Pakar Kinerja – Page 4 – Pakar Kinerja SDM

Perlukah Training SOP untuk Karyawan Baru? Perlu, Ini Alasannya

Training SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam kepada karyawan baru tentang cara kerja yang benar di perusahaan.

Bayangkan seorang karyawan baru yang harus membuat laporan penjualan, tanpa adanya SOP yang jelas, ia mungkin akan kebingungan menentukan format, data apa saja yang harus dimasukkan, dan siapa saja yang perlu menerima laporan tersebut.

Dengan training SOP, karyawan baru akan diberikan panduan yang jelas dan terstruktur, sehingga mereka dapat bekerja secara efektif dan efisien sejak awal.

Jadi, sekarang sudah terjawab wajib atau tidaknya pelatihan SOP untuk karyawan baru. Mari beralih ke pembahasan berikutnya, apa saja yang sebaiknya diajarkan saat training SOP?

Hal-hal yang Wajib Ada dalam Training SOP Karyawan Baru

Pelatihan Standar Operasional Prosedur (SOP) bagi karyawan baru merupakan langkah penting dalam proses onboarding.

Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang komprehensif mengenai tugas, tanggung jawab, kebijakan perusahaan, dan prosedur kerja yang harus dipatuhi.

Berikut ini beberapa poin penting yang perlu dibahas:

1. Tugas dan Tanggung Jawab

Untuk memastikan karyawan baru memahami posisi mereka, maka perlu diberikan materi atau penjelasan berupa tugas dan tanggung jawab sesuai dengan pekerjaannya.

Pemaparan yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing posisi sangat penting. Hal ini tidak hanya mencakup deskripsi pekerjaan secara umum, tetapi juga key performance indicator (KPI) yang harus dicapai.

Misalnya, seorang petugas pemasaran mungkin memiliki KPI berupa peningkatan jumlah pelanggan baru sebesar 10% dalam satu kuartal. Dengan mengetahui KPI, karyawan dapat mengukur kinerja mereka sendiri dan menyelaraskan upaya mereka dengan tujuan departemen.

2. Kebijakan Perusahaan dan Peraturannya

Selain tugas pokok, dalam sesi pelatihan SOP diperlukan juga adanya sosialisasi terhadap kebijakan dan peraturan yang berlaku di perusahaan tersebut.

Kebijakan ini meliputi berbagai aspek, mulai dari kode etik, kebijakan anti-diskriminasi, hingga prosedur penanganan keluh an.

Misalnya, kebijakan anti-diskriminasi dapat mencakup larangan segala bentuk diskriminasi berdasarkan ras, agama, atau gender. Dengan memahami kebijakan ini, karyawan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih harmonis.

3. Alur Kerja

Bagian lainnya yang juga cukup penting dalam proses training SOP karyawan baru yaitu menjelaskan mengenai prosedur/alur kerja mulai dari berangkat tepat waktu, mengerjakan tugas dengan sebaik-baiknya di jam kerja, dan lain sebagainnya.

Misalnya, prosedur pelaporan masalah teknis dapat meliputi langkah-langkah yang harus diambil, formulir yang harus diisi, dan bagian yang harus dihubungi. Dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, karyawan dapat memastikan konsistensi dan efisiensi dalam bekerja.

Selain ketiga hal di atas, bagian lainnya yang mungkin perlu dibahas saat menjelaskan SOP kepada karyawan baru yaitu prosedur K3, moral dan etika kerja, dan masih banyak lagi.

Apa Manfaat yang Diperoleh dengan Mengadakan Training SOP?

Meskipun hal seperti ini terkesan sepele, tetapi ada manfaat besar yang bisa diperoleh perusahaan jika berhasil menerapkannya secara efisien.

Pertama, ini bisa membantu karyawan baru lebih mudah dalam beradaptasi, memahami tugas dan tanggung jawab mereka saat menjadi bagian dari perusahaan tersebut.

Kesulitan adaptasi bisa meningkatkan risiko terjadinya turnover, karena alasan inilah mengadakan pelatihan SOP adalah keputusan yang tepat.

