Pakar Kinerja SDM | Web Terbaik tentang Kinerja SDM

Apa itu Analisis Jabatan? Tujuan, Manfaat, dan Cara Melakukannya

Sebelum menyusun uraian jabatan atau job description, maka Anda perlu melakukan proses analisis terlebih dahulu. Secara sederhana analisis jabatan adalah proses mengumpulkan, menganalisis, serta menyusun informasi untuk suatu posisi tertentu dalam lingkup pekerjaan.

Informasi ini bisa berupa tanggung jawab yang harus dijalankan oleh pemegang jabatan hingga persyaratan yang diperlukan untuk menjalankan tugas tersebut sesuai dengan prosedur yang ada.

Adapun pihak yang biasanya bertugas melakukan analisis jabatan biasanya manajemen HRD atau departemen SDM.

Terlepas dari hal itu, apa tujuan dari proses analisis tersebut dan bagaimana cara melakukannya? Simak penjelasan berikut untuk mengetahui jawabannya.

Tujuan dan Manfaat Melakukan Analisis Jabatan dalam Perusahaan

Dalam pelaksanaannya, analisis jabatan bertujuan untuk mencapai hal-hal berikut. Di sini kami jelaskan secara umum menyesuaikan dengan hal yang biasanya banyak terjadi di lingkup perusahaan.

Deskripsi Jabatan: Menyusun gambaran yang jelas dan rinci tentang apa yang dilakukan dalam suatu jabatan.
Spesifikasi Jabatan: Menentukan kualifikasi yang dibutuhkan untuk mengisi suatu jabatan, seperti pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan kemampuan.
Evaluasi Jabatan: Menilai nilai relatif dari suatu jabatan dibandingkan dengan jabatan lainnya dalam organisasi.
Pengembangan Sistem Penggajian: Menentukan besaran gaji yang sesuai untuk setiap jabatan berdasarkan nilai dan tanggung jawabnya.
Rekrutmen: Membuat deskripsi pekerjaan yang akurat untuk menarik calon karyawan yang tepat.
Pelatihan dan Pengembangan: Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan berdasarkan persyaratan jabatan.
Perencanaan Suksesi: Mengidentifikasi calon pengganti untuk posisi-posisi penting dalam organisasi.

Lalu bagaimana dengan manfaatnya? Proses yang terbilang cukup kompleks ini tentunya juga bisa memberikan pengaruh positif untuk peningkatan kualitas kerja, serta berbagai aspek lainnya.

Berikut ini beberapa manfaat yang bisa diperoleh dengan melakukan analisis jabatan:

Efisiensi: Membantu organisasi dalam mengalokasikan sumber daya manusia secara efektif.
Keadilan: Memastikan bahwa setiap karyawan mendapatkan penghargaan yang adil atas kontribusinya.
Produktivitas: Meningkatkan kinerja karyawan dengan memberikan tugas yang sesuai dengan kemampuan mereka
Perencanaan: Membantu organisasi dalam merencanakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.

6 Tahapan Penting dalam Analisis Jabatan Kerja

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, analisis jabatan merupakan proses yang cukup panjang. Tidak bisa dilakukan dalam sehari atau dua hari, terlebih lagi jika pekerjaan tersebut sifatnya rumit.

Berikut ini gambaran untuk bagaimana cara melakukan analisis jabatan dalam perusahaan.

1. Pengumpulan Data

Tahap awal analisis jabatan adalah mengumpulkan informasi yang akurat dan relevan mengenai suatu pekerjaan.

Ini melibatkan wawancara langsung dengan karyawan yang memegang jabatan tersebut, mengamati secara langsung bagaimana pekerjaan dilakukan, serta mengkaji dokumen-dokumen terkait seperti deskripsi pekerjaan yang sudah ada. Semua informasi yang diperoleh kemudian dicatat secara sistematis.

