Cara Melakukan Analisa Beban Kerja dan Workload Analysis

Beban kerja seorang karyawan akan berbeda dengan yang lain. Terkadang, hal itu kurang diperhatikan sehingga tak sedikit karyawan yang mendapat beban kerja melebihi kapasitasnya sehingga kinerjanya menurun. Ada cara membuat analisa beban kerja, yang akan membantu menemukan beban proporsional setiap karyawan.

Analisa beban kerja sendiri merupakan sebuah langkah yang dilakukan untuk mengkaji waktu yang dibutuhkan seorang karyawan untuk menuntaskan pekerjaannya. Biasanya, dilakukan untuk memastikan apakah perusahaan sudah memiliki karyawan yang cukup atau butuh tambahan karyawan baru.

Cara Membuat Analisa Beban Kerja
Ada beberapa alur yang perlu diikuti ketika ingin membuat sebuah analisa beban kerja. Sehingga didapatkan beban kerja relatif karyawan, jabatannya, sampai beban perusahaan itu sendiri.

1. Mengumpulkan Informasi
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mengumpulkan informasi terkait berbagai hal yang berhubungan dengan beban kerja. Mulai dari kondisi karyawan, jabatannya, hingga hal pendukung lainnya.

Ada tiga metode yang dilakukan untuk mendapatkan informasi tersebut, yaitu:

 Wawancara
Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara individu kepada karyawan hingga petinggi perusahaan. Isi wawancara berkaitan dengan tugas dan fungsi mereka selama ini, kendala, dan hal-hal penting lainnya.
Wawancara bisa dilakukan oleh manajemen perusahaan, hingga melibatkan pihak kompeten yang sudah ditunjuk oleh perusahaan.

 Pertanyaan
Membuat daftar pertanyaan yang berkaitan dengan sebuah jabatan dan fungsi kerja. Daftarnya akan berbeda untuk setiap karyawan dan isinya akan menyesuaikan dengan bagaimana hasil dari analisis jabatan yang dilakukan.

Slide1

 Pengamatan
Pengamatan ini dilakukan langsung oleh pihak yang kompeten, dimana karyawan yang masuk kategori analisis saat itu akan diamati kinerjanya. Mulai dari jenis pekerjaan, lama menyelesaikan pekerjaan, dan hal-hal pendukung lainnya.

2. Penghitungan Beban Kerja
Setelah mengetahui informasi-informasi melalui metode di atas, saatnya untuk melakukan penghitungan beban kerja. Rumus yang digunakan adalah: Jam kerja = beban kerja x waktu

Penggunaan dari rumus ini bisa dilakukan untuk mengetahui kondisi kerja pada empat pilihan waktu yaitu: harian, mingguan, bulanan, tahunan. Dengan penjabaran seperti berikut ini:

 Perhari : 1 hari x (jumlah jam kerja efektif)
 Perminggu : (jumlah hari kerja efektif) x (jumlah jam kerja efektif)
 Perbulan : (jumlah hari kerja efektif) x (jumlah jam kerja efektif)
 Pertahun : (jumlah hari kerja efektif) x (jumlah jam kerja efektif)

Contohnya, untuk jam kerja efektif setiap hari adalah 7 jam, hari kerja per minggu adalah 5 hari maka jam kerja efektif yang didapatkan adalah:

 Perhari : 1 x 7 = 7 jam = 420 menit
 Perminggu : 5 x 7 = 35 jam = 2.100 menit
 Perbulan : 20 x 7 = 140 jam = 8.400 menit
 Pertahun : 240 x 7 = 1.680 jam = 100.800 menit

3. Pendekatan Untuk Analisa Jabatan
Saat akan melakukan analisa beban kerja untuk mencarikan solusi apakah perusahaan sudah punya karyawan yang cukup atau belum, ada tiga pendekatan yang biasa dilakukan yaitu:

 Pendekatan Administratif
Analisa beban kerja yang menggunakan pendekatan ini, akan mendapatkan sebuah kebijakan terkait administrasi dari setiap pegawai yang dianalisis serta administrasi perusahaan secara keseluruhan.

 Pendekatan Organisasi
Jika analisis menggunakan pendekatan ini, maka hasil yang diperoleh akan berkaitan dengan tugas setiap karyawan, hubungannya dengan posisi dan koordinasi dengan divisi lain. Sehingga diketahui nantinya seperti apa tugas individu karyawan maupun kesatuan sebuah tim kerja.

 Pendekatan Analisis Jabatan
Lain lagi dengan pendekatan analisa jabatan, yang akan memberikan informasi tentang analisa jumlah karyawan yang tepat, kemudian apakah penempatan masing-masing sudah sesuai potensi dan tentang kapankah perusahaan membutuhkan tambahan pegawai lagi.

