Pakar Kinerja SDM

Kinerja karyawan apapun divisinya akan memberikan dampak terhadap perkembangan perusahaan. Pihak manajer perlu untuk memantau performa orang-orang yang bekerja di kantor. Cara memantau yang paling aktif adalah dengan memberikan penilaian atau evaluasi. Di dalam penilaian kinerja akan memuat tentang pencapaian, kelebihan, dan kekurangan dari setiap individu di kantor. Salah satu fakta yang disampaikan oleh My Short Lister berkaitan penilaian performa tersebut adalah sistem evaluasi dengan reviews akan menghabiskan banyak dana. Bahkan setiap perusahaan dengan 10,000 karyawan memerlukan $35 juta hanya untuk membuat review performa mereka setiap tahunnya. Berangkat dari penjelasan tadi, Anda dapat menyimpulkan bahwa manajemen penilaian kinerja karyawan perlu dilakukan secara modern. Berbagai cara yang lazim dilakukan oleh pihak manajemen terhadap penilaian tersebut:

1. Terangkan Ekspektasi Target dari Awal

Pihak manajemen sebaiknya menyampaikan target yang diekspektasikan sejak awal kepada semua anggota tim. Jelaskan secara deskriptif sehingga karyawan paham terhadap apa yang perusahaan inginkan. Perhatikan wajah karyawan yang diajak meeting satu per satu dan cari karyawan yang sekiranya kurang paham. Berdasarkan Upwork, ekspektasi yang manajer sampaikan sering kali tidak dimengerti oleh karyawan dan jumlah orang yang belum paham rata-rata 48%. Berdasarkan data tersebut dapat kita pahami kalau jumlah orang yang langsung paham terhadap ekspektasi perusahaan tidak sampai separuh.

Anda bisa mencantumkan hasil penjelasan meeting tentang ekspektasi tersebut ke dalam Cloud. Seluruh karyawan yang menjadi tujuan ekspektasi tadi perlu diberi izin untuk mengakses Cloud tadi. Karyawan akan paham tentang apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan dapat mengakses Cloud jika lupa terhadap ekspektasi perusahaan. Apabila ada banyak karyawan yang belum paham tentang Cloud, berikan pelatihan. Beri penekanan kalau di kantor akan memberikan waktu 15 menit di akhir jam kerja untuk mempelajari perkembangan teknologi.

2. Berikan Feedback

Feedback pada perusahaan sangat perlu karena dapat membantu karyawan memenuhi target yang dibebankan ke mereka. Gen Z sangat menyukai pola feedback di kantor. Website Workhuman melaporkan bahwa sebaiknya pemberian feedback tidak diberlakukan hanya setahun sekali. Hanya 45% pekerja yang menunjukkan perubahan kinerja ke arah positif dengan pemberian feedback setahun sekali. Kemudian karyawan yang memperoleh feedback mingguan 85% lebih termotivasi untuk memberikan performa yang baik. Tidak heran bila manajer perlu untuk memberlakukan sistem feedback mingguan terhadap seluruh anggota tim.

Pemberian feedback juga sebaiknya menggunakan Cloud karena bersifat real time. Seketika ada feedback maka karyawan yang bersangkutan bisa segera memahami. Pahami bahwa penyampaian sistem ini di era modern sangat penting karena cara tradisional memerlukan banyak budget. Ada banyak kertas, tinta, dan pena yang bisa dihemat ketika penyampaian solusi berlangsung online.

3. Aplikasikan Self-Assessment

Salah satu manajemen penilaian kinerja karyawan adalah self-assessment terhadap seluruh karyawan dan manajer. Setiap individu menilai dirinya sendiri secara pandangan kritis. Mereka akan menyampaikan evaluasi diri berdasarkan hasil performa. Gunakan beberapa kriteria agar orang-orang di kantor lebih paham bagaimana cara introspeksi diri. Beberapa kriteria yang perlu dimasukkan ke dalam self-assessment tersebut adalah pencapaian, masalah yang Tengah dihadapi, kelemahan, usaha peningkatan performa, dan lain-lain. Beri kesempatan agar setiap individu kantor untuk menyampaikan dukungan apa yang diperlukan agar kinerja meningkat.

