Human Resource Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen Sumber Daya Manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Dengan kata lain HRIS ini merupakan penyelesaian secara online dari semua entri data, pelacakan data, dan kebutuhan informasi data Sumber daya manusia, penggajian, manajemen, dan fungsi akutansi dalam sebuah perusahaan. Biasanya disimpan sebagai sebuah data base.

Secara khusus, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ini memberikan layanan berupa:
• Informasi manajemen semua karyawan
• Informasi laporan dan analisa karyawan

• Dokumen yang berhubungan dengan perusahaan seperti buku pegangan karyawan, prosedur penyelamatan darurat, dan petunjuk keselamatan.
• Administrasi pembagian keuntungan meliputi pendaftaran, perubahan status, dan pemutakhiran informasi personal.

• Integrasi lengkap dengan penggajian dan system akunting dan software keuangan perusahaan.
• Manajemen resume dan pelacakan data lamaran

Human resource information system yang paling efektif memberikan pelayanan pada perusahaan berupa:
• Daftar kehadiran
• Kenaikan gaji dan riwayatnya
• Tingkatan penggajian dan jabatan
• Rencana pengembangan kinerja karyawan

• Penerimaan pelatihan
• Tindakan kedisiplinan yang diterima
• Informasi personal karyawan

• Manajemen dan rencana suksesi karyawan kunci
• Identifikasi karyawan berpotensi tinggi
• Penulusuran pelamar, wawancara dan seleksi

Sebuah HRSI yang efektif memberikan informasi apa yang dibutuhkan perusahaan untuk menganalisa karyawan, mulai dari karyawan lama, karyawan baru dan pelamar. Dengan sebuah HRIS yang cocok, staf sumber daya manusia memungkinkan para karyawan melakukan pemutakhiran data sehingga membebaskan staf HRD untuk melakukan fungsi yang lebih strategis.

Selanjutnya, keperluan data untuk manajemen karyawan, pengembangan pengetahuan, pengembangan dan peningkatan karir, dan tindakan lainnya menjadi terfasilitasi.

Pada akhirnya, Manajer bisa mengakses informasi yang mereka butuhkan secara resmi, etis dan secara efektif mendukung kesuksesan karyawan yang mereka nilai sehingga bisa mengambil keputusan. Karakteristik informasi yang diberikan dan Human Resource Information system adalah tepat waktu, akurat, ringkas, relevant dan lengkap.

Model Human Resource Information System
Kita bisa melihat model HRIS ini dari tiga parameter yakni input, proses dan output.

Dari segi input, HRIS terdiri dari 3 subsistem:
• Intelijen Sumber Daya manusia yang berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:

o Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
o Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi yang memberikan tunjangan pegawai dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan

o Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan
o Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

o Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.
o Dalam industry tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus seperti industri komputer.

• Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan.

• Penelitian Sumber Daya manusia. Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus seperti penelitian suksesi karyawan, analisis dan evaluasi jabatan, dan penelitian keluhan.

Dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut.

Database bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil (turn over)
Output Human Resource Information system meliputi enam subsistem, yaitu:

• Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja, anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

• Subsistem perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi ini diantaranya informasi tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis rekrutmen.

• Subsistem manajemen angkatan kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya di dalam organisasi. Informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian dan evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, relokasi jabatan, suksesi dan kedisiplinan.

• Subsistem tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi.

• Subsistem benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan komnpensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan denga kinerja karyawan, sedangkan benefit le ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun.

• Subsistem pelapor lingkungan. Informasi yang berhubungan dengan keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Sebuah Human Resource information system menjadikan sebuah bisnis mempersingkat administrasi.

Dalam banyak kasus, karyawan lama dan karyawan baru bisa secara elektronik mendaftarkan rencana benefit. Mereka juga mempunyai kapasitas masuk ke dalam system untuk mengawasi dan memutakhiran data sepanjang tahun, mengubah status, membatasi informasi yang dibutuhkan. Sebuah sistem dengan sedikit tenaga kerja, menghemat waktu dan uang sebuah organisasi/ perusahaan.

Baca juga artikel tentang Aplikasi KPI dan Manajemen Kinerja