Analisa ini juga akan berhubungan langsung dengan promosi karyawan potensial, mutasi, dan juga reward bagi karyawan.

Faktor yang Mempengaruhi Analisa Beban Kerja
Dua faktor utama memiliki pengaruh penting terhadap analisa beban kerja, yaitu faktor internal dan eksternal. Berikut ini penjelasannya:

Faktor Internal
Yaitu faktor yang berkaitan dengan diri karyawan itu sendiri, diantaranya adalah:

1. Jenis Kelamin
Jenis kelamin perempuan atau laki-laki
2. Umur
Berapa umur dari karyawan tersebut saat ini
3. Ukuran
Ukuran dari tubuhnya meliputi tinggi dan berat badan terkini
4. Kondisi Kesehatan
Bagaimana kondisi kesehatan dari karyawan tersebut, apakah memiliki penyakit bawaan atau sehat. Biasanya dilihat dari riwayat izin karena sakit dan hasil pemeriksaan dari dokter.
5. Motivasi Kerja
Apa yang menjadi motivasinya untuk bekerja di perusahaan tersebut. Apakah dari pasangan, lingkungan, atau ada motivasi lainnya.
6. Keinginan
Apa keinginan yang ingin diwujudkannya selama bekerja, bisa meliputi target jangka pendek dan jangka panjang.
7. Kepuasan Kerja
Bagaimana tingkat kepuasannya dalam bekerja, apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan atau masih ada hal yang membuat karyawan tersebut tidak puas.

Faktor Eksternal
Adalah faktor yang berhubungan dengan kondisi di luar diri karyawan tersebut, beberapa diantaranya adalah:

1. Tugas Fisik
Meliputi dimana dia ditempatkan, bagaimana penataan ruang kerja, sikap kerjanya dengan karyawan lain, tingkat kesulitan dari pekerjaannya, tanggung jawab yang harus diembannya dari pekerjaan yang dilakukan.

2. Organisasi Kerja
Berhubungan dengan model perusahaan, lama bekerja dalam satu waktu tertentu, bagaimana sistem gaji, sistem lembur, hingga waktu istirahat yang diberikan kepada karyawan.

3. Lingkungan Kerja
Merupakan faktor yang berhubungan dengan lingkungan fisik yaitu interaksi dengan orang lain, lingkungan biologis, psikologis, dan kimiawi jika ada.

Fungsi Analisa Beban Kerja
Analisa beban kerja memang penting untuk dilakukan secara berkala, karena memiliki sejumlah fungsi yang sangat membantu perusahaan mencapai kondisi proporsional di bidang sumber daya manusia dan kredibilitasnya. Apa saja fungsi dari analisis tersebut?

 Penentuan Berbagai Standar
Analisa ini akan membantu perusahaan untuk menentukan berbagai standar, seperti standar waktu kerja karyawan, standar tugas yang diberikan kepada masing-masing karyawan. Termasuk juga standar aktivitas yang dilakukan di lingkungan kerja, yang harus mampu berdampak baik bagi karyawan.

 Apakah Perusahaan Butuh Karyawan Baru?
Dengan didapatnya hasil analisa beban kerja, maka bisa disimpulkan apakah saat ini perusahaan sudah memiliki pekerja yang cukup sesuai dengan kebutuhannya. Atau membutuhkan tambahan karyawan untuk ditempatkan di posisi tertentu.

 Apakah Perlu Pelatihan?
Analisa beban kerja juga akan menjadi pertimbangan, apakah perusahaan butuh melakukan pelatihan kepada karyawan atau tidak. Karena akan didapat hal-hal yang dianggap masih kurang maksimal, dari masing-masing karyawan. Sehingga, salah satu solusinya adalah melakukan pelatihan supaya semua potensi karyawan bisa dimanfaatkan dengan maksimal.

 Membuat Standard Operating Procedure (SOP) yang Tepat
SOP adalah aturan baku perusahaan agar bisa melaksanakan kegiatan dengan lebih terarah. Secara berkala SOP perlu disempurnakan, sesuai dengan kondisi terkini perusahaan. Penyempurnaan itu, berhubungan langsung dengan kondisi karyawan yang didapat melalui analisis beban kerja.

Melakukan analisa beban kerja ternyata sangat penting dilakukan secara berkala. Selain punya fungsi yang banyak, juga sebagai acuan apakah perusahaan sudah berada pada posisi proporsional atau tidak. Dengan menggunakan cara membuat analisa beban kerja yang tepat dan melibatkan profesional di dalamnya, maka perusahaan akan selangkah lebih maju dan siap memiliki tenaga yang handal dengan beban kerja terbaiknya

Materi Presentasi yang bagus dan aplikatif tentang Manajemen SDM x Balanced Scorecard. Gratis. Download Sekarang.

Slide1