Pelatihan karyawan memiliki arti penting dalam peningkatan kualitas sumber daya manusia di perusahaan. Kegiatan ini biasanya dilakukan di awal masuk kerja untuk membekali orang-orang baru dengan pengetahuan, terutama tentang hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan yang diberikan. Bentuk pelatihan juga bisa dilakukan dengan pemberian kursus.

Yang terpenting, tujuan utamanya yaitu menambah wawasan para karyawan agar lebih profesional dalam pekerjaannya dapat tercapai. Mereka dapat lebih terampil, juga secara efektif dan efisien mengerjakan tugas yang diberikan oleh perusahaan.

Biasanya, materi yang disampaikan lebih bersifat teori dan sikap kerja.

Para ahli memiliki definisi tersendiri tentang pelatihan karyawan serta tujuannya.

Pentingngya Menyusun Materi Pelatihan Karyawan

Salah satunya adalah pengertian pelatihan menurut Carrell dan Kuzmits (1982:282), yaitu sebagai proses sistematis dimana karyawan mempelajari pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skill), kemampuan (ability) atau perilaku terhadap tujuan pribadi dan organisasi. Kedua ahli yang sama juga membagi tujuan utama dari pelatihan ke dalam 5 area (1982:278):

1. Untuk meningkatkan ketrampilan karyawan sesuai dengan perubahan teknologi.
2. Untuk mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru agar menjadi kompeten.
3. Untuk membantu masalah operasional.
4. Untuk menyiapkan karyawan dalam promosi.

Untuk memberi orientasi karyawan untuk lebih mengenal organisasinya.

Pelatihan karyawan dapat diberikan sendiri oleh pihak perusahaan atau bekerja sama dengan penyedia jasa training kompeten dan pengalaman di bidangnya. Efektif atau tidaknya program ini juga tentu menjadi bagian dari pertimbangan agar perusahaan tidak sia-sia dalam menginvestasikan dana dan waktu untuk jasa tersebut. menurut As’ad (1987:73), ada lima komponen penting yang menentukan keberhasilan dari program pelatihan, yaitu:

1. Sasaran pelatihan atau pengembangan
2. Pelatih atau trainer
3. Bahan-bahan latihan
4. Metode latihan
5. Peserta atau trainee

Dari kelima komponen tersebut, bahan-bahan atau materi latihan juga memiliki peranan penting dalam penyelenggaraan training yang efektif.

Meskipun sering dilakukan berkali-kali setiap periode perekrutan atau secara berkelanjutan, pelatihan yang diadakan untuk karyawan tetap harus dipersiapkan sebaik-baiknya. Dibutuhkan perencanaan yang matang dalam penyusunan materi agar dapat menjawab kebutuhan dan memberikan hasil yang tepat.
Secara garis besar, ada tiga tahapan utama dalam pelaksanaan training yang efektif, yaitu:

1. Pre Training
2. On Going Training
3. Post Training

Dari ketiganya, persiapan materi termasuk ke dalam tahapan Pre Training. Langkah ini merupakan lanjutan dari hasil pengukuran matrix dah hasil ukur serta sasaran pelatihan yang telah ditentukan.

Sifat materia yang disampaikan adalah langsung kepada sasaran dan memberikan pengalaman yang tepat. bahan tersebut tidak harus panjang dan berbelit-belit, agar dapat menciptakan kesan kesungguhan, namun tetap menjadi bahan kajian dan latihan bagi peserta. Selain itu, penciptaan pengalaman yang tetap diingat juga penting agar peserta dapat mengimplementasikannya dengan mudah.

Formula yang ideal dalam penyusunan materi adalah 50% teori dan 50% praktek. Keduanya harus seimbang. Sedang untuk sumber, bahan-bahan pelatihan dapat diperoleh dari kepustakaan, internet dan pengalaman.

Baca Juga : Pentingnya Memberikan Pelatihan Cara Menyusun KPI Bagi Karyawan dan Perusahaan

Tidak menjadi hal yang penting mengenai darimana materi didapatkan, akan tetapi yang paling utama adalah bagaimana meramu materi tersebut menjadi tepat saji dan tepat sasaran, dimana dibutuhkan dua aspek penting di dalamnya, yaitu:
Aspek wacana atau teori, dimana teori harus disampaikan dengan baik dan efisien serta tidak menjadi sia-sia.

Aspek pengalaman, dimana materi juga harus mampu menjadi sebuah pengalaman melalui group discussion role play atau analisa kasus.

Cara Menyusun Materi Pelatihan Karyawan

Secara sederhana, proses penyusunan materi pelatihan yang efektif dapat dilakukan mengikuti poin-poin berikut ini:

1. Lakukan pengamatan terlebih dahulu terhadap karyawan atau target pelatihan, untuk menentukan kebutuhan training. Ketahui hal-hal yang menjadi permasalahan dalam kinerja mereka. langkah ini dapat dilakukan dengan penilaian terhadap pekerjaan karyawan sehari-hari atau melakukan konsultasi langsung dengan mereka.

2. Buat materi singkat dan jelas yang isinya disesuaikan dengan kondisi kerja karyawan serta kebutuhan perusahaan. Teori tersebut tidak seharusnya berupa konsep abstrak karena harus bisa langsung diterapkan setelah training selesai. Oleh karena itu, materi yang disampaikan juga sebaiknya dibuat semudah mungkin untuk dipahami oleh semua peserta.

3. Masukkan ekspetasi-ekspetasi tertentu dari perusahaan terhadap karyawannya dalam materi. Misalnya tentang keahlian khusus yang harus dikuasai oleh sumber daya manusia perusahaan tersebut. maka, materi yang disampaikan juga mengandung pengetahuan yang sesuai.

4. Susun bahan pelatihan yang relevan dengan tujuan kegiatan serta tuntutan perusahaan agar tidak ada waktu yang terbuang sia-sia.

Selain penyusunan materi pelatihan yang dilakukan sedemikian rupa agar efektif dan benar-benar bermanfaat, faktor keberhasilan dari program training tersebut juga kemudian ditentukan dari metode penyampaian. Banyak orang masih sekedar membuat presentasi power point dan secara konvensional menjelaskan panjang lebar tentang tujuan dan manfaat dari training karyawan. Hal ini bisa sangat membosankan.

Ada banyak pilihan metode pelatihan yang biasa digunakan, sebagai contoh:

1. On the job training – biasanya diberikan kepada karyawan baru. Pelatihan ini simpel dan efektif karena bisa dilakukan oleh karyawan yang senior. Jadi, perusahaan tidak harus menggunakan jasa training dari pihak luar.

Peserta juga dapat langsung mengamati, mempelajari dan bertanya ketika mereka tidak dapat menjalankan tugas yang diberikan. Waktu yang dibutuhkan dalam metode ini bisa sekitar satu sampai tiga minggu tergantung dari kecakapan pesertanya. Kelebihannya karyawan baru dapat secara nyata berlatih dan berada dalam lingkup ruang kerja yang sebenarnya.

2. Demonstrasi – seorang leader memperagakan bagaimana bekerja yang tepat atau hal baik yang bisa mengubah setiap karyawan. Metode ini cukup sederhana dan dapat dilakukan oleh pemimpin kepada bawahannya.

3. Ruang kelas – pelatihan yang efektif untuk memberikan kesempatan para peserta untuk mendapatkan ilmu dalam suatu kelas tertentu dengan tujuan peserta dapat memecahkan masalah dengan cepat dan mudah.