Pelatihan dan Pengembangan | Pakar Kinerja SDM

Continous Improvement, Pahami Peran Pentingnya dalam Bisnis

Training continous improvement adalah sebuah metode pelatihan yang bertujuan untuk mengupayakan peningkatan berkelanjutan dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Ada banyak jenis pelatihan peningkatan berkelanjutan yang bisa diikuti oleh organisasi, tetapi secara umum tujuannya tetap sama.

Mulai dari melakukan evaluasi berkala, meningkatkan sistem yang sudah berjalan agar menjadi lebih baik lagi seiring berjalannnya waktu. Salah satu hal yang ditekankan pada continous improvement bukanlah suatu perubahan besar yang terjadi secara spontan.

Namun, lebih mengarah pada sesuatu yang kecil yang dilakukan secara konsisten dari hari ke hari, sehingga bisa menciptakan perubahan secara menyeluruh pada sistem atau manajemen organisasi tersebut.

Ingin tahu bagaimana cara memulai program continuous improvement? Mari kita bahas lebih lanjut tentang berbagai metode pelatihan yang bisa Anda terapkan dalam perusahaan.

Apa Saja Training Continous Improvement yang Banyak Diterapkan?

Jika perusahaan Anda belum pernah mengikuti training continous improvement, pertanyaan pertama yang akan muncul adalah jenis pelatihan seperti apa yang agaknya cukup bagus untuk dicoba?

Seperti yang sudah kami singgung di atas, jenis training continous improvement (CI) itu cukup beragam, berikut ini beberapa opsi yang cukup populer.

1. Training Kaizen

Pertama, ada istilah Kaizen sebuah filosofi atau pendekatan manajemen yang berasal dari Jepang yang menekankan pada perbaikan berkelanjutan secara bertahap dan terus-menerus.

Kata Kaizen sendiri berasal dari bahasa Jepang, di mana kai berarti “perubahan” dan zen berarti “baik”. Jadi, Kaizen bisa diartikan sebagai “Perubahan menuju kebaikan.”

Konsep dasar dari Kaizen sendiri lebih kurang sebagai berikut:

Perbaikan Kecil, Dampak Besar: Kaizen lebih fokus pada perbaikan-perbaikan kecil yang berjalan secara konsisten daripada perubahan besar secara tiba-tiba. Pada prinsipnya banyak perubahan kecil yang bisa menghasilkan perubahan besar dalam jangka panjang apabila kita lakukan secara terus-menerus
Melibatkan Semua Tingkatan: Kaizen bukan hanya tanggung jawab manajemen, tetapi melibatkan semua anggota organisasi. Mulai dari tingkat atas hingga karyawan lini depan. Semua orang memiliki peran penting dalam mengidentifikasi masalah dan mencari solusi.
Fokus pada Proses: Kaizen lebih berfokus pada perbaikan proses daripada pada individu. Tujuannya adalah untuk membuat proses kerja lebih efisien, efektif, dan menghasilkan kualitas yang lebih baik.

Namun tentunya Kaizen bukan satu-satunya jenis training continous improvement. Hanya saja, filosofi ini memang mengkar cukup kuat di dunia manajemen dan bisnis. Salah satu metode untuk menerapkan Kaizen adalah dengan melatih prinsip 5R atau 5S.

2. Lean Manufacturing

Selanjutnya, ada juga pelatihan berkelanjutan yang disebut sebagai lean manufacturing. Bagi beberapa orang ini sesuatu yang baru, apa definisi dari istilah ini?

Lean manufacturing dan continuous improvement mempunyai tujuan menghilangkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi.

Secara umum lean manufacturing sendiri adalah pendekatan yang berfokus pada identifikasi dan eliminasi segala bentuk pemborosan dalam proses produksi.

Tidak mengherankan apabila metode pelatihan ini bisa kita kategorikan sebagai salah satu upaya menerapkan continuous improvement yang menekankan pada perbaikan berkelanjutan secara terus-menerus.