Namun, tentunya tidak hanya itu saja manfaat lainnya dari training SOP yaitu mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja, khususnya untuk rekrutmen baru.

Minimnya pengarahan dan perhatian bisa membuat karyawan baru bingung dan kesulitan menyesuaikan diri. Jika hal ini sudah terjadi, efisiensi dan efektivitas kerja akan sulit dicapai.

Tantangan dan Solusi Menerangkan SOP Kepada Karyawan Baru

Menjelaskan SOP kepada karyawan baru bukanlah tugas yang mudah. Ada beberapa tantangan yang seringkali ditemui, antara lain:

Terlalu banyak informasi: SOP seringkali berisi banyak detail dan prosedur yang kompleks. Menjelaskan semua informasi ini dalam waktu yang singkat dan dengan cara yang mudah dipahami bisa menjadi tantangan tersendiri.
Istilah teknis: Banyak SOP menggunakan istilah teknis yang mungkin tidak dipahami oleh semua karyawan, terutama karyawan baru.
Perbedaan tingkat pemahaman: Setiap karyawan memiliki latar belakang dan tingkat pemahaman yang berbeda. Menyesuaikan materi pelatihan agar sesuai dengan semua level bisa jadi sulit.
Perubahan yang cepat: SOP seringkali perlu diperbarui untuk mengikuti perubahan bisnis atau regulasi. Menjaga agar pelatihan tetap relevan bisa menjadi tantangan.
Kurangnya partisipasi: Tidak semua karyawan aktif berpartisipasi dalam pelatihan, terutama jika mereka merasa materi yang disampaikan tidak relevan atau membosankan.

Contoh Tantangan dan Solusinya:

Tantangan	Solusi
Karyawan sulit memahami prosedur yang kompleks	Gunakan diagram alir atau video untuk visualisasikan prosedur.
Karyawan merasa bosan selama pelatihan	Variasikan metode pelatihan, gunakan contoh kasus yang relevan, dan berikan kesempatan untuk berinteraksi.
SOP sering berubah	Buat sistem manajemen SOP yang mudah diakses dan perbarui secara berkala. Libatkan karyawan dalam proses perubahan.

Demikian penjelasan mengenai training SOP karyawan baru. Jika Anda membutuhkan template SOP karyawan baru termasuk untuk beragam fungsi dan bidang SDM, maka bisa menghubungi kami atau cek informasinya di website pakarkinerja.com

Tersedia juga SOP berisikan penjelasan prosedur dan langkah demi langkah yang detil untuk menjalankan beragam fungsi utama dalan Bidang SDM/HRD. Semua SOP juga lengkap dengan form-form yang langsung bisa dipakai dan aplikatif!

Pelatihan 5R Ringkas Rapi Resik Rawat Rajin dan Manfaatnya

Selain induction training, perusahaan bisa mengadakan pelatihan 5R untuk meningkatkan produktivitas terutama bagi karyawan-karyawan yang masih tergolong baru.

Dengan mengadakan training seperti ini, maka diharapkan perusahaan bisa menerapkan sistem continous improvement atau memperbaiki sekaligus mengembangkan program secara berkelanjutan.

Meskipun terdengar bukan hal mudah, tetapi apabila internal perusahaan dapat melakukannya maka ini bisa menjadi value lebih untuk keberlangsungan usaha di masa mendatang.

Apa Itu Konsep 5R dalam Produktivitas Kerja?

Istilah 5R merujuk pada Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin diadaptasi dari 5S Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke yang berasal dari Jepang. Tepatnya dicetuskan oleh beliau Taiichi Ohno and Eiji Toyoda, sekarang ini sistem 5S sudah diterapkan oleh berbagai perusahaan di seluruh dunia.

Secara sederhana berikut penjelasan mengenai masing-masing prinsip tersebut.

Namun, penerapan 5R melampaui aspek fisik semata. Konsep ini juga memiliki implikasi yang signifikan terhadap budaya perusahaan, motivasi karyawan, dan bahkan inovasi.

1. Ringkas (Seiri)

Ringkas atau Seiri berarti membuang atau menghilangkan segala sesuatu yang tidak diperlukan di tempat kerja.

