Analisis beban kerja sangat berkaitan dengan penyusunan kebutuhan pegawai. Penyusunan kebutuhan pegawai tersebut terdiri dari tugas pokok dan fungsi, analisis dan informasi jabatan seperti nama dan ikhtisar jabatan, uraian tugas, kemudian analisis beban kerja, kebutuhan pegawai, dan peta jabatan kebutuhan.
Lalu apakah manfaat dari sebuah analisis jabatan beserta dengan beban kerjanya?
Kegiatan analisis dimulai dari peraturan yang mengatur adanya analisis jabatan, penghitungan beban kerja, dan evaluasi jabatan. Hasilnya adalah uraian jabatan, beban kerja per jabatan, peta dan bobot jabatan.
Download Materi Pelatihan tentang Workload Analysis atau Analisa Beban Kerja disini
Sedangkan untuk penggunaannya terdiri dari penataan kelembagaan, penataan sumber daya alam di bidang aparatur, penyusunan dan juga penyempurnaan prosedur kerja.
Penjelasan lebih lanjut mengenai penggunaan analisis jabatan dan beban kerja untuk pegawai adalah sebagai berikut. Hasil beban dari kerja evaluasi jabatan adalah deskripsi kerja, peta jabatan, beban kerja per jabatan, dan bobot jabatan. Kesemua faktor tersebut nantinya berkaitan dengan standar kompetensi , syarat jabatan, indikator kerja pegawai, nilai dan peringkat jabatan.
Secara umum, ada tujuh penggunaan analisis jabatan yaitu sebagai penyusunan dari formasi pegawai, rekruitmen dan penempatan pegawai, penataan pegawai, bagaimana cara menyusun pola karier, bagaimana cara menerapkan manajemen kinerja, bagaimana cara merencanakan kebutuhan diklat, dan bagaimana cara menyusun sistem remunerasi berdasarkan pada bobot jabatan dan kinerjanya.
Dari penggunaan yang sudah disebutkan, hasil yang akan muncul terdiri dari lima bagian yaitu adanya jumlah, kualitas, distribusi, komposisi pegawai yang diatur berdasarkan beban kerja, penempatan dari pegawai yang sesuai pada bidangnya, pegawai dapat mengembangkan karier yang diinginkan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki, adanya sistem remunerasi yang layak dan juga adil, juga adanya kinerja sumber daya alam dari aparatur yang bekerja lebih optimal.
Analisis beban kerja adalah teknik yang digunakan untuk menentukan berapa banyak jumlah dan juga jenis pekerjaan pada unit organisasi. Analisis ini dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan seperti memperhatikan atau teknik manajemen.
Metode dari analisis beban kerja dibagi menjadi tiga bagian yaitu metode daftar pertanyaan, wawancara, dan pengamatan langsung.
Metode daftar pertanyaan adalah metode yang digunakan dengan cara menyusun daftar pertanyaan terbuka yang berisikan uraian tugas yang berasal dari setiap pegawai/pemegang jabatanyang dilihat sesuai dengan hasil analisis jabatan. Uraian dari tugas-tugas ini masih bisa disesuaikan dengan tugas-tugas lain yang berdatangan.
Hal ini terjadi karena adanya perubahan dari peraturan undang-undang yang berlaku, tentang apa yang disampaikan kepada satuan kerja atau unit yang menjadi sasaran.
Metode yang kedua adalah metode wawancara, metode ini adalah metode yang digunakan untuk mewawancarai setiap pegawai atau pemegang jabatan yang memiliki tugas pokok dan fungsi tertentu yang dikerjakan oleh setiap individu.
Metode yang terakhir adalah metode pengamatan langsung yaitu metode untuk mengamati secara langsung apa pekerjaan yang dipegang oleh seorang pemegang jabatan. Lalu bagaimana cara menghitung beban kerja?
Caranya adalah dengan mengolah data laporan beban kerja yang dilakukan oleh unit pelaksanaan. Setelah itu, data laporan beban kerja yang berasal dari satuan organisasi menghitung isi kerja dengan cara sebagai berikut : isi kerja = beban kerja x waktu. Lalu setelah semua jenis produk dikalkulasikan, tentukan jumlah dari isi kerja jabatan dan unit melalui cara satuan orang per jam (QJ).
Ada sekitar empat waktu kerja yang efektif yaitu waktu kerja per hari, minggu, bulan, dan tahun. Rumus yang ditetapkan untuk rumus waktu kerja efektif per hari adalah 1 hari x 7 jam x 60 menit = 420 menit.
Sedangkan waktu kerja efektif yang berlaku setiap minggu adalah 5 hari x 7 jam x x 60 menit = 2.100 menit. Waktu kerja efektif yang berlaku untuk setiap bulan adalah 20 hari x 7 jam x 60 menit = 8.400 menit.
Untuk waktu kerja efektif yang ditetapkan setiap tahun adalah 240 hari x 7 jam x 60 menit = 100.800 menit.
Rumus yang berlaku untuk isi kerja jabatan beserta dengan hasil hitung dari jumlah kebutuhan pegawai per jabatan yaitu waktu penyelesaian kerja dikali dengan beban kerja dibagi dengan waktu kerja efektif.