Konsep Dasar Lean Manufacturing

Konsep dasar lean manufacturing berfokus pada lima prinsip utama, yaitu:

Value: Menentukan nilai dari sudut pandang pelanggan.
Value Stream: Menganalisis seluruh aliran nilai untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang tidak memberikan nilai tambah.
Flow: Membuat aliran produk atau layanan menjadi lancar dan terus-menerus.
Pull: Produksi hanya dilakukan berdasarkan permintaan, bukan berdasarkan perkiraan.
Perfection: Berusaha mencapai kesempurnaan melalui perbaikan terus-menerus.

Selain kedua jenis training continous improvement di atas masih ada lagi opsi lainnya seperti six sigma, root cause analysis, statistical process control, dan lain sebagainnya.

Untuk mengetahui metode pelatihan yang tepat, Anda bisa melakukan diskusi dengan tim manajemen SDM atau konsultan.

Mereka akan membantu perusahaan Anda untuk menentukan kebutuhan training yang tepat melihat dari kondisi organisasi dan masalah yang sedang dihadapi.

Sebagai contoh, training lean manufacturing agaknya lebih sesuai untuk perusahaan yang berbasis di manufaktur produksi baik itu FMCG, otomotif, elektronik, tekstil, dan sebagainya.

Sementara itu, metode Kaizen kelihatannya lebih universal dan mencakup sektor usaha yang lebih luas termasuk bisnis perkantoran.

Pentingnya Menanamkan Continous Improvement untuk Karyawan Baru

Upaya peningkatan berkelanjutan semestinya tidak hanya diterapkan pada karyawan lama saja, melainkan badan usaha juga sebaiknya melibatkan rekrutmen baru agar mereka bisa memahami pentingnya continous improvement untuk jangka panjang.

Ketika mereka sudah dapat memahami pentingnya peningkatan secara berkelanjutan, maka ada motivasi kerja yang bisa terus meningkat seiring berjalannya waktu.

Secara tidak langsung produktivitas dan efisiensi kinerja juga akan tercapai. Mereka juga akan merasa nyaman menjadi bagian dari perusahaan Anda, sehingga loyalitas karyawan juga akan meningkat. Perusahaan bisa mengurangi risiko kerugian dan hambatan produksi yang tidak diinginkan.

Demikian penjelasan yang bisa kami sampaikan mengenai training continous improvement. Tingkatkan kualitas manajemen SDM di perusahaan dengan menerapkan template materi pengembangan karyawan yang tersedia di Pakarkinerja.com

Ada 10 materi pelatihan manajemen SDM yang bisa di download secara gratis, cek informasi lengkapnya di website kami.

Perlukah Training SOP untuk Karyawan Baru? Perlu, Ini Alasannya

Training SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam kepada karyawan baru tentang cara kerja yang benar di perusahaan.

Bayangkan seorang karyawan baru yang harus membuat laporan penjualan, tanpa adanya SOP yang jelas, ia mungkin akan kebingungan menentukan format, data apa saja yang harus dimasukkan, dan siapa saja yang perlu menerima laporan tersebut.

Dengan training SOP, karyawan baru akan diberikan panduan yang jelas dan terstruktur, sehingga mereka dapat bekerja secara efektif dan efisien sejak awal.

Jadi, sekarang sudah terjawab wajib atau tidaknya pelatihan SOP untuk karyawan baru. Mari beralih ke pembahasan berikutnya, apa saja yang sebaiknya diajarkan saat training SOP?

Hal-hal yang Wajib Ada dalam Training SOP Karyawan Baru

Pelatihan Standar Operasional Prosedur (SOP) bagi karyawan baru merupakan langkah penting dalam proses onboarding.

Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang komprehensif mengenai tugas, tanggung jawab, kebijakan perusahaan, dan prosedur kerja yang harus dipatuhi.

Berikut ini beberapa poin penting yang perlu dibahas:

1. Tugas dan Tanggung Jawab

Untuk memastikan karyawan baru memahami posisi mereka, maka perlu diberikan materi atau penjelasan berupa tugas dan tanggung jawab sesuai dengan pekerjaannya.

Pemaparan yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing posisi sangat penting. Hal ini tidak hanya mencakup deskripsi pekerjaan secara umum, tetapi juga key performance indicator (KPI) yang harus dicapai.