Tujuannya yaitu mengurangi jumlah barang yang tidak berguna, sehingga memudahkan dalam mencari barang yang dibutuhkan dan menciptakan ruang kerja yang ringkas dan nyaman.

Sebagai contoh: Membuang kertas bekas, alat-alat yang rusak, atau barang yang sudah kadaluarsa tidak lagi terpakai.

2. Rapi (Seiton)

Rapi atau Seiton mempunyai arti menentukan tempat yang tepat untuk setiap barang dan memastikan barang tersebut selalu dikembalikan ke tempatnya setelah digunakan.

Bicara soal tujuan dari prinsip ini lebih kurang agar memudahkan dalam menemukan barang yang dibutuhkan, mengurangi waktu pencarian, dan menciptakan ketertiban di tempat kerja.

Contohnya: Membuat label pada rak penyimpanan, menggunakan warna yang berbeda untuk mengidentifikasi jenis barang, atau membuat garis pembatas untuk memisahkan area kerja.

3. Resik (Seiso)

Selain itu, ada juga istilah Seiso atau Resik yang berkaitan dengan membersihkan tempat kerja secara teratur dari kotoran, debu, dan sampah.

Adapun untuk tujuannya yaitu mencegah terjadinya kecelakaan kerja akibat lingkungan yang kotor, meningkatkan kualitas produk, dan menciptakan suasana kerja yang lebih nyaman.

Contoh: Membersihkan lantai, meja kerja, mesin, dan peralatan secara rutin.

4. Rawat (Seiketsu)

Selanjutnya, ada Seiketsu atau Rawat merupakan prinsip menjaga kebersihan dan ketertiban yang telah dicapai agar menjadi kebiasaan. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip 5R yang telah diterapkan terus berlanjut dalam jangka panjang.

Contoh: Melakukan pemeriksaan rutin terhadap kondisi tempat kerja, membuat jadwal pembersihan, dan memberikan pelatihan kepada karyawan tentang pentingnya menjaga kebersihan.

5. Rajin (Shitsuke)

Nah yang terakhir disebut sebagai Shitsuke atau Rajin artinya membiasakan diri untuk selalu menerapkan prinsip-prinsip 5R dalam kehidupan sehari-hari. Tujuannya yaitu menjadikan 5R atau 5S sebagai bagian dari budaya perusahaan dan membentuk kebiasaan yang baik di kalangan karyawan.

Contoh: memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi dalam menerapkan 5R, dan melibatkan seluruh karyawan dalam kegiatan peningkatan kualitas.

Dengan menerapkan kelima prinsip ini secara efektif dan konsisten, perusahaan bisa menjadi lebih baik daripada sebelumnya.

Motivasi kerja meningkat, produktivitas stabil, dan dapat mengurangi berbagai risiko kerugian dan masalah yang bisa menghambat kualitas kerja.

Salah satu upaya yang bisa dicoba yaitu dengan mendaftarkan diri pada pelatihan 5R yang biasanya diadakan oleh pakar manajemen kinerja atau pengembangan SDM secara online atau in-house training.

Manfaat Mengikuti Pelatihan 5R atau 5S dan Menerapkannya

Ikuti pelatihan 5R untuk perusahaan Anda, dan dapatkan manfaat berikut untuk mengembangkan potensi perusahaan menjadi lebih optimal dari berbagai aspek:

Menciptakan lingkungan kerja yang bersih, tertata, aman, dan inspiratif.
Mengoptimalkan penggunaan area lantai untuk penyimpanan.
Mempercepat proses kerja dengan meminimalkan waktu pencarian.
Memperpanjang umur peralatan dengan perawatan rutin.
Meningkatkan rasa kepemilikan dan tanggung jawab karyawan terhadap area kerja.
Mencegah terjadinya kecelakaan kerja dengan mengurangi potensi bahaya.
Memaksimalkan kinerja karyawan dengan lingkungan kerja yang mendukung.
Meningkatkan efisiensi, kualitas, dan keselamatan kerja.
Membudayakan kedisiplinan dan tanggung jawab di antara karyawan.