Metode self-assessment ini juga disampaikan menggunakan software. Proses pengisian self-assessment ini umumnya memerlukan waktu sekitar 5 – 10 menit saja. Tekankan kepada semua individu yang menjawab self-assessment bahwa tidak ada jawaban yang salah. Hargai semua jawaban yang diberikan karena memang kondisi tugas dan permasalahan yang diterima setiap individu kantor berbeda.

Hasil self-assessment perlu dievaluasi dan ditanggapi. Duduk bersama juga diperlukan sehingga diskusi dapat menjadi pencerah terhadap permasalahan karyawan secara spesifik. Hal ini mampu membuat seseorang berpikir dari pola pandang yang berbeda.

4. Beri Pujian dan Reward terhadap Karyawan Berprestasi

Studi dari Harvard Business melaporkan kalau 72% pengakuan terhadap performa baik dapat meningkatan motivasi karyawan secara signifikan. Sedangkan data dari Quantum Workplace menunjukkan jika karyawan akan meningkatkan motivasi kerja sampai 2,7 kali ketika kontribusi mereka disanjung. Sebenarnya masih ada banyak lagi data yang menjelaskan bahwa memberikan pujian terhadap kinerja baik karyawan dapat memberikan dampak baik terhadap produktivitas.

Reward juga bisa Anda berikan dengan memberikan sekedar note catatan. Apabila perusahaan memiliki budget yang lebih banyak, maka usahakan untuk memberikan reward juga. Reward bisa sekedar hanya makan-makan bersama dengan para karyawan. Selain reward tersebut, Anda bisa memberikan mereka tiket ke suatu festival, voucher diskon, pulang lebih awal, dan uang cash. Pemberian penghargaan kepada karyawan berprestasi dapat memacu semangat kerja karyawan lainnya.

5. Berikan Saran Membangun untuk Karyawan Berperforma Kurang

Setiap perusahaan pasti menemui adanya karyawan yang berperforma kurang baik dibandingkan rata-rata karyawan. Feedback kritis sangat perlu disampaikan kepada orang-orang tersebut dan gunakan bahasa yang halus. Kritik yang diberikan usahakan yang membangun sehingga dapat membantu mereka menyelesaikan permasalahan. Berfokuslah pada kondisi yang tengah dihadapi oleh karyawan bermasalah tadi. Anda dapat menyampaikan kritik melalui email sehingga penyampaian lebih bersifat privasi.

Jangan sampai menyampaikan kritik pedas di hadapan orang banyak karena itu sama saja dengan mempermalukan orang yang dikritik. Kemudian buat isian email dengan kata-kata yang sopan dan sampaikan bahwa Anda berniat mendukung. Kemudian sampaikan solusi berupa software, training, dan lain-lain yang sekiranya membantu. Kemudian berikan penutupan dengan warna highlighting bahwa Anda berharap dapat memberikan dampak positif terhadap kinerja karyawan tersebut.

6. Gunakan Formulir Khusus Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja yang dilakukan perlu menggunakan formulir standar untuk hasil yang konsisten. Ada banyak dokumen ini yang dapat didownload melalui Google maupun software khusus. Formulir yang demikian sudah memenuhi standar yang dipakai di seluruh perusahaan. Formulir yang telah diisi dapat dikonversikan dalam bentuk numerik untuk menilai karyawan.

Isi dari formulir manajemen penilaian kinerja karyawan meliputi kinerja pekerjaan, keandalan individu, keterampilan, kompetensi, dan lain-lain. Di dalam formulir juga memuat tentang kontribusi keseluruhan yang telah karyawan lakukan. Kemudian Anda juga bisa menggunakan formulir tersebut untuk menilai kreativitas individu.