2. Perbandingan dengan Standar Industri

Setelah data terkumpul, langkah selanjutnya adalah membandingkan informasi yang diperoleh dengan standar industri. Ini dilakukan dengan cara membandingkan deskripsi pekerjaan dengan perusahaan lain yang sejenis.

Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa deskripsi pekerjaan yang dimiliki sudah sesuai dengan praktik umum di industri terkait. Selain itu, kita juga bisa memanfaatkan platform seperti LinkedIn untuk melihat bagaimana perusahaan lain mendefinisikan peran yang serupa.

3. Penyesuaian dengan Kebutuhan Bisnis

Analisis jabatan harus selalu relevan dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Setelah memahami keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan, kita perlu mengevaluasi tingkat kesulitan setiap tugas dan menentukan keterampilan apa saja yang perlu dimiliki oleh karyawan.

Hal ini akan membantu memastikan bahwa setiap posisi memiliki keterampilan yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan.

4. Penetapan Tujuan Jabatan

Berdasarkan data yang telah dikumpulkan dan dianalisis, kita dapat menentukan tujuan yang jelas untuk setiap jabatan. Tujuan ini akan menjadi acuan dalam menyusun deskripsi pekerjaan.

Selain itu, kita juga perlu menetapkan standar kinerja yang jelas untuk setiap posisi, sehingga karyawan tahu apa yang diharapkan dari mereka.

5. Evaluasi dan Penyesuaian Tugas

Tidak semua tugas yang ada saat ini mungkin masih relevan atau efisien. Oleh karena itu, perlu dilakukan evaluasi terhadap setiap tugas untuk memastikan bahwa tugas tersebut masih sesuai dengan tujuan jabatan dan diberikan kepada orang yang tepat.

Jika ada tugas yang sudah tidak relevan atau bisa didelegasikan ke orang lain, maka perlu dilakukan penyesuaian.

6. Penyusunan Deskripsi Pekerjaan

Tahap akhir dari analisis jabatan adalah menyusun deskripsi pekerjaan yang jelas dan akurat.

Deskripsi pekerjaan ini akan menjadi dokumen resmi yang berisi informasi mengenai tugas, tanggung jawab, persyaratan, dan tujuan dari suatu jabatan. Job description yang baik akan membantu dalam proses rekrutmen, pengembangan karyawan, dan evaluasi kinerja menjadi lebih efisien.

Itu dia penjelasan mengenai analisis jabatan dalam perusahaan, semoga informasi ini bisa bermanfaat untuk perusahaan Anda. Butuh template atau panduan untuk menyusun deskripsi pekerjaan?

Download contoh job desc lengkap dan template SDM premium yang disusun langsung oleh konsultan berpengalaman.

Continous Improvement, Pahami Peran Pentingnya dalam Bisnis

Training continous improvement adalah sebuah metode pelatihan yang bertujuan untuk mengupayakan peningkatan berkelanjutan dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Ada banyak jenis pelatihan peningkatan berkelanjutan yang bisa diikuti oleh organisasi, tetapi secara umum tujuannya tetap sama.

Mulai dari melakukan evaluasi berkala, meningkatkan sistem yang sudah berjalan agar menjadi lebih baik lagi seiring berjalannnya waktu. Salah satu hal yang ditekankan pada continous improvement bukanlah suatu perubahan besar yang terjadi secara spontan.

Namun, lebih mengarah pada sesuatu yang kecil yang dilakukan secara konsisten dari hari ke hari, sehingga bisa menciptakan perubahan secara menyeluruh pada sistem atau manajemen organisasi tersebut.

Ingin tahu bagaimana cara memulai program continuous improvement? Mari kita bahas lebih lanjut tentang berbagai metode pelatihan yang bisa Anda terapkan dalam perusahaan.

Apa Saja Training Continous Improvement yang Banyak Diterapkan?

Jika perusahaan Anda belum pernah mengikuti training continous improvement, pertanyaan pertama yang akan muncul adalah jenis pelatihan seperti apa yang agaknya cukup bagus untuk dicoba?