Informasi Lainnya Mengenai Pelatihan 5R

Apabila Anda tertarik untuk mengikuti pelatihan 5R, berikut ini beberapa tips yang kami berikan mengenai metode pelatihan, siapa yang sebaiknya mengikuti training ini, dan lain sebagainnya.

Metode Pelatihan

Metode Pelatihan 5R umumnya menggabungkan beberapa cara untuk memastikan pemahaman dan penerapan yang baik. Ini meliputi:

Training Formal: Penyampaian materi secara terstruktur melalui presentasi, ceramah, dan diskusi. Tujuannya untuk memberikan pemahaman dasar tentang 5R.
Diskusi: Kegiatan bertukar pikiran untuk menggali pemahaman, pengalaman, dan solusi.
Kerja Kelompok: Penerapan langsung konsep 5R melalui studi kasus, simulasi, atau proyek kelompok.
Studi Kasus dan Simulasi: Penggunaan contoh nyata atau situasi buatan untuk melatih pengambilan keputusan.

Siapa yang Sebaiknya Menghadiri Pelatihan 5R?

Kepala departemen/manager/management representatif
Pemimpin proyek
Supervisor
Tim kebersihan
Karyawan administrasi
Dan lain sebagainnya

Durasi pelatihan 5R atau 5S biasanya membutuhkan waktu yang berbeda-beda, umumnya 2 hari. Anda dapat melakukannya secara online atau in-house training.

Itu dia penjelasan mengenai pelatihan 5R atau 5S, semoga bisa bermanfaat bagi pembaca. Tertarik memahami materi pengembangan SDM lainnya? Dapatkan paket materi lengkap yang bisa Anda unduh secara gratis di web pakarkinerja.com hari ini!

Induction Training Solusi Agar Karyawan Baru Mudah Beradaptasi

Keluar masuknya karyawan atau tenaga kerja dalam suatu perusahaan memang sudah menjadi hal yang lazim. Namun, jika kondisi ini terjadi terlalu sering bahkan dalam rentang waktu yang pendek bisa jadi ada sesuatu yang salah dengan cara perusahaan saat mengenalkan lingkungan tempat kerja. Apakah Anda sendiri cukup akrab dengan istilah induction training?

Ini merupakan salah satu bagian penting yang bisa mempengaruhi seberapa baik proses adaptasi lingkungan bagi karyawan baru di suatu perusahaan. Untuk mencari tahu lebih lengkap mengenai induction training, mari kita bahas bersama!

Apa Itu Induction Training?

Induction training atau pelatihan induksi adalah materi pelatihan karyawan baru. Training ini dirancang untuk memperkenalkan karyawan baru pada perusahaan, budaya kerja, dan peran mereka secara spesifik.

Ini adalah proses orientasi yang bertujuan membantu karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan kerja yang baru, memahami nilai-nilai perusahaan, dan siap menjalankan tugas mereka.

Seorang karyawan atau SDM sebaiknya tidak merasa bahwa nilai-nilai pribadinya, terutama yang berkaitan dengan etika kerja dan tujuan perusahaan, lebih penting daripada tujuan bersama perusahaan.

Ketidaksesuaian nilai dapat menghambat kerjasama tim dan menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, pengenalan nilai-nilai dan budaya kerja perlu dikenalkan agar tenaga kerja baru bisa beradaptasi dengan baik.

Secara umum terdapat setidaknya dua jenis induction training yang diterapkan dalam perusahaan yaitu formal dan informal.

Formal induction training

Program pelatihan yang dirancang secara khusus oleh departemen HRD untuk memberikan pengenalan komprehensif kepada karyawan baru tentang perusahaan, budaya kerja, dan tugas-tugas mereka. Pelatihan ini biasanya dilakukan dalam jangka waktu tertentu dan melibatkan berbagai kegiatan, seperti presentasi, simulasi, dan diskusi.

Informal induction training

Proses pembelajaran yang lebih fleksibel, di mana karyawan baru secara aktif mencari informasi dan pengetahuan dari rekan kerja atau atasan langsung. HRD berperan sebagai pendukung dengan menyediakan sumber daya yang diperlukan dan memfasilitasi interaksi antara karyawan baru dan timnya.