Kemajuan perusahaan sangat berpacu pada produktivitas orang-orang yang bekerja di sana. Kinerja orang-orang tersebut juga didukung oleh kompetensi masing-masing, baik dari segi pengatahuan dan skill. Perusahaan dapat mengaplikasikan strategi peningkatan kinerja karyawan untuk membuat kompetensi semua karyawan serupa. Apabila kompetensi karyawan satu dengan lainnya hampir sama, maka workload bisa menjadi lebih fair. Namun sebelum membahas tentang strategi tersebut, kita akan mengenal lebih dalam mengenai produktivitas dahulu.

Mengenal Produktivitas Karyawan

Produktivitas karyawan sama saja dengan mesin untuk menggerakkan perusahaan. Bagaimanapun perusahaan akan semakin berkembang ke arah positive ketika produktivitas meningkat. Para karyawan hanya dapat melakukan performa optimal ketika mereka memahami dan mengerjakan tugas time frame.

Karyawan harus berfokus dengan baik juga untuk bisa memenuhi tugas sesuai time frame. Seluruh hal yang dilakukan sesuai time frame akan langsung berdampak pada hasil.

Selain itu, peningkatan kinerja juga harus berlangsung konsisten untuk bisa memberikan tingkat produktivitas tinggi. Kemajuan performa karyawan dipengaruhi oleh banyak factor, seperti beban kerja dan lain-lain.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Tim

Setiap orang yang bekerja perlu paham terhadap apa saja yang mempengaruhi kinerja. Contoh dari faktor-faktor tersebut adalah work environment, defined goals, employee wellness, dan training.

Work environment atau lingkungan kerja sangat mempengaruhi motivasi karyawan bekerja dan memenuhi target. Maka dari itu, seorang manajer menerapkan budaya kerja non-blaming. Jika bertemu kesulitan kompleks pada suatu proyek, lakukan brainstorming bersama dengan tim. Introspeksi bersama-sama dan ambil langkah terbaik untuk membuat proyek terselesaikan sesuai keinginan klien.

Defined goals atau target yang ditentukan merupakan factor vital bagi produktivitas karyawan. Seorang manajer harus dapat memberikan target yang jelas kepada para karyawan, seperti target penjualan berapa miliar dalam setahun. Anda perlu mengetahui apa yang menjadi target competitor juga untuk menentukan target. Sebaiknya manajer juga berdiskusi bersama dengan tim dalam menentukan target ini.

Employee wellness atau kesehatan karyawan juga perlu dipertimbangkan oleh perusahaan. Terlebih lagi ingkat kesehatan fisik antara karyawan satu dengan lainnya berbeda-beda. Apabila karyawan mengalami sakit parah, umumnya tingkat produktivitasnya juga akan terganggu.

Training atau pelatihan merupakan salah satu factor yang perlu dipertimbangkan dan diberikan kepada karyawan. Apalagi perkembangan pengetahuan dan teknologi jaman sekarang cukup cepat. Memberikan skill dan pengetahuan yang baru kepada karyawan jelas dapat mempengaruhi tingkat kinerja mereka.

Hal yang Menghambat Kinerja Karyawan

Strategi peningkatan kinerja karyawan juga mempertimbangkan beberapa hal yang dapat menghambat produktivitas. Beberapa hal yang dapat mengganggu produktivitas adalah workload berlebih, konflik, dan motivasi tim rendah.

1. Workload

Beban kerja yang didelegasikan ke setiap karyawan perlu penyesuaian terhadap kemampuan masing-masing. Manajer harus paham apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan dari setiap anggota tim. Jika ada anggota tim berkemampuan tinggi, maka manajer bisa saja membebankan workload lebih kepada orang tersebut. Namun berikan penghargaan juga kepada orang-orang dengan workload lebih banyak.

Kemudian, manajer juga perlu mencegah agar karyawan berkemampuan tinggi tadi tidak burnout. Para manajer bisa coba untuk berdiskusi dengan anggota tim setiap kali ada karyawan yang menunjukkan tanda-tanda burnout.

