Suatu perusahaan terdiri dari beragam karyawan. Setiap karyawan menempati posisi yang berbeda-beda namun tetap dalam satu kerangka kesatuan yang sama untuk menjalankan perusahaan tersebut.

Spesifikasi tiap karyawan biasanya telah diterapkan dengan benar pada berbagai perusahaan profesional, namun kadang, terdapat beberapa perusahaan yang masih menggunakan sistem yang tidak jelas dalam pembagian tugas. Hal-hal tersebut biasanya terjadi pada perusahaan yang masih kecil atau baru.

Seiring dengan semakin profesionalnya perusahaan, tentu hal-hal demikian tidak sepatutnya diteruskan. Hal ini bukan semata-mata masalah image atau citra, akan tetapi untuk memajukan perusahaan menjadi lebih baik, memang diperlukan kejelasan dari berbagai sisi.

Artinya, semua hal yang berada dalam perusahaan tersebut, termasuk cara pikir yang digunakan, harus masuk akal dengan tujuan mendukung perusahaan. Dalam hal ini, jabatan karyawan yang tidak jelas akan membuat karyawan lebih terbebani sehingga pekerjaannya pun berpotensi memberikan hasil yang tidak maksimal.

Setiap jabatan pada sebuah perusahaan seharusnya benar-benar didesain dengan cara yang spesifik. Seorang customer service seyogyanya bekerja dengan maksimal pada bagian itu, dan bukannya malah disuruh melakukan tugas yang lain-lain. Sebab, yang umum terjadi kemudian adalah adanya saling tumpang tindih beban kerja yang memaksa pegawai bekerja di luar kewajibannya. Dengan demikian, perusahaan sebaiknya mengambil pekerja yang memang sesuai dengan bidangnya masing-masing agar lebih terpercaya.

Jabatan sendiri memiliki makna yang begitu khas untuk setiap perusahaan. Job description seorang CS di sebuah perusahaan bisa jadi berbeda dengan di perusahaan lainnya. Hal ini disebabkan karena setiap perusahaan memang memiliki visi, misi, dan strategi yang berbeda-beda.

Bila pada suatu perusahaan CS harus bisa berbahasa inggris, namun kemampuan tersebut bisa jadi tidak menjadi kewajiban di perusahaan lainnya.

Dalam hal ini, diperlukan yang namanya analisis jabatan. Analisis jabatan adalah suatu proses yang terstruktur dan logis untuk menentukan hal-hal yang diperlukan dalam menjalankan suatu pekerjaan, misalnya keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan. Dalam melakukan proses ini, harus terdapat beberapa data yang bisa mendukung sehingga hasil yang didapat pun juga menjadi lebih akurat, yaitu:

1. Nama jabatan yang akan dianalisis
2. Jumlah jam kerja
3. Upah yang diterima

4. Posisi jabatan dalam suatu organisasi termasuk hubungannya dengan jabatan yang lain atau perusahaan secara keseluruhan
5. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang harus diampu.
6. Sarana dan prasarana yang diperlukan

7. Bahan-bahan yang diperlukan
8. Kondisi lingkungan yang diperlukan
9. Resiko kerja yang mengancam

10. Training, kursus, seminar, dan berbagai hal lainnya yang dibutuhkan untuk mendukung keterampilan untuk menjalankan fungsi jabatan
11. Keterampilan dan pengetahuan yang harus dimiliki
12. Penampilan fisik, terutama bagi mereka yang memang dituntut selalu tampil menarik selama bekerja

Berbagai informasi di atas tidak boleh didata secara asal atau mengawang-awang. Harus ada sumber informasi terpercaya yang bisa diandalkan. Sumber informasi tersebut seyogyanya juga bebas dari subjektivitas sehingga harus objektif dan profesional. Perusahaan bisa menggunakan sumber informasi dari beberapa hal seperti dari pengalaman atasan karyawan, catatan hasil kerja, pegawai tersebut sendiri, hingga tenaga ahli dan pegawai yang sebelumnya.

Berbagai sumber informasi di atas, bisa dimintai keterangan dengan berbagai cara.

Perusahaan bisa menyebarkan kuesioner kepada para pegawai dan orang-orang yang bersangkutan, melakukan wawancara, melakukan konseling, hingga cara yang paling objektif yaitu observasi tingkah laku sehari-hari dalam bekerja. Observasi tersebut bisa dilakukan dengan melihat catatan hasil kerja ataupun dari pengamatan yang dilakukan dalam waktu tertentu.
Setelah mendapatkan data yang diinginkan dengan cara yang benar, selanjutnya bisa dilakukan analisis jabatan untuk perusahaan tersebut.

Tentu analisis ini harus benar-benar dilakukan tanpa memihak salah satu pihak sama sekali. Sebab, keberpihakan malah akan menimbulkan kesimpulan yang salah dan merugikan semua komponen dalam perusahaan.

Berikut ini adalah beberapa langkah yang bisa diterapkan untuk melaksanakan analisis jabatan:

1. Menyeleksi jabatan yang akan dianalisis. Cara ini bisa digunakan untuk hanya menganalisis jabatan yang dirasa memang penting sedangkan waktu yang disediakan sangat terbatas.

2. Mengumpulkan informasi tentang analisis pekerjaan terkait atau melakukan pengumpulan data yang diperlukan sebagaimana yang telah disebutkan di atas.

3. Meninjau informasi dari pihak-pihak yang terkait. Hal ini sebagai suatu cara untuk menghindari adanya ketidakjelasan atau kesalahan dalam pengambilan data secara mandiri.

4. Membuat jabaran mengenai job description, spesifikasinya, serta sistem asesmen yang diterapkan.

5. Melakukan prediksi jabatan. Seorang analisator jabatan seyogyanya mampu melakukan prediksi jenis jabatan yang benar-benar diperlukan, ditambah, atau malah dikurangi dan dihapus saja.

Langkah-langkah di atas, pada dasarnya perlu diawali dengan penentuan tujuan akan analisis pekerjaan dan pengecekan latar belakang perusahaan terkait. Pengecekan latar belakang perusahaan mencakup hal-hal seperti struktur jabatan hingga uraian pekerjaan yang dibutuhkan pada perusahaan itu. Sedangkan tujuan analisis jabatan mengacu pada sesuatu yang ingin dicapai atau nantinya digunakan atas analisis jabatan yang nantinya akan dilaksanakan.

Selain itu, analisis jabatan juga bisa dimulai dengan melakukan inventariasi jabatan yang tersedia dalam perusahaan tersebut. Pada proses ini, selain bisa mendata jumlah jabatan yang ada, juga bisa dilakukan analisis struktur perusahaan.

Pada perusahaan formal, biasanya hal seperti ini sudah terlihat sangat jelas dan spesifik, namun pada perusahaan yang masih kecil, biasanya ditemukan adanya tumpang tindih jabatan. Maka dari itu, prosesnya bisa menggunakan struktur jabatan sementara dulu.

Baca juga artikel tentang : Cara Menyusun Job Description secara Profesional