SOP (Standard Operating Procedures) merupakan sebuah pedoman atau tahapan baku yang berlaku di dalam sebuah organisasi dengan tujuan untuk memastikan segala keputusan atau tindakan yang dilakukan oleh orang-orang atau para pekerja yang berada di dalam organisasi tersebut telah berjalan semestinya.

SOP bisa juga diartikan sebagai tatacara yang harus dilaksanakan oleh semua pihak yang berada pada sebuah oraganisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu, sehingga tujuan perusahaan pun dapat tercapai. Tercapainya tujuan perusahan tersebut dapat ditentukan berdasarkan indikator kerja yang telah disusun oleh perusahaan tersebut.

Dengan adanya SOP karyawan-karyawan yang bekerja pada sebuah organisasi dapat menjaga kinerjanya secara konsisten dan mengetahui dengan jelas tugas, tanggung jawab serta wewenang yang dimilikinya. Selain itu SOP juga menjadi dasar hukum yang kuat jika suatu saat terjadi hal-hal menyimpang yang dapat merugikan organisasi.

Hal tersebut tentunya sangat bermfaat untuk meminimalisir terjadinya kesalahan dalam proses kerja. SOP terdiri dari berbagai macam jenis, diantaranya SOP dengan proses atau tahapan yang sederhana dan ringkas, SOP dengan tahapan-tahapan yang sangat detail dan panjang, serta SOP yang hanya memuat banyak keputusan-keputusan yang berlaku di dalam sebuah perusahaan.

SOP seharusnya memang dibuat secara efektif dan efisien sehingga tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi atau perusahaan dapat tercapai. Jika SOP tersebut tergolong kepada SOP baru maka perlu dilakukan review dalam proses penerapannya selama kurang lebih satu tahun. Proses review tersebut merupakan hal penting yang perlu dilaksanakan karena sistem baru biasanya akan berdampak kepada kinerja perusahaan. Beberapa sistem baru yang diterapkan oleh sebuah perusahaan terkadang akan menimbukan sebuah permasalahan baru yang harus segera diselesaikan.

SOP sendiri sebenarnya berfungsi untuk membuat proses pekerjaan menjadi lebih sederhana dan mudah dipahami oleh para pekerja atau karyawan. Dengan begitu para pekerja dapat melaksanakan pekerjaan yang harus mereka lakukan. SOP dapat diterapkan di berbagai macam bidang dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Salah satu jenis SOP yang banyak digunakan oleh sebuah perusahaan adalah SOP dalam perekrutan karyawan baru.

Baca Juga : Contoh SOP Promosi dan Kebijakan Karir Karyawan dalam Sebuah Perusahaan

Contoh SOP perekrutan karyawan

Dalam membuat SOP rekruitmen karyawan baru sebuah perusahaan akan melakukan beberapa tahapan yang meliputi penyeleksian, pelatihan, evaluasi, dan hal-hal lain yang menyangkut ke dalam bidang pengembangan sumber daya manusia.

Untuk lebih jelasnya, berikut contoh SOP perekrutan karyawan baru di dalam sebuah perusahaan:

1. Tujuan
Perusahaan membutuhkan karyawan baru yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang berlaku di perusahaan sehingga dapat membantu meningkatkan hasil kerja perusahaan di masa depan.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini meliputi penentuan jumlah karyawan, pengumuman perekrutan karyawan, pelaksanaan perekrutan karyawan hingga penentuan karyawan baru yang telah lolos tahap penyeleksian.

3. Tolak Ukur
Mendapatkan karyawan baru yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan mampu melaksanakan tugas serta bertanggung jawab terhadap pekerjaan sesuai dengan deskripsi setiap pekerjaan yang telah ditentukan.

4. Prosedur
Urutan proses kerja yang harus dilaksanakan :

a. Pihak penanggung jawab yang berasal dari berbagai macam bidang di perusahaan tersebut dapat mengajukan permintaan penambahan karyawan baru dengan jumlah dan kriteria karyawan baru yang telah disesuaikan dengan kebutuhan kepada bidang personalia.

b. Bagian personalia akan meninjau dan mempertimbangkan tentang permintaan penambahan karyawan baru yang telah diajukan para penanggung jawab dari berbagai macam bidang tersebut dan segera melaporkannya kepada Direktur Perusahaan

c. Direktur Perusahaan akan memberikan keputusan disetujui atau tidaknya permintaan penambahan karyawan baru tersebut dan memberitahukannya ke bagian personalia.

d. Bagian personalia akan mengumumkan hasil keputusan yang diberikan oleh Direktur Perusahaan tersebut kepada pihak penanggung jawab yang telah mengajukan permintaan penambahan karyawan baru.
e. Apabila Direktur Perusahaan menyetujui permintaan penambahan karyawan baru tersebut, bagian personalia akan menindaklanjuti hasil keputusan tersebut.
f. Bagian personalia akan segera membuat pengumuman tentang perekrutan karyawan baru yang dibutuhkan oleh perusahaan.

g. Pengumuman perekrutan karyawan baru akan diberitahukan kepada publik dalam bentuk iklan yang dipasang di berbagai macam media massa, seperti media televisi, radio dan surat kabar.

h. Melakukan penerimaan berkas lamaran yang masuk ke perusahaan
i. Melakukan proses seleksi berkas lamaran yang masuk ke perusahaan dan menyerahkannya ke bagian personalia

j. Bagian personalia kemudian akan melakukan penyeleksian berkas lamaran tersebut sesuai dan kriteria yang dibutuhakan oleh perusahaan yang didasari oleh pedoman standard kompetensi karyawan dan key performance indicator (KPI)

k. Bagian personalia akan memanggil para pelamar yang lolos tahap seleksi berkas lamaran untuk melakukan test.

l. Bagian personalia akan memberikan keputusan mengenai proses test yang akan dilaksanakan, baik itu test psikologi, test tulis dan wawancara.

m. Bagian personalia kemudian akan melakukan pengawasan saat proses test berlangsung.

n. Bagian personalia akan memeriksa hasil test dan memberikan keputusan mengenai pelamar yang lolos test
o. Bagian personalia akan menghubungi calon karyawan yang lolos test

p. Bagian personalia kemudian akan memberitahukan hasil keputusan tersebut kepada Direktur Perusahaan dan segera melakukan pengangkatan calon karyawan menjadi karyawan tetap di perusahaan.

Demikianlah salah satu contoh SOP Perekrutan Karyawan Baru yang biasa digunakan oleh sebuah perusahaan. SOP perekrutan karyawan baru di atas sebenarnya dapat dimodifikasi sesuai dengan ketentuan dan aturan yang berlaku di dalam setiap perusahaan.

Inti dari penggunaan SOP ini adalah untuk memperjelas dan menyederhanakan proses yang harus dilakukan, karena SOP yang dibuat secara sederhana akan lebih mudah dipahami oleh berbagai pihak yang bertanggung jawab dalam proses perekrutan karyawan baru tersebut, baik itu dari bagian personalia hingga pemimpin perusahaan.

BAca juga : Artikel tentang SOP Manajemen Karir Karyawan