Efisiensi menjadi hal yang penting untuk memastikan Anda bisa menyelesaikan suatu pekerjaan dengan tepat dengan pemanfaatan waktu yang optimal. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi yaitu dengan memahami pelatihan manajemen waktu.
Jika kita pahami, semua orang membutuhkan kemampuan ini. Baik itu pegawai, tim manajemen, pimpinan divisi, bahkan tingkatan direktur sekalipun.
Namun, pada kesempatan kali ini kami ingin fokus mengulas time management pada karyawan atau pegawai.
Dengan asumsi Anda adalah pemilik bisnis atau usaha, maka ini menjadi pembahasan yang cukup relevan untuk disimak sampai selesai.
Namun sebelum menjelaskan lebih lanjut mengenai training manajemen waktu, mari kita pahami dulu hal-hal yang mendasar.
Apa Itu Manajemen Waktu (Time Management)?
Manajemen waktu adalah upaya mengatur atau mengelola waktu dengan baik dalam kehidupan sehari-hari.
Ya, konteks dari time management memang cukup luas tidak hanya berfokus terhadap aspek efisiensi pekerjaan, melainkan hal ini membahas mengenai kemampuan individu dalam memanfaatkan waktunya.
Tujuan utama dari manajemen waktu adalah menghindari aktivitas atau tindakan yang sia-sia, mengubahnya menjadi sesuatu yang produktif dan bermanfaat baik untuk jangka pendek atau panjang.
Dalam lingkup pekerjaan, manajemen waktu punya peran yang penting mempengaruhi kinerja atau performa tenaga kerja dalam menjalankan tugasnya.
Pelatihan Manajemen Waktu dan Apa yang Harus Dilakukan
Meskipun terlihat mudah dan sepele, nyatanya menerapkan manajemen waktu yang baik itu sulit dan butuh pembiasaan. Oleh karena itu, saat ini banyak beredar penyedia kelas training time management untuk membuat semuanya lebih terarah.
Tentunya setiap penyedia training punya rahasia sendiri-sendiri bagaimana mereka bisa memaksimalkan upaya time management yang lebih baik. Berikut kami jelaskan beberapa poin umumnya:
1. Membuat Data Aktivitas Pekerjaan Atau Kegiatan Harian
Cara yang bisa dilakukan untuk menerapkan manajemen waktu yang efektif adalah paham apa yang harus Anda lakukan.
Salah satunya dengan membuat data aktivitas atau kegiatan harian. Ini akan membuat waktu-waktu yang Anda habiskan tetap terpantau dan mudah untuk diatur.
Misalnya dengan menggunakan fitur pengingat pada ponsel, mencatat to do list, dan lain sebagainnya. Misalnya saat berada di kantor Anda bisa menganalisis kondisi, mana kegiatan yang memang penting dan harus diutamakan.
2. Memahami Konsep Skala Prioritas Pada Setiap Kegiatan
Pelatihan manajemen waktu juga berkaitan erat dengan kemampuan individu untuk memiliki skala prioritas. Dengan begini, mereka tidak akan meremehkan waktu dan bisa memanfaatkannya dengan baik.
Pekerjaan dengan prioritas tinggi harus dikerjakan lebih dahulu, hal ini bisa dilatih dengan metode yang lebih kurang sama membuat catatan. Seiring berjalannya waktu, Anda akan terbiasa untuk menentukan skala prioritas tanpa harus mencatatnya lagi.
3. Mengurangi Kegiatan yang Tidak Perlu (Penghambat Kinerja)
Tenaga kerja dengan manajemen waktu yang baik pastinya paham apa saja kegiatan dengan skala prioritas rendah. Kegiatan ini biasanya menghabiskan waktu, tapi sedikit manfaat yang bisa diperoleh dengan melakukannya apalagi di tempat kerja.
Dalam kondisi tertentu bahkan bisa menimbulkan konflik misalnya seperti kebiasaan gosip, perundungan, dan bermain-main di waktu yang tidak tepat.
Kegiatan seperti ini perlu ditangani dengan baik, sebisa mungkin diminimalisir untuk mengurangi masalah yang bisa mengacaukan efisiensi kerja.
Baca juga: Masalah Pengembangan SDM di Era Global, Seberapa Sulit Menghadapinya?
Procrastination Musuh Utama Time Management
Salah satu hal yang sering terjadi pada kegagalan time management adalah kebiasaan menunda pekerjaan alias procrastination. Rencana yang sudah dibuat sedemikian rupa seketika berantakan apabila Anda belum mampu menyingkirkan masalah ini.
Kebanyakan orang menganggap mereka punya banyak waktu, sehingga muncul istilah “Kalau bisa besok, kenapa harus sekarang?”
Meskipun kita paham teorinya, terkadang mengatasi kebiasaan menunda-nunda seperti ini sulit teratasi jika tidak ada kemauan dari individu tersebut. Beberapa langkah yang bisa diambil untuk menguranginya yaitu:
- Buatlah target, santai memang perlu untuk membuat pikiran rileks. Namun, terlalu santai akan memunculkan bibit procrastination yang perlahan bisa mengurangi nilai produktivitas Anda
- Singkirkan pemicu, ada banyak hal yang bisa mengganggu produktivitas mulai dari HP yang tidak berhenti berdering, notifikasi dari sosmed, dan lain sebagainya. Hindari semua hal itu fokuslah pada apa yang sedang Anda kerjakan
Demikian penjelasan mengenai pelatihan manajemen waktu. Apabila Anda punya pertanyaan atau kendala untuk menerapkannya silahkan berkonsultasi dengan tenaga profesional yang sudah berpengalaman dan paham dengan aspek ini.
Misalnya seperti konsultan SDM, mereka bisa membantu tenaga kerja untuk meningkatkan produktivitas dengan berbagai tahapan pengembangan SDM salah satunya memperbaiki kualitas manajemen waktu.