Misalnya, seorang petugas pemasaran mungkin memiliki KPI berupa peningkatan jumlah pelanggan baru sebesar 10% dalam satu kuartal. Dengan mengetahui KPI, karyawan dapat mengukur kinerja mereka sendiri dan menyelaraskan upaya mereka dengan tujuan departemen.

2. Kebijakan Perusahaan dan Peraturannya

Selain tugas pokok, dalam sesi pelatihan SOP diperlukan juga adanya sosialisasi terhadap kebijakan dan peraturan yang berlaku di perusahaan tersebut.

Kebijakan ini meliputi berbagai aspek, mulai dari kode etik, kebijakan anti-diskriminasi, hingga prosedur penanganan keluh an.

Misalnya, kebijakan anti-diskriminasi dapat mencakup larangan segala bentuk diskriminasi berdasarkan ras, agama, atau gender. Dengan memahami kebijakan ini, karyawan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih harmonis.

3. Alur Kerja

Bagian lainnya yang juga cukup penting dalam proses training SOP karyawan baru yaitu menjelaskan mengenai prosedur/alur kerja mulai dari berangkat tepat waktu, mengerjakan tugas dengan sebaik-baiknya di jam kerja, dan lain sebagainnya.

Misalnya, prosedur pelaporan masalah teknis dapat meliputi langkah-langkah yang harus diambil, formulir yang harus diisi, dan bagian yang harus dihubungi. Dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, karyawan dapat memastikan konsistensi dan efisiensi dalam bekerja.

Selain ketiga hal di atas, bagian lainnya yang mungkin perlu dibahas saat menjelaskan SOP kepada karyawan baru yaitu prosedur K3, moral dan etika kerja, dan masih banyak lagi.

Apa Manfaat yang Diperoleh dengan Mengadakan Training SOP?

Meskipun hal seperti ini terkesan sepele, tetapi ada manfaat besar yang bisa diperoleh perusahaan jika berhasil menerapkannya secara efisien.

Pertama, ini bisa membantu karyawan baru lebih mudah dalam beradaptasi, memahami tugas dan tanggung jawab mereka saat menjadi bagian dari perusahaan tersebut.

Kesulitan adaptasi bisa meningkatkan risiko terjadinya turnover, karena alasan inilah mengadakan pelatihan SOP adalah keputusan yang tepat.

Namun, tentunya tidak hanya itu saja manfaat lainnya dari training SOP yaitu mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja, khususnya untuk rekrutmen baru.

Minimnya pengarahan dan perhatian bisa membuat karyawan baru bingung dan kesulitan menyesuaikan diri. Jika hal ini sudah terjadi, efisiensi dan efektivitas kerja akan sulit dicapai.

Tantangan dan Solusi Menerangkan SOP Kepada Karyawan Baru

Menjelaskan SOP kepada karyawan baru bukanlah tugas yang mudah. Ada beberapa tantangan yang seringkali ditemui, antara lain:

Terlalu banyak informasi: SOP seringkali berisi banyak detail dan prosedur yang kompleks. Menjelaskan semua informasi ini dalam waktu yang singkat dan dengan cara yang mudah dipahami bisa menjadi tantangan tersendiri.
Istilah teknis: Banyak SOP menggunakan istilah teknis yang mungkin tidak dipahami oleh semua karyawan, terutama karyawan baru.
Perbedaan tingkat pemahaman: Setiap karyawan memiliki latar belakang dan tingkat pemahaman yang berbeda. Menyesuaikan materi pelatihan agar sesuai dengan semua level bisa jadi sulit.
Perubahan yang cepat: SOP seringkali perlu diperbarui untuk mengikuti perubahan bisnis atau regulasi. Menjaga agar pelatihan tetap relevan bisa menjadi tantangan.
Kurangnya partisipasi: Tidak semua karyawan aktif berpartisipasi dalam pelatihan, terutama jika mereka merasa materi yang disampaikan tidak relevan atau membosankan.