2. Konflik

Tempat kerja selalu memiliki konflik tersendiri sehingga setiap perusahaan bisa mengalami masalah yang berbeda. Karyawan yang satu dengan lainnya bisa saja merasa tidak setuju atas suatu keputusan. Perbedaan pendapat merupakan hal yang sangat lazim, tetapi hal tersebut tidak boleh dibiarkan berlarut-larut.

Beri budaya untuk saling membantu dan care di tempat kerja. Hal ini dapat meningkatkan solidaritas dan loyalitas antar karyawan dan menghindarkan konflik.

Konflik yang dibiarkan berlarut-larut dapat membuat kinerja karyawan menurun. Mereka yang bersangkutan dengan konflik bisa merasa tidak nyaman dengan lingkungan kerja. Ketidaknyamanan itulah yang dapat menyebabkan produktivitas menurun karena psikologi juga terganggu. Manajer perlu berperan menjadi penengah yang adil terhadap karyawan yang berkonflik.

3. Rendahnya Motivasi

Motivasi yang rendah dapat menjadi silent killer bagi tempat kerja. Karyawan yang bermotivasi rendah umumnya memiliki tingkat produktivitas rendah. Seorang Manajer juga perlu melakukan inisiatif dan contoh kinerja baik. Anda perlu memberikan semangat kepada karyawan yang terlihat semakin tidak bermotivasi.

Usahakan untuk menjadi manajer yang ramah dan tetap tegas sehingga mampu membuat karyawan terpengaruhi kinerjanya. Seorang manajer perlu mengetahui cara mendekati karyawan berdasarkan karakter setiap karyawan. Pendekatan sesuai karakter dapat membantu penyampaian kepada karyawan tertentu dengan lebih baik.

Strategi Peningkatan Kinerja Karyawan

Anda menyadari produktivitas tim menurun, maka pikirkan dengan segera solusinya. Apabila penyebabnya karena karyawan banyak yang burnout maka Anda dapat mengajukan saran agar HRD menambah jumlah karyawan. Namun sebelum melakukan hal tersebut, ada beberapa hal yang dapat Anda implementasikan dahulu.

1. Hentikan Micromanaging

Ada banyak sekali manajer yang terlalu memonitor hal-hal kecil yang tidak terlalu penting untuk produktivitas. Cobalah untuk percaya terhadap karyawan yang telah didelegasikan mengerjakan suatu tugas. Percayakan kepada karyawan bahwa mereka mampu menyelesaikan tugas sehari-hari.

Manajer hanya perlu mengawasi hasil yang dikerjakan para karyawan setiap seminggu sekali atau sebulan sekali melalui meeting. Jika ada karyawan yang memiliki track record tidak baik selama meeting dan terjadi berulang kali, barulah Anda awasi kinerja orang tersebut dengan lebih sering. Misalkan saja periksa kinerja mereka secara 3 hari sekali.

2. Beri Pelatihan

Pengetahuan dan skill merupakan penggerak perusahaan. Sedangkan karyawan yang berpengetahuan dan skill update adalah aset perusahaan. Berikan pelatihan secara berkala kepada mereka. Pelatihan yang dimaksud bisa disesuaikan dengan ketersediaan budget yang ada.

Implementasikan hasil training kepada pekerjaan. Apabila ada karyawan yang kurang dapat mengimplementasikan materi training maka beri penekanan bahwa mereka harus belajar akan hal itu.

3. Minta Feedback

Penting juga untuk meminta feedback dari para karyawan untuk memelihara komunikasi antar karyawan. Pemberian feedback bisa disampaikan melalui survey online. Anda juga perlu terbuka terhadap saran dan kritik karyawan yang bertujuan membangun.

4. Berikan Apresiasi

Ada kalanya manajer atau pimpinan tim perlu memuji pencapaian anak buah untuk meningkatkan produktivitas menurut website Oak. Memberikan apresiasi dapat meningkatkan semangat kerja bagi para karyawan berprestasi. Mereka akan merasa dihargai pekerjaannya sehingga termotivasi mempertahankan kinerjanya.