Seperti yang sudah kami singgung di atas, jenis training continous improvement (CI) itu cukup beragam, berikut ini beberapa opsi yang cukup populer.

1. Training Kaizen

Pertama, ada istilah Kaizen sebuah filosofi atau pendekatan manajemen yang berasal dari Jepang yang menekankan pada perbaikan berkelanjutan secara bertahap dan terus-menerus.

Kata Kaizen sendiri berasal dari bahasa Jepang, di mana kai berarti “perubahan” dan zen berarti “baik”. Jadi, Kaizen bisa diartikan sebagai “Perubahan menuju kebaikan.”

Konsep dasar dari Kaizen sendiri lebih kurang sebagai berikut:

Perbaikan Kecil, Dampak Besar: Kaizen lebih fokus pada perbaikan-perbaikan kecil yang berjalan secara konsisten daripada perubahan besar secara tiba-tiba. Pada prinsipnya banyak perubahan kecil yang bisa menghasilkan perubahan besar dalam jangka panjang apabila kita lakukan secara terus-menerus
Melibatkan Semua Tingkatan: Kaizen bukan hanya tanggung jawab manajemen, tetapi melibatkan semua anggota organisasi. Mulai dari tingkat atas hingga karyawan lini depan. Semua orang memiliki peran penting dalam mengidentifikasi masalah dan mencari solusi.
Fokus pada Proses: Kaizen lebih berfokus pada perbaikan proses daripada pada individu. Tujuannya adalah untuk membuat proses kerja lebih efisien, efektif, dan menghasilkan kualitas yang lebih baik.

Namun tentunya Kaizen bukan satu-satunya jenis training continous improvement. Hanya saja, filosofi ini memang mengkar cukup kuat di dunia manajemen dan bisnis. Salah satu metode untuk menerapkan Kaizen adalah dengan melatih prinsip 5R atau 5S.

2. Lean Manufacturing

Selanjutnya, ada juga pelatihan berkelanjutan yang disebut sebagai lean manufacturing. Bagi beberapa orang ini sesuatu yang baru, apa definisi dari istilah ini?

Lean manufacturing dan continuous improvement mempunyai tujuan menghilangkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi.

Secara umum lean manufacturing sendiri adalah pendekatan yang berfokus pada identifikasi dan eliminasi segala bentuk pemborosan dalam proses produksi.

Tidak mengherankan apabila metode pelatihan ini bisa kita kategorikan sebagai salah satu upaya menerapkan continuous improvement yang menekankan pada perbaikan berkelanjutan secara terus-menerus.

Konsep Dasar Lean Manufacturing

Konsep dasar lean manufacturing berfokus pada lima prinsip utama, yaitu:

Value: Menentukan nilai dari sudut pandang pelanggan.
Value Stream: Menganalisis seluruh aliran nilai untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang tidak memberikan nilai tambah.
Flow: Membuat aliran produk atau layanan menjadi lancar dan terus-menerus.
Pull: Produksi hanya dilakukan berdasarkan permintaan, bukan berdasarkan perkiraan.
Perfection: Berusaha mencapai kesempurnaan melalui perbaikan terus-menerus.

Selain kedua jenis training continous improvement di atas masih ada lagi opsi lainnya seperti six sigma, root cause analysis, statistical process control, dan lain sebagainnya.

Untuk mengetahui metode pelatihan yang tepat, Anda bisa melakukan diskusi dengan tim manajemen SDM atau konsultan.

Mereka akan membantu perusahaan Anda untuk menentukan kebutuhan training yang tepat melihat dari kondisi organisasi dan masalah yang sedang dihadapi.

Sebagai contoh, training lean manufacturing agaknya lebih sesuai untuk perusahaan yang berbasis di manufaktur produksi baik itu FMCG, otomotif, elektronik, tekstil, dan sebagainya.

Sementara itu, metode Kaizen kelihatannya lebih universal dan mencakup sektor usaha yang lebih luas termasuk bisnis perkantoran.

