Jack Welch, mantan CEO General Electric yang legendaris itu pernah bilang : sebenarnya ada cara yang paling mudah untuk membuat saya bisa tidur nyenyak. Pastikan bahwa kinerja semua karyawan berjalan dengan ekselen. Just that. Begitu ia pernah bertutur.

Ya sesimpel itu : pastikan bahwa kinerja seluruh karyawan berjalan dengan ekselen. It’s all about people performance. Sebab kinerja pegawai-lah yang akan menggerakkan seluruh roda bisnis organisasi : pipa yang membentang ribuan kilometer, kapal regasifikasi yang terus beroperasi, hingga proses penagihan ke pelanggan-pelanggan.

Kinerja pegawai ekselen, maka kinerja organisasi juga akan pasti mencorong. Kinerja pegawai rapuh, maka roda bisnis juga akan macet. Ibarat pemain sepakbola, kinerja pegawai yang akan menentukan apakah sebuah organisasi akan menjelma seperti tim Barcelona, atau tim yang terdegradasi ke divisi non unggulan.

Dan bicara mengenai kinerja pegawai, maka kita akan bersua dengan tiga lingkaran sakral yang kudu dilakoni agar kinerja itu menjadi ekselen. Menjadi kinerja kelas dunia. Tiga lingkaran ini layak kita sebut sebagai three magic circle of performance, yakni : performance planning, performance review/monitoring dan performance evaluation. Mari kita telisik bersama satu demi satu.

Circle 1 : Performance Planning. Ada kalimat keren yang bunyinya seperti ini : If you fail to plan, you plan to fail. Maknanya : jika kita gagal melakukan perencanaan yang baik, maka sama saja kita merencanakan kegagalan. Pesannya lugas : setiap proses kerja kudu diawali dengan perencanaan yang prima. Sebab tanpa proses perencanaan yang seksama, kita membuka peluang kegagalan dalam meraih tujuan kerja tersebut.

Sama dengan proses pengelolaan kinerja pegawai. Pengelolaan kinerja pegawai yang ekselen hanya bisa di-rajut manakala dimulai melalui proses performance planning yang prima. Disinilah, segenap target kinerja dirancang dan dipetakan. Dalam bahasa SuccessFactors, target ini disebut sebagai Performance Goals : sasaran kinerja apa yang hendak Anda raih pada tahun berjalan?

Sasaran kinerja itu tentu saja harus dirumuskan berdasarkan serangkaian indikator/parameter kinerja yang terukur dan spesifik. Sementara penetapan angka targetnya dibangun melalui proses analisa terhadap kinerja masa lalu, dan juga tantangan yang hendak direngkuh di masa mendatang.

Performance planning yang afdol idealnya dibangun melalui proses dialog dan diskusi yang intensif antara atasan dengan segenap anggotanya. Dalam serangkaian sesi diskusi inilah, setiap jejak kinerja dan target yang menantang dipahat; dan setiap action plan untuk menaklukkan tantangan itu dibentangkan bersama-sama.

Sesi diskusi tersebut tentu saja harus dilakoni melalui proses meeting yang efektif, lugas, dan tidak harus bertele-tele. Yang penting : ada kemauan dari atasan untuk mengalokasikan waktu secara khusus untuk mendialog-kan rencana kinerja semua anggota tim-nya.

Kinerja ekselen selalu dimulai dari proses performance planning yang tangguh. Karena itu, mengalokasikan waktu hanya beberapa jam untuk membangun proses ini merupakan investasi yang tak ternilai harganya. Priceless investment for your excellent performance.

Circle 2 : Performance Review. Setelah performance goals dirajut dengan penuh perhitungan, maka fase selanjutnya adalah melakukan performance review. Dalam fase inilah, segenap progres kerja di-eksplorasi : diukur mana yang sudah on track, dan mana yang masih jauh dari harapan. Yang juga tak kalah penting adalah ini : bagaimana kemudian atasan atau sesama rekan kerja secara partisipatif memberikan umpan balik kinerja kepada pegawai.