Seberapa Penting Induction Training dalam Perusahaan?

Pertanyaan bagus, tentu saja induction training itu penting. Karena, orientasi pengenalan karyawan seperti ini bisa membantu mereka memahami seperti apa budaya kerja di tempat tersebut, lingkungan sosial, adab, etika, dan lain sebagainnya.

Dengan demikian mereka akan menjadi lebih mudah berbaur, sehingga mengurangi risiko job hopping dalam perusahaan.

Menurut PwC Global Workforce Hopes and Fears Survey 2023, sekitar 35% pekerja kategori Gen Z berencana ganti pekerjaan di tahun itu.

Bukan tidak mungkin, salah satu penyumbang fenomena job hopping tersebut disebabkan karena tidak adanya induction training yang memadai di perusahaan tersebut, sehingga karyawan baru merasa kesulitan untuk beradaptasi.

Ini yang Terjadi Jika Induction Training Tidak Diterapkan

Saat perusahaan langsung berfokus pada tugas dan kewajiban karyawan baru tanpa memperhitungkan tahap orientasinya, maka ada beberapa hal yang bisa terjadi.

Kurangnya Pemahaman tentang Perusahaan: Karyawan baru akan kesulitan untuk memahami visi, misi, nilai-nilai, dan budaya perusahaan. Hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman dalam menjalankan tugas dan membuat mereka merasa tidak terhubung dengan organisasi.
Kesulitan Beradaptasi: Tanpa panduan yang jelas, karyawan baru akan kesulitan untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja yang baru. Mereka mungkin akan merasa bingung, tidak nyaman, dan bahkan terisolasi.
Produktivitas Rendah: Kurangnya pemahaman tentang prosedur kerja dan standar kinerja akan berdampak pada produktivitas karyawan. Mereka akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mencapai tingkat kinerja yang diharapkan.
Tingkat Turnover yang Tinggi: Karyawan baru yang merasa tidak nyaman atau tidak cocok dengan lingkungan kerja cenderung akan mencari pekerjaan lain. Hal ini akan meningkatkan biaya rekrutmen dan pelatihan.

Tujuan dan Manfaat Induction Training

Ada berbagai manfaat yang bisa diperoleh apabila badan usaha menerapkan strategi pelatihan induksi dengan terencana, berikut ini beberapa di antaranya.

1. Penanaman Nilai dan Budaya Perusahaan

Setiap individu mempunyai nilai dan budaya yang berbeda-beda, hal ini dipengaruhi karena latar belakang dan lingkungannya.

Namun, dengan adanya induction training, maka mereka perusahaan dapat menanamkan nilai dan budaya internal secara lebih baik, sehingga visi dan misi karyawan dan perusahaan menjadi satu arah.

2. Mendorong Peningkatan Kualitas Kerja

Peran induction training dalam perusahaan secara tidak langsung bisa meningkatkan kualitas kerja.

Saat karyawan baru sudah mendapatkan arahan mengenai kebijakan, regulasi, dan budaya kerja di perusahaan tersebut, maka mereka bisa mempelajarinya dan berusaha untuk melakukan penyesuaian secara bertahap. Dengan demikian karyawan baru bisa bekerja lebih maksimal.

3. Efisiensi Waktu dan Biaya

Manfaat lainnya dari pelatihan induksi yaitu membantu badan usaha untuk mencapai efisiensi waktu dan biaya.

Hal ini dapat terjadi karena karyawan baru yang mengikuti training dapat mempelajari dengan baik bagaimana mengoperasikan alat saat bekerja dan berkomunikasi secara efektif dengan pekerja lainnya. Ini bisa memangkas waktu dan biaya untuk jangka panjang.

Selain ketiga manfaat di atas, penerapan induction training juga bisa mengurangi risiko turnover, membuat karyawan merasa lebih dihargai, dan lain sebagainnya.

Agaknya memang tidak ada alasan untuk mengabaikan pentingnya pelatihan induksi seperti ini demi kelancaran bisnis.

Tertarik mempelajari materi lainnya mengenai manajemen SDM? Dapatkan template materi pengembangan SDM lainnya di website pakarkinerja.com secara gratis!