Pentingnya Menanamkan Continous Improvement untuk Karyawan Baru

Upaya peningkatan berkelanjutan semestinya tidak hanya diterapkan pada karyawan lama saja, melainkan badan usaha juga sebaiknya melibatkan rekrutmen baru agar mereka bisa memahami pentingnya continous improvement untuk jangka panjang.

Ketika mereka sudah dapat memahami pentingnya peningkatan secara berkelanjutan, maka ada motivasi kerja yang bisa terus meningkat seiring berjalannya waktu.

Secara tidak langsung produktivitas dan efisiensi kinerja juga akan tercapai. Mereka juga akan merasa nyaman menjadi bagian dari perusahaan Anda, sehingga loyalitas karyawan juga akan meningkat. Perusahaan bisa mengurangi risiko kerugian dan hambatan produksi yang tidak diinginkan.

Demikian penjelasan yang bisa kami sampaikan mengenai training continous improvement. Tingkatkan kualitas manajemen SDM di perusahaan dengan menerapkan template materi pengembangan karyawan yang tersedia di Pakarkinerja.com

Ada 10 materi pelatihan manajemen SDM yang bisa di download secara gratis, cek informasi lengkapnya di website kami.

Perlukah Training SOP untuk Karyawan Baru? Perlu, Ini Alasannya

Training SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah program pelatihan yang dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam kepada karyawan baru tentang cara kerja yang benar di perusahaan.

Bayangkan seorang karyawan baru yang harus membuat laporan penjualan, tanpa adanya SOP yang jelas, ia mungkin akan kebingungan menentukan format, data apa saja yang harus dimasukkan, dan siapa saja yang perlu menerima laporan tersebut.

Dengan training SOP, karyawan baru akan diberikan panduan yang jelas dan terstruktur, sehingga mereka dapat bekerja secara efektif dan efisien sejak awal.

Jadi, sekarang sudah terjawab wajib atau tidaknya pelatihan SOP untuk karyawan baru. Mari beralih ke pembahasan berikutnya, apa saja yang sebaiknya diajarkan saat training SOP?

Hal-hal yang Wajib Ada dalam Training SOP Karyawan Baru

Pelatihan Standar Operasional Prosedur (SOP) bagi karyawan baru merupakan langkah penting dalam proses onboarding.

Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang komprehensif mengenai tugas, tanggung jawab, kebijakan perusahaan, dan prosedur kerja yang harus dipatuhi.

Berikut ini beberapa poin penting yang perlu dibahas:

1. Tugas dan Tanggung Jawab

Untuk memastikan karyawan baru memahami posisi mereka, maka perlu diberikan materi atau penjelasan berupa tugas dan tanggung jawab sesuai dengan pekerjaannya.

Pemaparan yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing posisi sangat penting. Hal ini tidak hanya mencakup deskripsi pekerjaan secara umum, tetapi juga key performance indicator (KPI) yang harus dicapai.

Misalnya, seorang petugas pemasaran mungkin memiliki KPI berupa peningkatan jumlah pelanggan baru sebesar 10% dalam satu kuartal. Dengan mengetahui KPI, karyawan dapat mengukur kinerja mereka sendiri dan menyelaraskan upaya mereka dengan tujuan departemen.

2. Kebijakan Perusahaan dan Peraturannya

Selain tugas pokok, dalam sesi pelatihan SOP diperlukan juga adanya sosialisasi terhadap kebijakan dan peraturan yang berlaku di perusahaan tersebut.

Kebijakan ini meliputi berbagai aspek, mulai dari kode etik, kebijakan anti-diskriminasi, hingga prosedur penanganan keluh an.

Misalnya, kebijakan anti-diskriminasi dapat mencakup larangan segala bentuk diskriminasi berdasarkan ras, agama, atau gender. Dengan memahami kebijakan ini, karyawan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih harmonis.

