adanya ketersediaan data serta informasi yang tersaji secara akurat dan konsisten. Peranan penting dari sistem informasi dalam perusahaan sangatlah dibutuhkan pada kegiatan ini.

Informasi akurat dan konsisten yang bisa disediakan sistem informasi perusahaan, bisa mendukung data hasil yang diperoleh dapat dipertanggungjawabkan. Apalagi jika informasi tersebut bisa diakses dengan mudah oleh siapa saja yang memiliki kepentingan.

Dengan begitu akan menambah akurat dan konsisten dari hasil tersebut. Tentunya perusahaan mesti menyediakan perangkat yang berhubungan dengan teknologi informasi yang tepat sasaran dan fungsional.

KPI akan semakin optimal bila difungsikan dengan memenuhi kaidah yang telah ditetapkan. Kaidah itu meliputi proses yang spesifik (scientific), terukur (measureable), realistis atau bisa dicapai (achievable), bisa dipercaya (realiable), dan memenuhi target waktu (time bound). Jika kaidah itu terpenuhi maka KPI yang ditetapkan akan memberi hasil sesuai harapan.

Penyusunan tabel KPI bisa dilakukan berdasarkan level karyawan. Mulai level direksi sampai level supervisor. Proses dalam pengembangan KPI ini disertai dengan adanya penyusunan panduan mengenai pengembangan KPI. Ini juga disertai dengan sosialisai dan seperti apa cara penerapan dari sistem KPI ini sehingga dapat mengukur performa dari manajemen karyawan.

Pengembangan KPI untuk karyawan selain memperhatikan levelnya yang beragam, juga harus disertai dengan pendamping intensif yang harus ada selama waktu implementasi ketika proses pengembangan KPI berlangsung. Ini dilakukan untuk memastikan sistem KPI berjalan efektif. Tingkat efektivitas ini dapat dicek melalui rangkaian sesi dalam monitoring bulanan, sehingga dapat dilihat seberapa jauh efek dari manajemen kerja yang berbasis sistem KPI.

Setelah KPI ditetapkan dan dijalankan dengan baik, selanjutnya bisa melihat hasil evaluasi karyawan dan membandingkannya dengan target yang terukur yang sudah ditetapkan berdasarkan hasil pencapaian yang aktual. Dengan mempertimbangkan aspek kompetensi dan aspek hasil kerja inilah yang akan menjadi patokan untuk mengevaluasi karyawan sehingga menghasilkan skor penilaian. Skor akhir yang didapatkan akan menjadi dasar dalam menentukan kenaikan gaji atau bonus yang diterima.

Baca juga artikel tentang : Cara Menyusun KPI Karyawan secara Efektif