Proses performance management system atau sistem manajemen kinerja berkelanjutan mengacu pada evaluasi secara berkesinambungan terhadap karyawan., sesuai peran individu dalam departemen masing-masing. Performance management termasuk pengembangan rencana kinerja untuk mencapai tujuan masing-masing karyawan dalam jangka waktu yang ditentukan.

Langkah Utama Performance Management System

Proses manajemen kinerja mencakup beberapa langkah krusial sebagai berikut.

1. Rencana

Langkah dasar dalam proses pengelolaan kinerja karyawan adalah ‘perencanaan’.  Perencanaan tersebut adalah evaluasi karyawan secara efektif sekaligus menetapkan tujuan siklus manajemen kinerja.

Saat menetapkan tujuan, seseorang harus memastikan bahwa tujuan tersebut memenuhi persyaratan tujuan dengan istilah SMART:

S – Specific (Spesifik)

M – Measurable (Terukur)

A –  Achievable (Tercapai)

R – Relevant (relevan)

T – Time bound (Terikat waktu)

Strategi perencanaan yang tepat dapat menyelaraskan kinerja karyawan dengan tujuan perusahaan . Hal ini juga dapat diubah sesuai dengan perubahan prioritas bisnis. Dengan demikian, ada kepastian keterlibatan penuh dari seluruh karyawan.

2. Pengaplikasian

Setelah penetapan tujuan, manajemen harus menyampaikan hal yang sama kepada stafnya dan mengumpulkan umpan balik untuk membuat perubahan sesuai saran mereka.  Setelah semuanya selesai, sekarang saatnya untuk mengimplementasikan rencana.

Manajer harus mulai mengevaluasi karyawan berdasarkan tujuan kinerja.  Seorang manajer juga harus menerima umpan balik rutin dari staf untuk mendorong keterlibatan mereka.

3. Pemantauan

Langkah selanjutnya adalah pemantauan kemajuan staf secara kontinu. Langkah ini penting untuk memahami apakah mereka berada pada jalur yang benar.

Manajer harus mengenali dan menghargai karyawan yang konsisten, namun juga tetap memantau karyawan dengan berkinerja buruk untuk mengevaluasi hambatan yang mereka hadapi.  Manajer dapat menggunakan berbagai instrumen seperti umpan balik 360 derajat (360-degree feedback,), evaluasi rekan kerja, dan sebagainya demi tinjauan kinerja secara komprehensif.

4. Ulasan

Ulasan kinerja adalah bagian dari proses performance management system yang membantu manajer mengkomunikasikan pemikiran dan analisis dengan staf.  Ulasan atau review dapat dilakukan setelah manajer mengevaluasi kinerja.

Manajer dapat membantu staf mereka memahami seberapa besar kontribusi mereka terhadap pertumbuhan perusahaan. Tentu, harus ada  penghargaan yang sesuai.

Manajer juga dapat mendiskusikan tujuan karir karyawan dan menyelaraskannya dengan tujuan perusahaan. Faktor ini penting  untuk memastikan keterlibatan yang maksimal.

Komponen Utama dari Sistem Manajemen Kinerja

Sistem manajemen kinerja dapat berfungsi secara efisien melalui pengaplikasian beberapa komponen. Komponen tersebut memastikan bahwa sistem berjalan lancar tanpa menghambat pekerjaan karyawan sehari-hari.

Komponen sistem manajemen kerja juga berfungsi memberi instrument kuat untuk sumber daya manusia dan keseluruhan tim.  Dengan demikian manajer melibatkan staf sambil mengevaluasi kinerja mereka di perusahaan secara aktif.

Komponen utama kunci dari sistem manajemen kinerja adalah:

1. Penetapan Tujuan

Penetapan tujuan merupakan komponen dasar dari setiap sistem manajemen kinerja karyawan. Penetapan tujuan dapat membantu penetapan SMART yang krusial bagi karyawan, sesuai deskripsi pekerjaan mereka.

Manajer juga harus berhati-hati agar staf memahami arti tujuan mereka. Mereka juga harus tahu bagaimana tujuan tersebut terkait dengan tujuan organisasi.

Dengan penetapan tujuan, karyawan dapat tetap terlibat.  Mereka akan menyadari betapa pentingnya pekerjaan mereka bagi perusahaan.