3. Alur Kerja

Bagian lainnya yang juga cukup penting dalam proses training SOP karyawan baru yaitu menjelaskan mengenai prosedur/alur kerja mulai dari berangkat tepat waktu, mengerjakan tugas dengan sebaik-baiknya di jam kerja, dan lain sebagainnya.

Misalnya, prosedur pelaporan masalah teknis dapat meliputi langkah-langkah yang harus diambil, formulir yang harus diisi, dan bagian yang harus dihubungi. Dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, karyawan dapat memastikan konsistensi dan efisiensi dalam bekerja.

Selain ketiga hal di atas, bagian lainnya yang mungkin perlu dibahas saat menjelaskan SOP kepada karyawan baru yaitu prosedur K3, moral dan etika kerja, dan masih banyak lagi.

Apa Manfaat yang Diperoleh dengan Mengadakan Training SOP?

Meskipun hal seperti ini terkesan sepele, tetapi ada manfaat besar yang bisa diperoleh perusahaan jika berhasil menerapkannya secara efisien.

Pertama, ini bisa membantu karyawan baru lebih mudah dalam beradaptasi, memahami tugas dan tanggung jawab mereka saat menjadi bagian dari perusahaan tersebut.

Kesulitan adaptasi bisa meningkatkan risiko terjadinya turnover, karena alasan inilah mengadakan pelatihan SOP adalah keputusan yang tepat.

Namun, tentunya tidak hanya itu saja manfaat lainnya dari training SOP yaitu mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja, khususnya untuk rekrutmen baru.

Minimnya pengarahan dan perhatian bisa membuat karyawan baru bingung dan kesulitan menyesuaikan diri. Jika hal ini sudah terjadi, efisiensi dan efektivitas kerja akan sulit dicapai.

Tantangan dan Solusi Menerangkan SOP Kepada Karyawan Baru

Menjelaskan SOP kepada karyawan baru bukanlah tugas yang mudah. Ada beberapa tantangan yang seringkali ditemui, antara lain:

Terlalu banyak informasi: SOP seringkali berisi banyak detail dan prosedur yang kompleks. Menjelaskan semua informasi ini dalam waktu yang singkat dan dengan cara yang mudah dipahami bisa menjadi tantangan tersendiri.
Istilah teknis: Banyak SOP menggunakan istilah teknis yang mungkin tidak dipahami oleh semua karyawan, terutama karyawan baru.
Perbedaan tingkat pemahaman: Setiap karyawan memiliki latar belakang dan tingkat pemahaman yang berbeda. Menyesuaikan materi pelatihan agar sesuai dengan semua level bisa jadi sulit.
Perubahan yang cepat: SOP seringkali perlu diperbarui untuk mengikuti perubahan bisnis atau regulasi. Menjaga agar pelatihan tetap relevan bisa menjadi tantangan.
Kurangnya partisipasi: Tidak semua karyawan aktif berpartisipasi dalam pelatihan, terutama jika mereka merasa materi yang disampaikan tidak relevan atau membosankan.

Contoh Tantangan dan Solusinya:

Tantangan	Solusi
Karyawan sulit memahami prosedur yang kompleks	Gunakan diagram alir atau video untuk visualisasikan prosedur.
Karyawan merasa bosan selama pelatihan	Variasikan metode pelatihan, gunakan contoh kasus yang relevan, dan berikan kesempatan untuk berinteraksi.
SOP sering berubah	Buat sistem manajemen SOP yang mudah diakses dan perbarui secara berkala. Libatkan karyawan dalam proses perubahan.

Demikian penjelasan mengenai training SOP karyawan baru. Jika Anda membutuhkan template SOP karyawan baru termasuk untuk beragam fungsi dan bidang SDM, maka bisa menghubungi kami atau cek informasinya di website pakarkinerja.com

Tersedia juga SOP berisikan penjelasan prosedur dan langkah demi langkah yang detil untuk menjalankan beragam fungsi utama dalan Bidang SDM/HRD. Semua SOP juga lengkap dengan form-form yang langsung bisa dipakai dan aplikatif!