Sebuah organisasi terlahir dengan landasan visi dan misi yang jelas dari awal. Mengikuti pergerakannya, sebuah organisasi pun memerlukan struktur. Struktur tersebutlah yang akhirnya menuntut adanya uraian jabatan atau job description.

Seorang pendiri organisasi harus sadar, untuk apa organisasi tersebut didirikan, apa pencapaian yang ingin didapat serta mengapa organisasi tersebut ada. Perencanaan struktur akan mempengaruhi jabatan apa saja yang Anda butuhkan.

Jabatan sendiri adalah unit dasar yang membangun struktur sebuah organisasi. Semua jabatan bekerjasama untuk membangun organisasi dan mencapai tujuan di awal. Itulah mengapa setiap jabatan akan berhubungan dengan individu (employee) dan organisasi (employer).

Bisa dikatakan jabatan adalah sekumpulan tanggungjawab atau aktivitas yang ditujukan menghasilkan sesuatu. Pencapaian akhir ini akan membuat kita mengetahui seberapa berhasil para individu bekerja.

Agar lebih jelas apa sajakah tanggungjawab atau aktivitas yang dijalankan, maka timbullah job analysis atau analisa jabatan. Analisa jabatan sendiri berarti proses mengumpulkan, mengkategorikan, mendokumentasikan semua informasi yang dianggap relevan dengan jabatan tertentu.

Tentu saja job analysis tersebut akan berubah sewaktu-waktu tergantung periode yang dijalani. Hasil akhir dari job analysis akan mendapatkan job description seperti yang disebutkan di atas.

Setidaknya, ada 5 elemen penting yang harus diperhatikan ketika menyusun job description, yaitu :

1. Identifikasi pekerjaan
Bagian ini adalah bagian yang hampir semua orang menyetujui keberadaannya. Bagaimana pun, sebuah identifikasi pekerjaan akan memperjelas apa saja tanggungjawab serta aktivitas yang akan dilakukan. Biasanya, ada beberapa poin yang terlihat di dalam identifikasi pekerjaan, yaitu.
• Jabatan
• Kode pekerjaan
• Institusi atau departemen
• Divisi
• Supervisor langsung

2. Ringkasan pekerjaan
Hal kedua yang harus terdapat di dalam job description adalah ringkasan pekerjaan. Ringkasan pekerjaan umumnya berisi penjelasan singkat mengenai karakteristik pekerjaan bersangkutan.

Di dalamnya akan dijelaskan apa saja tanggungjawab dan aktivitas jabatan yang membedakan dengan jabatan lainnya. Perlu diingat, keringkasan, objektivitas serta ketepatan menjadi sorot atau perhatian utama ketika menyusun ringkasan pekerjaan. Oleh karena itu, ikuti 2 aturan mendasar saat menyusunnya.

• Buatlah penjelasan atau ringkasan pekerjaan dengan menggunakan kata kerja (tindakan).
• Jelaskan pula mengenai persyaratan pekerjaan yang diperlukan, atau bisa pula dikatakan perihal apa saja yang harus dilakukan oleh pekerja.

3. Kewajiban pekerjaan
Kewajiban pekerjaan adalah hal lumrah yang terdapat di dalam sebuah job description. Biasanya Anda akan menemukan tanggungjawab atau tugas yang harus dijalani oleh individu terhadap jabatan tersebut. Jika Anda masih kebingungan ketika menyusun kewajiban pekerjaan, ada 4 poin penting yang bisa diperhatikan dengan seksama.

• Ingat, gunakan kalimat present tense saat menyusun deskripsi
• Jangan menggunakan kalimat yang terkesan panjang dan bertele-tele, cukup persingkat dan jelas
• Gunakan pula kata kerja atau kata tindakan untuk mempertegas tanggungjawab individu
• Hindari pula penggunaan kata kerja khusus yang dirasa tidak berhubungan langsung dengan pekerjaan tertentu

4. Tanggungjawab
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, sebuah pekerjaan akan dipertanggungjawabkan kepada atasan individu bersangkutan. Apakah individu tersebut berhasil mencapai target yang telah ditetapkan atau tidak.

Hal tersebut bisa menjadi pertimbangan ketika dilakukan penilaian di akhir atau penghujung tahun. Dengan begini, kegagalan sekecil apapun bisa diminimalisir oleh pekerja agar tak merugikan perusahaan sedikitpun. Mengingat kinerja mereka akan menentukan penilaian dan keberlangsungan jabatan yang diduduki.

5. Spesifikasi pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan persyaratan khusus yang dijadikan sebagai compensable factor. Dimana di dalamnya kita akan menemukan ketrampilan dan usaha yang harus dilakukan oleh jabatan tertentu.

Ketrampilan disini bisa saja terkait pada pendidikan terakhir, inisiatif, pengalaman bekerja di tempat lain dan kecerdasan yang mutlak diperlukan untuk jabatan tertentu. Sedangkan usaha bisa saja dikategorikan sebagai usaha fisik dan mental yang wajib dimiliki oleh pekerjaan bersangkutan.

Sama halnya dengan tanggungjawab, spesifikasi pekerjaan dijadikan tolak ukur dalam menilai kemampuan mendasar individu. Dengan kata lain, ini adalah compensable factor yang berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Organisasi berhak mendesain dari awal apa saja yang dirasa menguntungkan pihak perusahaan secara penuh atau tidak.

Baca juga artikel tentang Job Des Manajer SDM dan HR Manager