2. Efektivitas Komunikasi

Komunikasi yang terbuka adalah landasan keberhasilan perusahaan dengan berbagai skala.  Oleh karena itu, seorang manajer harus menumbuhkan budaya komunikasi terbuka.

Kolaborasi yang baik akan menjaga motivasi staf. Seorang manajer harus dapat menjaga jalur komunikasi terbuka sehingga karyawan selalu mengetahui kemajuan mereka serta seberapa relevan pekerjaan mereka bagi perusahaan.

3. Peninjauan Berkala

Peninjauan berkala adalah komponen penting dalam perangkat lunak manajemen kinerja. Alasannya adalah instrument ini dapat mengkomunikasikan pendapat manajemen tentang kinerja staf pada tingkat individu.

Penilaian kinerja biasanya dilakukan setiap tahun atau triwulanan dalam metode manajemen kinerja konvensional. Namun, hal ini telah digantikan dengan umpan balik berkelanjutan di sistem yang lebih baru.

4. Pengakuan Karyawan

Karyawan akan merasa terlibat jika mereka ‘diakui’ keberadaannya. Karyawan perlu menyadari pentingnya keberadaan mereka dalam perusahaan.

Pengakuan karyawan yang tepat akan membuat perusahaan menjaga karyawan untuk termotivasi dalam bekerja lebih keras.  Saat ini, sistem manajemen kinerja yang lebih modern hadir dengan berbagai jenis modul reward dan pengakuan karyawan supaya manajer lebih mudah mengenali upaya karyawan mereka.

5. Umpan Balik Bermanfaat

Manajer tidak hanya memberikan umpan balik kepada karyawan. Tetapi, manajer harus memastikan bahwa umpan balik tersebut bersifat membangun.

Umpan balik yang membangun mengacu pada bentuk umpan balik yang memotivasi karyawan untuk memahami cara memperbaiki diri.  Jadi karyawan tidak merasa bahwa kekurangannya saja yang dicari-cari.

Umpan balik lebih bermanfaat dari sekedar pujian. Manajer harus memberi mereka alasan tentang umpan balik tersebut sehingga mereka tahu yang benar dan salah.

6. Pelatihan Berkelanjutan

Karyawan harus mendapatkan pembelajaran dan pengembangan secara berkelanjutan. Training berjalan seiring dengan umpan balik kinerja karena peningkatan keterampilan dan pelatihan karyawan adalah bagian penting dari manajemen kinerja.

Karyawan dengan kinerja baik dapat meningkatkan kualitas produk dan layanan perusahaan demi menghasilkan citra merek yang lebih baik.  Oleh karena itu, manajer harus menciptakan budaya pembelajaran dan pengembangan berkelanjutan agar karyawan terus berkembang sesuai kebutuhan zaman.

Bisakah Sistem Manajemen Kinerja Gagal?

Sayangnya, sistem manajemen kinerja bisa gagal. Mengapa demikian?

1. Sistem Tidak Akurat

Hal ini sering terjadi ketika perusahaan memilih review tahunan dibandingkan bulanan atau semester. Seorang karyawan tidak dapat dinilai akurat ketika kinerja mereka sepanjang tahun dirangkum dalam satu waktu.

Seorang manajer tidak dapat mengingat semua peristiwa dalam setahun. Review tahunan tidak dapat memberikan tingkat umpan balik efektif.

2. Karyawan Sebagai Pelengkap

Karyawan bukan pelengkap perusahaan dimana hal ini sering terjadi karena manajer sekedar melakukan tinjauan dan memberikan umpan balik sebagai formalitas.  Para manajer tidak sungguh-sungguh menilai dan melakukan review sehingga tidak ada revisi.

3. Penggunaan Penilaian Konvensional

Penilaian kinerja karyawan konvensional dengan pencatatan manual semakin tidak efektif. Teknologi  menjadi lebih terjangkau, sederhana, dan lebih mudah diakses dibandingkan sebelumnya.

Perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak untuk sistem manajemen kinerja. Dengan demikian, penilaian lebih efektif dan objektif.

Kesimpulan

Performance management system hadir untuk pengembangan sumber daya manusia dan perusahaan. Namun, butuh sistem akurat dan canggih untuk dapat melakukan penilaian sekaligus evaluasi demi peningkatan produktivitas karyawan.