Training SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam kepada karyawan baru tentang cara kerja yang benar di perusahaan.
Bayangkan seorang karyawan baru yang harus membuat laporan penjualan, tanpa adanya SOP yang jelas, ia mungkin akan kebingungan menentukan format, data apa saja yang harus dimasukkan, dan siapa saja yang perlu menerima laporan tersebut.
Dengan training SOP, karyawan baru akan diberikan panduan yang jelas dan terstruktur, sehingga mereka dapat bekerja secara efektif dan efisien sejak awal.
Jadi, sekarang sudah terjawab wajib atau tidaknya pelatihan SOP untuk karyawan baru. Mari beralih ke pembahasan berikutnya, apa saja yang sebaiknya diajarkan saat training SOP?
Hal-hal yang Wajib Ada dalam Training SOP Karyawan Baru
Pelatihan Standar Operasional Prosedur (SOP) bagi karyawan baru merupakan langkah penting dalam proses onboarding.
Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang komprehensif mengenai tugas, tanggung jawab, kebijakan perusahaan, dan prosedur kerja yang harus dipatuhi.
Berikut ini beberapa poin penting yang perlu dibahas:
1. Tugas dan Tanggung Jawab
Untuk memastikan karyawan baru memahami posisi mereka, maka perlu diberikan materi atau penjelasan berupa tugas dan tanggung jawab sesuai dengan pekerjaannya.
Pemaparan yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing posisi sangat penting. Hal ini tidak hanya mencakup deskripsi pekerjaan secara umum, tetapi juga key performance indicator (KPI) yang harus dicapai.
Misalnya, seorang petugas pemasaran mungkin memiliki KPI berupa peningkatan jumlah pelanggan baru sebesar 10% dalam satu kuartal. Dengan mengetahui KPI, karyawan dapat mengukur kinerja mereka sendiri dan menyelaraskan upaya mereka dengan tujuan departemen.
2. Kebijakan Perusahaan dan Peraturannya
Selain tugas pokok, dalam sesi pelatihan SOP diperlukan juga adanya sosialisasi terhadap kebijakan dan peraturan yang berlaku di perusahaan tersebut.
Kebijakan ini meliputi berbagai aspek, mulai dari kode etik, kebijakan anti-diskriminasi, hingga prosedur penanganan keluh an.
Misalnya, kebijakan anti-diskriminasi dapat mencakup larangan segala bentuk diskriminasi berdasarkan ras, agama, atau gender. Dengan memahami kebijakan ini, karyawan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih harmonis.
Baca juga: Pelatihan 5R Ringkas Rapi Resik Rawat Rajin dan Manfaatnya
3. Alur Kerja
Bagian lainnya yang juga cukup penting dalam proses training SOP karyawan baru yaitu menjelaskan mengenai prosedur/alur kerja mulai dari berangkat tepat waktu, mengerjakan tugas dengan sebaik-baiknya di jam kerja, dan lain sebagainnya.
Misalnya, prosedur pelaporan masalah teknis dapat meliputi langkah-langkah yang harus diambil, formulir yang harus diisi, dan bagian yang harus dihubungi. Dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, karyawan dapat memastikan konsistensi dan efisiensi dalam bekerja.
Selain ketiga hal di atas, bagian lainnya yang mungkin perlu dibahas saat menjelaskan SOP kepada karyawan baru yaitu prosedur K3, moral dan etika kerja, dan masih banyak lagi.
Apa Manfaat yang Diperoleh dengan Mengadakan Training SOP?
Meskipun hal seperti ini terkesan sepele, tetapi ada manfaat besar yang bisa diperoleh perusahaan jika berhasil menerapkannya secara efisien.
Pertama, ini bisa membantu karyawan baru lebih mudah dalam beradaptasi, memahami tugas dan tanggung jawab mereka saat menjadi bagian dari perusahaan tersebut.
Kesulitan adaptasi bisa meningkatkan risiko terjadinya turnover, karena alasan inilah mengadakan pelatihan SOP adalah keputusan yang tepat.
Namun, tentunya tidak hanya itu saja manfaat lainnya dari training SOP yaitu mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja, khususnya untuk rekrutmen baru.
Minimnya pengarahan dan perhatian bisa membuat karyawan baru bingung dan kesulitan menyesuaikan diri. Jika hal ini sudah terjadi, efisiensi dan efektivitas kerja akan sulit dicapai.
Tantangan dan Solusi Menerangkan SOP Kepada Karyawan Baru
Menjelaskan SOP kepada karyawan baru bukanlah tugas yang mudah. Ada beberapa tantangan yang seringkali ditemui, antara lain:
- Terlalu banyak informasi: SOP seringkali berisi banyak detail dan prosedur yang kompleks. Menjelaskan semua informasi ini dalam waktu yang singkat dan dengan cara yang mudah dipahami bisa menjadi tantangan tersendiri.
- Istilah teknis: Banyak SOP menggunakan istilah teknis yang mungkin tidak dipahami oleh semua karyawan, terutama karyawan baru.
- Perbedaan tingkat pemahaman: Setiap karyawan memiliki latar belakang dan tingkat pemahaman yang berbeda. Menyesuaikan materi pelatihan agar sesuai dengan semua level bisa jadi sulit.
- Perubahan yang cepat: SOP seringkali perlu diperbarui untuk mengikuti perubahan bisnis atau regulasi. Menjaga agar pelatihan tetap relevan bisa menjadi tantangan.
- Kurangnya partisipasi: Tidak semua karyawan aktif berpartisipasi dalam pelatihan, terutama jika mereka merasa materi yang disampaikan tidak relevan atau membosankan.
Contoh Tantangan dan Solusinya:
| Tantangan | Solusi |
| Karyawan sulit memahami prosedur yang kompleks | Gunakan diagram alir atau video untuk visualisasikan prosedur. |
| Karyawan merasa bosan selama pelatihan | Variasikan metode pelatihan, gunakan contoh kasus yang relevan, dan berikan kesempatan untuk berinteraksi. |
| SOP sering berubah | Buat sistem manajemen SOP yang mudah diakses dan perbarui secara berkala. Libatkan karyawan dalam proses perubahan. |
Demikian penjelasan mengenai training SOP karyawan baru. Jika Anda membutuhkan template SOP karyawan baru termasuk untuk beragam fungsi dan bidang SDM, maka bisa menghubungi kami atau cek informasinya di website pakarkinerja.com
Tersedia juga SOP berisikan penjelasan prosedur dan langkah demi langkah yang detil untuk menjalankan beragam fungsi utama dalan Bidang SDM/HRD. Semua SOP juga lengkap dengan form-form yang langsung bisa dipakai dan aplikatif!