Contoh Tantangan dan Solusinya:

Tantangan	Solusi
Karyawan sulit memahami prosedur yang kompleks	Gunakan diagram alir atau video untuk visualisasikan prosedur.
Karyawan merasa bosan selama pelatihan	Variasikan metode pelatihan, gunakan contoh kasus yang relevan, dan berikan kesempatan untuk berinteraksi.
SOP sering berubah	Buat sistem manajemen SOP yang mudah diakses dan perbarui secara berkala. Libatkan karyawan dalam proses perubahan.

Demikian penjelasan mengenai training SOP karyawan baru. Jika Anda membutuhkan template SOP karyawan baru termasuk untuk beragam fungsi dan bidang SDM, maka bisa menghubungi kami atau cek informasinya di website pakarkinerja.com

Tersedia juga SOP berisikan penjelasan prosedur dan langkah demi langkah yang detil untuk menjalankan beragam fungsi utama dalan Bidang SDM/HRD. Semua SOP juga lengkap dengan form-form yang langsung bisa dipakai dan aplikatif!

Pelatihan 5R Ringkas Rapi Resik Rawat Rajin dan Manfaatnya

Selain induction training, perusahaan bisa mengadakan pelatihan 5R untuk meningkatkan produktivitas terutama bagi karyawan-karyawan yang masih tergolong baru.

Dengan mengadakan training seperti ini, maka diharapkan perusahaan bisa menerapkan sistem continous improvement atau memperbaiki sekaligus mengembangkan program secara berkelanjutan.

Meskipun terdengar bukan hal mudah, tetapi apabila internal perusahaan dapat melakukannya maka ini bisa menjadi value lebih untuk keberlangsungan usaha di masa mendatang.

Apa Itu Konsep 5R dalam Produktivitas Kerja?

Istilah 5R merujuk pada Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin diadaptasi dari 5S Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke yang berasal dari Jepang. Tepatnya dicetuskan oleh beliau Taiichi Ohno and Eiji Toyoda, sekarang ini sistem 5S sudah diterapkan oleh berbagai perusahaan di seluruh dunia.

Secara sederhana berikut penjelasan mengenai masing-masing prinsip tersebut.

Namun, penerapan 5R melampaui aspek fisik semata. Konsep ini juga memiliki implikasi yang signifikan terhadap budaya perusahaan, motivasi karyawan, dan bahkan inovasi.

1. Ringkas (Seiri)

Ringkas atau Seiri berarti membuang atau menghilangkan segala sesuatu yang tidak diperlukan di tempat kerja.

Tujuannya yaitu mengurangi jumlah barang yang tidak berguna, sehingga memudahkan dalam mencari barang yang dibutuhkan dan menciptakan ruang kerja yang ringkas dan nyaman.

Sebagai contoh: Membuang kertas bekas, alat-alat yang rusak, atau barang yang sudah kadaluarsa tidak lagi terpakai.

2. Rapi (Seiton)

Rapi atau Seiton mempunyai arti menentukan tempat yang tepat untuk setiap barang dan memastikan barang tersebut selalu dikembalikan ke tempatnya setelah digunakan.

Bicara soal tujuan dari prinsip ini lebih kurang agar memudahkan dalam menemukan barang yang dibutuhkan, mengurangi waktu pencarian, dan menciptakan ketertiban di tempat kerja.

Contohnya: Membuat label pada rak penyimpanan, menggunakan warna yang berbeda untuk mengidentifikasi jenis barang, atau membuat garis pembatas untuk memisahkan area kerja.

3. Resik (Seiso)

Selain itu, ada juga istilah Seiso atau Resik yang berkaitan dengan membersihkan tempat kerja secara teratur dari kotoran, debu, dan sampah.

Adapun untuk tujuannya yaitu mencegah terjadinya kecelakaan kerja akibat lingkungan yang kotor, meningkatkan kualitas produk, dan menciptakan suasana kerja yang lebih nyaman.

Contoh: Membersihkan lantai, meja kerja, mesin, dan peralatan secara rutin.

4. Rawat (Seiketsu)

Selanjutnya, ada Seiketsu atau Rawat merupakan prinsip menjaga kebersihan dan ketertiban yang telah dicapai agar menjadi kebiasaan. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip 5R yang telah diterapkan terus berlanjut dalam jangka panjang.

