Cara Menyusun Uraian Jabatan Karyawan atau Job Description

Memiliki bisnis Anda sendiri tentu merupakan salah satu pencapaian terbesar dalam kehidupan Anda. Saat ini, banyak orang yang memilih untuk menjalankan bisnis mereka sendiri karena dapat memberikan keuntungan yang lebih besar tanpa harus bekerja di bawah pimpinan orang lain.

Memiliki bisnis Anda sendiri berarti Anda juga yang berperan sebagai pemimpin. Sebagai seorang pemimpin, Anda tentu harus tahu cara mengatur serta mengembangkan bisnis Anda sehingga bisnis Anda dapat tumbuh secara optimal.

Ada berbagai aspek penting yang perlu Anda perhatikan dalam mempertahankan serta meningkatkan performa bisnis Anda mulai dari kualitas produk atau jasa yang Anda hasilkan hingga strategi bisnis apa yang sebaiknya Anda gunakan dalam menjalankan bisnis Anda.

Hal penting lain yang perlu Anda perhatikan dalam mempertahankan serta meningkatkan performa bisnis Anda adalah kualitas SDM atau karyawan yang bekerja pada perusahaan yang Anda miliki.

Ada banyak cara yang bisa Anda lakukan untuk mengelola karyawan Anda. Salah satunya adalah dengan membuat uraian jabatan karyawan atau yang juga dikenal dengan istilah job description.

Pada satu perusahaan, karyawan tentu memiliki jabatan yang berbeda-beda. Tiap perusahaan juga memiliki visi serta tujuan masing-masing. Ada sasaran yang harus Anda capai bila Anda memiliki perusahaan atau bisnis Anda sendiri.

Oleh karenanya, sebagai pemilik bisnis, penting bagi Anda untuk merumuskan visi perusahaan Anda serta menyusun struktur perusahaan secara baik.

Bila Anda bisa menyusun struktur perusahaan dengan baik, Anda bisa menyusun uraian jabatan yang baik pula yang mana akan membantu Anda dalam menjalankan bisnis atau perusahaan yang Anda miliki.

Setiap jabatan karyawan tentu memiliki tanggung jawab serta aktivitas yang berbeda-beda. Untuk mengetahui mengenai apa saja tanggung jawab serta aktivitas yang harus dilakukan oleh karyawan, perlu diadakan suatu analisa jabatan atau job analysis.

Analisa jabatan bertujuan untuk mengumpulkan serta mengkategorikan segala informasi yang relevan mengenai jabatan tertentu dalam perusahaan pada periode tertentu. Manfaat uraian jabatan berbeda-beda untuk setiap tingkatan jabatan dalam perusahaan. Adapun manfaat dari menyusun suatu uraian jabatan atau job description antara lain adalah:

1. Manfaat bagi atasan. Uraian jabatan dapat membantu atasan mengoptimalkan tanggung jawab serta peran bawahan dalam perusahaan.

2. Manfaat bagi pimpinan organisasi. Uraian jabatan dapat membantu pemimpin organisasi dalam menjalankan kepemimpinan serta memberikan motivasi sehingga para pemegang jabatan dapat menghasilkan kinerja yang optimal.

3. Manfaat bagi pemegang jabatan. Uraian jabatan dapat digunakan oleh pemegang jabatan sebagai panduan serta pedoman kerja untuk mengetahui apa yang harus diharapkan dari organisasi serta apa yang harus dilakukan untuk organisasi.

4. Manfaat bagi perekrut. Uraian jabatan dapat digunakan perekrut untuk mengetahui mana kandidat yang tepat sesuai dengan kebutuhan jabatan.

5. Manfaat bagi trainer. Uraian jabatan dapat digunakan trainer sebagai pedoman untuk mengetahui apa saja kebutuhan pelatihan yang diperlukan oleh pemegang jabatan.

6. Manfaat bagi assessor. Assessor dapat menggunakan uraian jabatan untuk menganalisa kompetensi pemegang jabatan.

7. Manfaat bagi perencana karir. Perencana karir dapat menggunakan uraian jabatan untuk menempatkan individu sesuai tanggung jawab, peran, serta kebutuhan organisasi.

8. Manfaat bagi perencanaan dan pengembangan organisasi. Uraian jabatan dapat digunakan oleh perencanaan dan pengembangan organisasi dalam membuat suatu perencanaan yang membutuhkan pemahaman tentang peran jabatan serta tanggung jawab jabatan.

9. Manfaat bagi job evaluator. Job evaluator dapat menggunakan uraian jabatan untuk mengukur beban jabatan serta membandingkan beban jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi.

Dari berbagai manfaat di atas, bisa dilihat bahwa menyusun uraian jabatan merupakan suatu hal yang sangat penting untuk dilakukan dalam suatu organisasi bisnis atau perusahaan, terutama dalam kaitannya dengan pengembangan SDM dalam perusahaan tersebut.

Sebelum membuat uraian jabatan atau job description, Anda perlu melakukan job analysis atau analisa jabatan terlebih dahulu. Analisa jabatan dapat dilakukan dengan tiga kondisi:

1. Untuk jabatan atau posisi yang sama sekali baru dalam perusahaan namun sudah terdapat dalam struktur organisasi.
2. Untuk jabatan atau posisi yang sudah ada di perusahaan namun belum ada personil yang mengisi jabatan tersebut.
3. Untuk jabatan atau posisi yang sudah ada di perusahaan dan sudah diisi oleh personil namun personil tersebut belum memiliki uraian jabatan.

Analisa jabatan untuk setiap kondisi memerlukan jenis pendekatan yang berbeda. Pada kondisi pertama, pendekatan yang digunakan adalah dengan mencari referensi pada organisasi bisnis lain. Untuk kondisi kedua dan ketiga, pendekatan yang bisa digunakan antara lain adalah dengan menggali informasi dari pemegang jabatan atau dari staff ahli.

Dalam penyusunan uraian jabatan yang baik, setidaknya ada lima elemen penting yang perlu Anda perhatikan. Kelima elemen tersebut adalah:

1. Identifikasi pekerjaan. Dalam identifikasi pekerjaan, aspek-aspek yang perlu dipertimbangkan antara lain adalah jabatan, kode pekerjaan, institusi atau departemen, divisi, serta supervisor langsung.

2. Ringkasan pekerjaan. Ringkasan pekerjaan menyoroti karakteristik umum dari suatu jabatan tertentu. Ringkasan pekerjaan harus bisa memberikan informasi yang memadai tentang perbedaan aktivitas utama serta fungsi masing-masing jabatan.

3. Kewajiban pekerjaan. Berisi tentang segala hal yang merupakan kewajiban bagi suatu jabatan tertentu.

4. Tangung jawab pekerjaan. Menggambarkan hasil akhir yang akan dicapai lewat kewajiban jabatan serta menetapkan standar khusus dalam pengukuran kinerja.

5. Spesifikasi pekerjaan. Menggambarkan persyaratan khusus dalam aspek “compensable factor”. Spesifikasi pekerjaan biasanya mencakup empat aspek yaitu tanggung jawab, usaha, keterampilan, serta kondisi pekerjaan.

Dengan memperhatikan kelima elemen penting dalam menyusun uraian jabatan, Anda akan bisa menghasilkan suatu uraian jabatan yang efektif sehingga seluruh pemegang jabatan dalam perusahaan Anda dapat menjalankan tugas serta kewajiban mereka secara lebih optimal.

Slide1

Slide1