Makna dan esenis sejati dari pemberian umpan balik kinerja adalah untuk merancang solusi perbaikan atas progres kinerja yang dirasa mandek atau stagnan. Disitu yang spirit yang muncul adalah : continual improvement. Mencari celah untuk perbaikan kinerja secara berkelanjutan. Dus spirit umpan balik bukanlah mencari siapa atau apa yang salah. Namun lebih ke arah : mari bersama-sama menemukan solusi perbaikan yang paling optimal.

Kabar baiknya adalah ini : sistem performance management SuccessFactors telah menyediakan fitur yang relevan untuk melakuka proses performance review ini. Menu yang dihadirkan disebut sebagai Mid Year Performance Review. Dalam menu inilah, atasan dan pegawai bisa saling membangun dialog umpan balik yang interaktif dan terdokumentasi dengan rapi (well documented).

Umpan balik disitu tentu hanya akan berjalan dengan efektif, jika atasan dengan segenap tim-nya secara kontinual melakukan observasi dan diskusi mengenai progres kinerja yang telah dijalankan.

Sekali lagi yang segera jadi tantangan untuk dilakoni adalah ini : sikap proaktif dari team leader atau atasan untuk secara periodik mendedikasikan waktu dan pikiran secara khusus, guna mendiskusikan kinerja anggota tim-nya. Akan lebih bagus, jika proses ini dijalankan secara paralel dengan meeting internal bulanan yang selama ini biasanya sudah dijalanlan di masing-masing unit kerja.

Sebab tanpa performance review and meeting secara reguler, bagaimana kita bisa menemukan bahan dan data untuk memberikan umpan balik kepada pegawai? Sebab itulah, proses diskusi kinerja secara reguler ini kudu dijalani agar proses pemberian umpan balik bisa berjalan dengan efektif. Dan tepat sasaran. Dan mampu mendorong kinerja yang ekselen.

Circle 3 : Performance Evaluation. Titik lingkaran berikutnya yang mesti dijalani adalah : evaluasi kinerja. Pada akhirnya, memang setiap pegawai kudu dinilai kinerjanya : mana yang telah menunjukkan kinerja yang bikin hati sumringah, dan mana yang kinerjanya selalu memunculkan kegalauan. Dan bikin hati murung.

Fase ini akan berjalan dengan elegan kalau saja circle 1 : Performance Planning dan circle 2 : Performance Review juga berjalan dengan solid.

Perencanaan kinerja yang bagus akan mampu memunculkan penulisan performance goals yang spesifik, jelas dan mudah diukur pencapaiannya. Sudah ada kesepakatan mengenai apa-apa saja yang kelak akan dinilai dalam penilaian akhir tahun. Nah, bukankan hal ini saja sudah membantu menyelesaikan separo tantangan? Sebaliknya, jika penyusunan performance goals-nya tidak di-petakan dengan baik saat perencanaan kinerja, maka bisa muncul kekusutan kala tiba waktu penilaian. Lha apa yang mau dinilai, wong sasaran kinerjanya saja tidak jelas?

Kalau performance planning berjalan dengan solid, dan lalu disertai dengan proses performance review yang dilakukan secara reguler; maka proses penilaian kinerja akhir tahun niscaya akan berjalan mudah, lancar dan efektif.

Kenapa lancar? Sebab data-data kinerja yang ada selalu sudah masuk pas saat dilakukan performance review meeting secara reguler. Disitu bahkan sudah tercantum umpan balik, dan juga respons atas umpan balik perbaikan yang diberikan. Dengan demikian proses penilaian kinerja bisa berjalan secara otomatis dan mampu memunculkan nilai yang obyektif (sebab selalu ditopang oleh data-data kinerja yang lengkap dan terdokumentasi dengan rapi).

Seperti yang ada di awal tulisan ini : kinerja bisnis yang mencorong, segalanya berawal dari kinerja karyawan yang ekselen. Tiga lingkaran yang telah diuraikan diatas niscaya akan bisa memantulkan keajaiban kinerja, jika terus diracik dengan sempurna.

Baca juga artikel tentang Cara Membangun Kinerja SDM Unggul dan Kelas Dunia.