Contoh: Melakukan pemeriksaan rutin terhadap kondisi tempat kerja, membuat jadwal pembersihan, dan memberikan pelatihan kepada karyawan tentang pentingnya menjaga kebersihan.

5. Rajin (Shitsuke)

Nah yang terakhir disebut sebagai Shitsuke atau Rajin artinya membiasakan diri untuk selalu menerapkan prinsip-prinsip 5R dalam kehidupan sehari-hari. Tujuannya yaitu menjadikan 5R atau 5S sebagai bagian dari budaya perusahaan dan membentuk kebiasaan yang baik di kalangan karyawan.

Contoh: memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi dalam menerapkan 5R, dan melibatkan seluruh karyawan dalam kegiatan peningkatan kualitas.

Dengan menerapkan kelima prinsip ini secara efektif dan konsisten, perusahaan bisa menjadi lebih baik daripada sebelumnya.

Motivasi kerja meningkat, produktivitas stabil, dan dapat mengurangi berbagai risiko kerugian dan masalah yang bisa menghambat kualitas kerja.

Salah satu upaya yang bisa dicoba yaitu dengan mendaftarkan diri pada pelatihan 5R yang biasanya diadakan oleh pakar manajemen kinerja atau pengembangan SDM secara online atau in-house training.

Manfaat Mengikuti Pelatihan 5R atau 5S dan Menerapkannya

Ikuti pelatihan 5R untuk perusahaan Anda, dan dapatkan manfaat berikut untuk mengembangkan potensi perusahaan menjadi lebih optimal dari berbagai aspek:

Menciptakan lingkungan kerja yang bersih, tertata, aman, dan inspiratif.
Mengoptimalkan penggunaan area lantai untuk penyimpanan.
Mempercepat proses kerja dengan meminimalkan waktu pencarian.
Memperpanjang umur peralatan dengan perawatan rutin.
Meningkatkan rasa kepemilikan dan tanggung jawab karyawan terhadap area kerja.
Mencegah terjadinya kecelakaan kerja dengan mengurangi potensi bahaya.
Memaksimalkan kinerja karyawan dengan lingkungan kerja yang mendukung.
Meningkatkan efisiensi, kualitas, dan keselamatan kerja.
Membudayakan kedisiplinan dan tanggung jawab di antara karyawan.

Informasi Lainnya Mengenai Pelatihan 5R

Apabila Anda tertarik untuk mengikuti pelatihan 5R, berikut ini beberapa tips yang kami berikan mengenai metode pelatihan, siapa yang sebaiknya mengikuti training ini, dan lain sebagainnya.

Metode Pelatihan

Metode Pelatihan 5R umumnya menggabungkan beberapa cara untuk memastikan pemahaman dan penerapan yang baik. Ini meliputi:

Training Formal: Penyampaian materi secara terstruktur melalui presentasi, ceramah, dan diskusi. Tujuannya untuk memberikan pemahaman dasar tentang 5R.
Diskusi: Kegiatan bertukar pikiran untuk menggali pemahaman, pengalaman, dan solusi.
Kerja Kelompok: Penerapan langsung konsep 5R melalui studi kasus, simulasi, atau proyek kelompok.
Studi Kasus dan Simulasi: Penggunaan contoh nyata atau situasi buatan untuk melatih pengambilan keputusan.

Siapa yang Sebaiknya Menghadiri Pelatihan 5R?

Kepala departemen/manager/management representatif
Pemimpin proyek
Supervisor
Tim kebersihan
Karyawan administrasi
Dan lain sebagainnya

Durasi pelatihan 5R atau 5S biasanya membutuhkan waktu yang berbeda-beda, umumnya 2 hari. Anda dapat melakukannya secara online atau in-house training.

Itu dia penjelasan mengenai pelatihan 5R atau 5S, semoga bisa bermanfaat bagi pembaca. Tertarik memahami materi pengembangan SDM lainnya? Dapatkan paket materi lengkap yang bisa Anda unduh secara gratis di web pakarkinerja.com hari ini!