Form penilaian kinerja karyawan sebaiknya ditujukan untuk mengukur dua elemen penilaian, yakni : elemen perilaku atau kecakapan dan elemen hasil kerja.

Elemen penilaian perilaku atau kompetensi merujuk pada evaluasi atas terhadap perilaku kerja bawahannya selama bekerja. Aspek perilaku atau kompetensi yang dinilai biasanya didasarkan pada beberapa jenis kompetensi manajerial (soft competency).

Aspek kompetensi manajerial yang biasanya dinilai antara lain adalah aspek leadership (jika sudah punya bawahan), aspek inisiatif kerja, aspek komunikasi dan kerjasama team, aspek pemecahan masalah dan aspek perencanaan kerja.

Aspek kompetensi manajerial yang dinilai sebaiknya tidak lebih dari 10 buah. Sebab sejumlah riset menunjukkan banyak aspek kompetensi manajerial yang saling berkaitan (overlap). Misal aspek kompetensi leadership biasanya merujuk juga pada kompetensi delegation skills dan pengembangan bawahan. Maka jika sudah ada kompetensi leadership, sebaiknya tidak perlu lagi dinilai aspek delegation skills. Nanti terjadi pengulangan.

Selain itu, penilaian atas jenis kompetensi yang terlalu banyak kadang justru memunculkan kebingungan. Akhirnya pengisian nilai hanya sekedar untuk formalitas, dan terlalu subyektif.

Contoh lengkap KAMUS KOMPETENSI bisa di-download DISINI.

Penilaian aspek kompetensi atau perilaku ini memang hanya mengandalkan kemampuan atasan dalam memeberikan evaluasi, berdasar observasi yang dia lakukan sehari-hari.

Untuk bisa meningkatkan obyektivitas penilaian kinerja karyawan, sebaiknya atasan memiliki semacam diary mengenai perilaku yang ditunjukkan bawahannya selama bekerja. Diary ini tidak perlu terlalu rinci, cukup berisikan kejadian-kejadian yang dianggap khusus, dan mampu mendemonstrasikan kecakapan bawahan dalam bekerja.

Di sisi lain, diary kinerja itu juga bisa berisikan insiden dimana bawahan tidak menujukkan kinerja yang baik, misal terlambat menyelesaikan laporan atau melakukan kesalahan dalam bekerja (salah menulis laporan, salah melakukan analisa, atau salah melakukan order, dll).

Berdasar diary penilaian kinerja itu, maka atasan bisa melakukan penilaian aspek kompetensi dengan lebih optimal, dan berdasar fakta yang ada. Tidak hanya berdasar feeling semata.

Selain aspek kompetensi, maka elemen kedua penilaian kinerja karyawan sebaiknya melihat aspek hasil kerja. Dalam hal ini sebaiknya disusun semacam indikator kinerja atau key performance indicators dari setiap posisi yang ada dalam perusahaan.

Key performance indicators atau KPI merupakan parameter untuk mengukur hasil kerja karyawan. Misal KPI untuk bagian sales adalah volume penjualan, jumlah kunjungan ke pelanggan, ataupun jumlah agen yang melakukan repeat order.

KPI untuk bagian HRD misalnya adalah employee turn over, jumlah biaya pegawai, persentase jumlah karyawan baru yang lulus masa percobaan, dll.

KPI untuk bagian IT misalnya adalah jumlah downtime komputer dan skor kepuasan atas layanan IT.

Setiap KPI yang disusun kemudian disertai dengan angka target yang jelas dan terukur. Misal target penjualan adalah 1000 unit per bulan. Target employee turn over misal 5% per tahun, dst.

Setiap akhir tahun, KPI dan angka target itu dilihat pencapaiannya apakah sudah sesuai dengan target yang ditetapkan atau meleset.

Penilaian aspek kompetensi dan aspek hasil kerja (KPI) kemudian digabung untuk mendapatkan skor penilaian kinerja karyawan secara total.

Penilaian kinerja karyawan yang optimal hanya bisa dilakukan jika mencakup dua elemen tadi, yakni elemen kompetensi dan elemen hasil kerja.

Selanjutnya akan lebih bagus lagi, jika secara reguler, misal setiap bulan, dilakukan review atas hasil kinerja karyawan. Dengan demikian proses penilaian kinerja karyawan akan menjadi lebih efektif.

Contoh lengkap KPI untuk semua bagian dalam perusahaan bisa di-download DISINI.